Глава 3 Управление базами данных и анализ данных

Возможность работы с базами данных программ, предназначенных для обработки таблиц, является весьма важной в работе экономиста. Excel имеет различные инструментальные средства поддержки баз данных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

• Организация встроенных, расположенных непосредственно на рабочем листе, баз данных с помощью списков.

• Работа с внешними данными с помощью специальных запросов.

Современные базы данных представляют собой, как правило, набор взаимосвязанных таблиц. Каждая такая таблица состоит из множества строк, называемых записями. Каждая строка состоит из отдельных данных (реквизитов), называемых полями, для которых определены требования к типу содержащихся в них данных.

Таблица-список Excel должна удовлетворять следующим требованиям.

• Каждый столбец должен содержать информацию одного типа

• Одна или две верхние строки списка должны содержать уникальные заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.

• Список не должен включать пустые строки и столбцы.

• Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если же это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

• Не следует размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Над списками можно производить следующие действия:

• Сортировать список.

• Добавлять или изменять данные с помощью формы.

• Фильтровать список таким образом, чтобы были выбраны только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию.

• Автоматически вычислять промежуточные итоги.

• Создавать для списка структуру.

• Создавать отчет, который в Excel называется Сводная таблица. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке.

• Проверять вводимые в ячейку данные.

Для получения навыков создания базы данных и ее обработки предлагается открыть новую рабочую книгу и создать таблицу – пример списка.

Упражнение. Для открытия новой рабочей книги следует:

• Нажать кнопку «Office» (в левом верхнем углу экрана).

• Выбрать команду Создать.

• В открывшемся окне Создание книги, в группе Шаблоны выбрать команду Пустые и последние.

• В окне Пустые и последние выбрать Новая книга и нажать кнопку Создать.

Содержимое новой таблицы-списка будет основано на данных «Прайс-листа» предыдущей рабочей книги.

Упражнение. Необходимо скопировать «Прайс-лист» из книги «Продажи» в новую рабочую книгу, для чего:

• Открыть вкладку Вид, выбрать группу Окно и нажать кнопку Упорядочить все.

• В открывшемся окне выбрать Расположить слева направо и нажать ОК.

• В книге «Продажи» открыть лист «Прайс-лист».

• Удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащить ярлычок копируемого листа из одной книги в другую, расположив его перед Листом1. В новой книге копия листа будет иметь то же имя, что и оригинал.

• Перейти в книгу «Продажи», закрыть ее.

• Открыть Книгу1 на весь экран.

• Открыть Лист1 и переименовать его в «Отчет».

• В ячейку В1 ввести заголовок: Отчет ООО «Техносервис» о продаже аудио- и видеотехники магазинам-закупщикам в 1 квартале.

• Шапку таблицы заполнить по образцу (рис.14).

Рис.14

• В ячейку А3 ввести 1, в ячейку А4 - 2.

• Выделить блок ячеек А3:А4 и протащить маркер заполнения до ячейки А18.

• Выделить блок ячеек В3:В18.

• На вкладке Данные в группе Работа с данными нажать кнопку Проверка данных.

• В окне Тип данных выбрать Список.

• В окне Источник нажать F3 и выбрать «Наименование_товара». Нажать ОК.

• В окне Проверка вводимых значений нажать ОК.

Упражнение. Заполнить графу «Наименование товара» по образцу (рис.15).

Рис.15

• Выделить блок ячеек С3:С18.

• На вкладке Данные в группе Работа с данными нажать кнопку Проверка данных.

• В окне Тип данных выбрать Список.

• В окне Источник с клавиатуры ввести новый список Аудио;Видео (вводить текст без пробела) и нажать ОК.

• Заполнить графу «Вид продукции», используя созданный список по образцу (рис.16).

• Аналогичным способом заполнить графы «Наименование магазина» и «Вид оплаты», создав списки при помощи кнопки Проверка данных.

Рис.16

Упражнение. Графу «Цена» необходимо заполнить с использованием функции ПРОСМОТР, для этого:

• Установить курсор в ячейку F3.

• В строке формул нажать кнопку Вставка функции (или на вкладке Формулы нажать кнопку Вставить функцию…в группе Библиотека функций).

• В открывшемся окне в области Категория выбрать Ссылки и массивы, в области Выберите функцию – ПРОСМОТР и нажать ОК.

• В следующем окне выбрать искомое_значение; просматриваемый_вектор;вектор_результов и нажать ОК.

• Передвинуть открывшееся окно так, чтобы просматривались данные таблицы.

• Установив курсор в окне Искомое_значение, щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке В3 текущей таблицы.

• Установить курсор в окно Просматриваемый_вектор и нажать функциональную клавишу F3 на клавиатуре.

• В открывшемся окне выбрать имя блока Наименование_товара и нажать ОК.

• Установить курсор в окно Вектор_результатов и нажать функциональную клавишу F3.

• В открывшемся окне выбрать имя блока Цена_в_у.е. и нажать ОК.

• Нажать ОК в главном окне функции ПРОСМОТР.

• Скопировать полученную формулу в ячейки F4:F18.

• Графу «Количество» заполнить по образцу (рис.17).

• Графу «Сумма» рассчитать по формуле =Цена*Количество

Рис.17

• Сохранить новую рабочую книгу с именем «Списки».