Средства автоматизации документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

Пакет управления документооборотом Action Workflow

Зачастую возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, можно воспользоваться "свободным маршрутизатором", созданный и интегрированный в систему DOCS Open. Посредством этого маршрутизатора можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена / прочитана / выполнена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Основные особенности Action Workflow:

• методология учитывает "человеческий фактор";

• в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

• созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться, непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

• четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;

• на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты он сам определяет "сленг", на котором будут общаться сотрудники предприятия;

• доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");

• поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

• система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

Пакет электронного документооборота Staffware

Этот пакет работает по технологии "клиент-сервер",относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

• поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

• динамическое управление и контроль исполнения работ;

• интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

• использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям. Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться. Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками. Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска. Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

• поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

• классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние);

• ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);

• возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

• объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве.

В заключение можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.