1.2 Використання баз даних в автоматизації управління великою кількістю інформації

Важливою складовою управлінської інформації є економічна інформація, які відтворює соціально-економічні процеси, як в сфері виробництва, так і в невиробничій сфері в усіх органах і на всіх рівнях управління. Економічна інформація відображає виробничо-господарську діяльність за допомогою системи натуральних і вартісних показників. Це дозволяє широко застосовувати обчислювальну техніку в економіці. Ще однією специфічною характеристикою економічної інформації є її циклічність. Для більшості виробничих і господарських процесів характерна повторюваність складових її стадій та інформації, яка відображає ці процеси. Циклічність економічної інформації дозволяє використовувати спеціалізовані програми машинної обробки. Важливе значення для машинної обробки має форма представлення інформації. Економічна інформація обов’язково відображається на матеріальних носіях та передається по каналах зв’язку. Для підвищення достовірності ведеться обробка лише юридично оформленої інформації. Ще одною характерною рисою економічної інформації є її обсяги. Якісне управління економічними процесами неможливе без детальної інформації про них. Вдосконалення управління та збільшення обсягів виробництва супроводжується збільшенням супутніх інформаційних потоків. Економічні показники описують різні елементи як прості, так і складні. Кожен елемент (об’єкт, явище чи процес) володіє певними властивостями. Наприклад, матеріал описується вагою, габаритами, має ціну, відноситься до конкретного виду матеріальних ресурсів та інше. Відомості можуть бути різних рівнів та мати складну ієрархічну структуру. Дані про постачальника може включати його ім’я та адресу, номенклатуру продукції, що може поставлятися, умови постачання та інше. В свою чергу кожна з перерахованих властивостей може становити окремий елемент інформації з складною внутрішньою структурою. Але степінь деталізації інформаційних елементів не безконечна. Неподільний інформаційний елемент отримав назву реквізит по аналогії з реквізитом документу, що найчастіше використовується в економічній роботі. Синонімами цього терміну є елемент даних чи атрибут. [1]

Інформаційні бази даних включають весь комплекс статистичних показників, які характеризують господарську діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також, фактологічний матеріал про всі фактори, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. При формуванні бази даних вирішуються питання про систему збереження і обновлення даних, а також обґрунтовується ув’язка даних, їх взаємна узгодженість, можливість проведення порівняння і співставлення оцінок даних, що зберігаються в банку даних. Це має суттєве значення при об’єднанні первинних даних в укрупнені групи (файли) із своїми реквізитами. Бази даних неперервно обновлюються з врахуванням вимог основних користувачів банку даних.

На сьогодні в абсолютній більшості організацій створені і використовуються бази даних, в яких зберігається постійно обновлювана, максимально деталізована і систематизована по різноманітних ознаках інформація про кадровий склад працівників. Це дозволяє оперативно відслідковувати укомплектованість штатів, переміщення кадрів всередині організації, набір і звільнення працівників, заходи спрямовані на підвищення їх кваліфікації. [19]

Комплексна автоматизована обробка інформації забезпечує об’єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням найновішої технології, методології і різноманітних процедур по обробці інформації. Створення комплексної автоматизованої системи передбачає використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації.

Всією системою інформації керує, як правило, спеціалізований апарат управління. Він може містити наступні служби: обчислювальний центр для обслуговування організації в цілому; центральну службу інформації; інформаційні системи у виробничих підрозділах, які складаються з таких відділів: обробки і аналізу інформації, обробки вхідної і вихідної документації, збереження і видачі інформаційних матеріалів, обслуговуванням обчислювальної техніки.

Деколи є доцільним створювати архівні центри збереження записів, в яких інформація зберігається на оптичних носіях великої ємності і може бути в найкоротший термін представлена по запиту через локальну обчислювальну мережу.

Як правило, у великих організаціях створюється центральна служба ведення записів і формування банку даних, в функції якої входить уніфікація всіх видів записів, як основи створення ефективної системи інформації. Ця служба розробляє єдину програму вдосконалення системи записів і надає допомогу в цьому всім користувачам.

Інформаційна база даних повинна задовольняти наступним вимогам:

• структура бази даних повинна дозволяти легко розчленити її на складові частини, які розміщуються в окремих вузлах мережі, забезпечувати простоту доступу до будь-якої підбази, захист від несанкціонованого доступу до тих чи інших даних і високу продуктивність в роботі з даними;

• структура інформаційної бази повинна забезпечувати адекватність змісту зовнішньої (документальної) і внутрішньої (комп’ютерної) форми зберігання інформації про об’єкти чи процеси, з якими працює виконавець;

• структура інформаційної бази і схема її розподілення по вузлах локальної обчислювальної мережі повинна забезпечувати можливість єдиного або одночасного процесу корегування декількох однакових баз даних, що зберігаються у різних вузлах, або ж заміну скорегованої бази даних одного вузла на всіх інших, зв’язаних з ним єдиною інформаційною мережею;

• структура інформаційної бази повинна бути мінімально надлишковою і одночасно зручною для архівування даних.

На основі спеціальних програм, призначених для полегшення доступу і використання потрібної інформації розробляються різноманітні системи ведення записів. До найважливіших видів записів в організації відносяться наступні:

- технологічна документація, креслення, інженерно-конструкторські розрахунки;

- наукова документація, дослідно-конструкторські розробки, патенти та інша виробнича власність;

- дані обліку і фінансової звітності, фінансова документація;

- розрахунок заробітної плати працівників;

- тексти контрактів і супроводжуюча документація;

- тексти річних звітів і протоколів зборів акціонерів;

- дані для здійснення багатоваріантних розрахунків в рамках програм маркетингу по продукції і по господарському підрозділу;

- дані для розробки планів і показників самих планів.

Звичайно записи первинних даних діляться на дві групи:

Первинні – статистичні, які включають фінансові звітні показники, а також різноманітну текстову інформацію (доповіді, повідомлення, звіти про поточну господарську діяльність фірми чи перспективи розвитку);

Вторинні – складені на основі інформації першої групи пропозицій і рекомендацій, пов’язаних з питаннями управління організацією в цілому і по окремих підрозділах.

Для зручності вводу-виводу, збереження та обробки інформації в організаціях почали використовувати бази даних. Бази даних стали реальністю завдяки створеним комп’ютерам і пристроям довготермінової пам’яті, здатних зберігати у цифровій формі значні обсяги інформації. Комп’ютер з допомогою відповідного програмного забезпечення дозволяє оперувати необхідною інформацією, яка є у довготерміновій пам’яті, представляти її в потрібній формі та послідовності. Вперше термін база даних появився ще в 1962 році. [19]

База даних – це впорядкована сукупність спеціально організованих і логічно зв’язаних інформаційних елементів, яка відображає стан об’єктів та їх характерні параметри у розглядуваній предметній ділянці. На відміну від простих наборів даних бази даних володіють характерними перевагами відносно організованої іншим чином інформації: для баз даних характерним є однократний ввід та багатократне використання інформації, введена інформація застосовується для вирішення багатьох проблем, забезпечується її багатоцільове і сумісне використання; бази даних існують незалежно від конкретних прикладних програм, що забезпечує уніфікацію засобів організації даних і незалежність прикладних програм від організації даних; бази даних володіють модельністю (структурованістю, що відображає певну предметну ділянку); бази даних дозволяють встановити мінімально необхідний рівень надлишковості даних (тобто дані не дублюються при їх використанні різними користувачами); в базі даних забезпечується дотримання стандартів представлення даних, що спрощує їх створення та обслуговування; в базах даних забезпечується централізоване управління інформаційними ресурсами, синхронна підтримка даних для всіх прикладень, включаючи мови запитів і засоби захисту.

