Коллективная работа с документами

Коллективная работа с документами строится на технологиях groupware и workflow[5].

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы и характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных способов доступа:

• сетевой доступ к файлам и базе данных;

• локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

• терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

• просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Технологии workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

• поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

• четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа.

Другая реализация основывается на понятии "цикл". В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий взаимодействие между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает правильность протекания процесса и в случае ошибки показывает место некорректности с указанием её причины, после чего прекращается воспроизведение нового процесса.

Установление правил взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времени обработки документа для контроля и учета исполнения.