2.3 Системи керування документами

Системи керування документами (СКД) призначені для автоматизації

збереження, пошуку і керування електронними документами різноманітних форматів, у тому числі і зображеннями документів. Можна сказати, що СКД фактично виконують роль СКБД для неструктурованої інформації.

Розвинуті системи керування документами здійснюють наступні функції:

індексування документів;

повнотекстовий пошук за ключовими словами;

керування конфігурацією документа з установленням взаємозв'язку між окремими структурними компонентами;

асембліювання документів, що дає змогу об'єднати всі частини складеного документа для відображення на екрані;

організація доступу до документа незалежно від місця його збереження;

пошук і керування документами за допомогою ключових компонентів (зміст або назва розділу);

багаторівневий захист даних, що дозволяє доступ до документів тільки окремим користувачам або встановлює види доступу (наприклад, “тільки для читання”);

адміністрування обліку й архівування;

організація видачі / повернення документа;

контроль версій документа;

розсилання документів.

Виконання функції видачі / повернення аналогічне блокуванню запису в БД. Якщо документ уже виданий, інші користувачі редагувати його не можуть. Він залишається доступним тільки для перегляду і копіювання.

Функція контролю за версіями використовується для відстеження різних версій документа, використовуючи попередні редакції документа, які з метою економії пам'яті автоматично архівуються.

Функція розсилання документів здійснюється шляхом інтегрування системи з додатками електронної пошти. Це дозволяє переміщати документи по мережі підприємства і передавати документи від одного працівника до іншого.

Розвиток мережі Internet сприяв появі ряду функцій сучасних СКД. Наприклад: можливість розміщення документів на Web-вузлі; підтримка обміну документами по інтрамережі між працівниками фірми, а по Internet - із клієнтами та партнерами фірми.

Системи керування документами базуються на архітектурі клієнт-сервер, що складається з чотирьох основних елементів:

центрального додатка, що знаходиться на сервері;

програм клієнтів, що працюють на мережних робочих станціях і утворюють користувальницький інтерфейс;

програмного забезпечення для індексування і пошуку, розміщеного на сервері СКБД і працюючого з базою даних, в якій реєструється місце збереження документа;

документів, які розглядаються системою як об'єкти, що складаються з файлів різних типів (текстів, зображень) і можуть зберігатися як на твердих дисках робочих станцій, так і на серверах.

Лідером на світовому ринку СКБД є компанія Documentum (продукт Enterprise Document Management).