В банку даних здійснюється збереження та пошук інформації, завантаження та обновлення даних, їх реорганізацію та відновлення. Основні вимоги до банку даних: інтеграція баз даних і цілісність кожної з них, незалежність, мінімальна надлишковість даних, що зберігаються, і здатність до їх розширення. Важливою умовою ефективного функціонування банку даних є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу або випадкового знищення даних, що зберігаються.

База даних орієнтована на інтегровані запити, а не на одну програму, і використовується для інформаційних потреб багатьох користувачів. В зв'язку з цим бази даних дозволяють в значній мірі скоротити надлишковість інформації. Перехід від структури БД до потрібної структури в програмі користувача відбувається автоматично за допомогою систем управління базами даних (СУБД). [17]

СУБД – це складна програмна система накопичення та з наступним маніпулюванням даними, що представляють інтерес для користувача. Кожній прикладній програмі СУБД надає інтерфейс з базою даних та має засоби безпосереднього доступу до неї. Таким чином, СУБД відіграє центральну роль в функціонуванні автоматизованого банку даних.

Архітектурно СУБД складається з двох великих компонент (рис.1.1). За допомогою мови опису даних (МОД) створюються описи елементів, груп та записів даних, а також взаємозв'язки між ними, які, як правило, задаються у вигляді таблиць. В залежності від конкретної реалізації СУБД мову опису даних підрозділяють на мову опису схеми бази даних (МОС) та мову опису підсхем бази даних (МОП). Слід особливо зазначити, що МОД дозволяє створити не саму базу даних, а лише її опис.

Рисунок 1.1 – Архітектура СУБД

Для виконання операцій з базою даних в прикладних програмах використовується мова маніпулювання даними (ММД). Фактична структура фізичного зберігання даних відома тільки СУБД.

З метою забезпечення зв'язків між програмами користувачів і СУБД (що особливо важливо при мультипрограмному режимі роботи операційної системи) в СУБД виділяють особливу складову – резидентний модуль системи керування базами даних. Цей модуль значно менший від всієї СУБД, тому на час функціонування автоматизованого банку інформації він може постійно знаходитись в основній пам'яті ЕОМ та забезпечувати взаємодію всіх складових СУБД і програм, які до неї звертаються.

Приведена структура притаманна усім СУБД, котрі розрізняються обмеженнями та можливостями по виконанню відповідних функцій. Отже, процес порівняння і оцінки таких систем для одного конкретного застосування зводиться до співставлення можливостей наявних СУБД з вимогами користувачів.

До недавнього часу при організації обробки інформації на ЕОМ застосовувався підхід, при якому на основі інформації одного і того ж об'єкту управління (наприклад, матеріальних ресурсів) в залежності від її вигляду (нормативна. розцінкова тощо) і ступеню постійності формувались масиви лінійної структури двох типів: умовно-постійні (з інформацією, яка використовувалась багато разів протягом довгого часу) і умовно-перемінні (з фактичною або поточною інформацією). Створення і багаторазове використання масивів з умовно-постійною інформацією має ті переваги, які дозволяють значно спростити первинну документацію шляхом виведення з її складу ряд постійних реквізитів. знизити трудомісткість робіт на стадії заповнення первинних документів, підготовки і вроду фактичної або поточної інформації до ЕОМ. Недоліком таких масивів, які мають лінійну структуру, є то що інформація одного і того я об'єкту управління розосереджується поміж багатьох різних масивів (нормативних, планових та ін.), що неминуче веде до дублювання деяких реквізитів, ускладненню при спільній їх обробці тощо, а головне – не дає змоги реалізувати принцип незалежності від прикладних програм користувача. Лінійні масиви, сформовані традиційним способом, ефективні, як правило, а позиції одного застосування.

З розвитком інформаційного забезпечення систем автоматизованої обробки інформації, прагненням забезпечити виконання нових режимів обробки даних у реальному часі і з мультидоступом до схованих даних позначилась нова тенденція до складення інформаційного забезпечення розподілених баз даних. В умовах використання таких баз створюються комплексні масиви нелінійної структури, які мають усі дані про ту чи іншу предметну область або про керований об'єкт як постійного, так і перемінного характеру. [14]