Структура электронной таблицы

Основные функциональные возможности и технологические операции рассмотрим применительно к русской версии Microsoft Excel (другие табличные процессоры имеют схожую технологию и инструментарий, поэтому могут быть успешно освоены после знакомства с Excel).

В Microsoft Excel файлы носят названия рабочих книг. Рабочие книги могут содержать несколько рабочих листов, которые легко можно удалять, добавлять, переставлять и переименовывать. Вид окна Microsoft Excel представлен на рис. 38 (может меняться в зависимости от настройки).

Рис. 38. Окно программы Microsoft Excel

Главное меню содержит те же команды (кроме команды Данные), что и главное меню программы Microsoft Word. Структура каждой команды Главного меню и вызываемого ей диалогового окна полностью соответствует стандартам среды Windows.

Ниже панелей инструментов расположены строка формул (строка ввода и редактирования) и рабочий лист.

Рабочий лист – пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, заголовков строк и столбцов.

Каждое пересечение строки и столбца образует клетку (ячейку), в которую можно вводить данные (текст, константу или формулу).

Строки расположены горизонтально и озаглавлены номерами на левой границе рабочего поля. Столбцы расположены вертикально и озаглавлены буквами на верхней границе рабочего поля. Столбцы нумеруются в следующем порядке: A–Z, затем AA–AZ, затем BA–BZ и так далее.

Ячейка (клетка) – первичный элемент таблицы, содержащий данные. Сочетание буквы, обозначающей столбец, и номера строки называется адресом (именем) или ссылкой на ячейку. Например, В3 определяет ячейку на пересечении столбца В и строки номер 3. Может использоваться и другая система адресации, в которой и строки, и столбцы нумеруются цифрами; эта система адресации может быть включена командой Сервис – Параметры – Обшие – Стиль ссылок R1C1.

Выделенная с помощью мыши или клавиш управления курсором ячейка становится текущей. Текущую ячейку можно отличить по рамке вокруг нее. По умолчанию ввод данных и другие действия относятся к текущей ячейке. Адрес текущей ячейки содержит Поле имени в Строке формул. Поле имени можно использовать для задания имен и для перехода к областям листа.

Для выполнения многих операций часто требуется выделить не одну, а группу ячеек. Группа смежных ячеек называется блоком или диапазоном. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, выделенная рамкой часть таблицы на рис. 38 соответствует блоку А1:М3. При вводе формул и выполнении различных команд адрес блока можно ввести с клавиатуры посредством указания координат или выделения на рабочем листе. Выделить блок можно с помощью клавиш управления курсором при нажатой клавише Shift или перемещения мыши при нажатой левой кнопке. Для выделения группы несмежных ячеек следует щелкнуть на этих ячейках при нажатой клавише Ctrl. При этом возможно выделение группы ячеек на нескольких рабочих листах. Для выделения строки (столбца) целиком нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее заголовке – номере строки (имени столбца). Для выделения всего рабочего листа – щелкнуть на пересечении имен столбцов и номеров строк (левый верхний угол рабочего листа). Для отмены выделения достаточно щелкнуть по любому невыделенному участку рабочего листа.

Нижняя строка окна – строка состояния, в которой отображаются сведения о выделенной команде или выполняемой операции.

Электронная таблица Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из рабочих листов, как книга. На экране виден только один лист – верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу.