Анализ данных с помощью сводных таблиц

Средство Сводная таблица представляет собой еще один инструмент организации и подведения итогов данных. Этот инструмент комбинирует возможности работы со списками.

Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая подытоживает информацию из конкретных полей списка или базы данных. При создании сводной таблицы можно задать нужные поля, организацию таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений.

Сводные таблицы обеспечивают удобный интерфейс для анализа данных различной сложности и разного объема, а также возможность быстрой перестройки макета сводной таблицы фактически только с помощью мыши без применения сложного программирования.

Сводная таблица – это средство для упорядочивания информации. При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях будут содержаться.

Для создания сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (таблицы, созданные с помощью других программ).

Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Она предназначена только для чтения, а изменения можно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводных таблиц, выбирать различные параметры вычислений. Для большей наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет перестраиваться при изменении сводной таблицы.

Упражнение. Создать сводную таблицу с подведением итогов по продаже товаров магазинам-закупщикам по видам продукции и видам оплаты.

• Установить курсор в любую ячейку с данными исходной таблицы « Отчет ООО "Техносервис" о продаже аудио- и видеотехники магазинам-закупщикам в 1 квартале».

• На вкладке Вставка в группе Таблицы нажать кнопку Сводная таблица. В открывшемся окне выбрать команду Сводная таблица.

• В открывшемся окне Создание сводной таблицы проверить, что в опции Таблица или Диапазон указан весь диапазон ячеек исходной таблицы, и выбрать опцию Новый лист. Нажать кнопку ОК.

• На новом рабочем листе, в правой его части открылось окно, содержащее список полей сводной таблицы в верхней части и макет областей создаваемой сводной таблицы в нижней части.

• При помощи мыши перетащить поле «Наименование магазина» (4-е сверху) в область Фильтр отчета, поле «Вид продукции» - в область Название строк, поле «Вид оплаты» - в область Названия Столбцов, поле «Сумма» - в область Значения.

• Установить курсор в любую ячейку сводной таблицы, затем на вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажать кнопку Параметры.

• В открывшемся окне на вкладке Вывод в области Экран включить параметр Классический макет сводной таблицы (разрешено перетаскивание полей). Нажать ОК.

Для управления просмотром данных сводной таблицы используются кнопки со стрелками, с помощью которых можно выбрать, какие элементы выводить на экран.

Примечание. Для обработки итоговых данных, в том числе в сводных таблицах, в Excel можно использовать различные функции: сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум, произведение и другие. По умолчанию используется функция Сумма, по которой вычисляются промежуточные и общие итоги в сводной таблице. Для использования другой функции нужно в области Значения нажать стрелку вниз справа от названия поля и в появившемся окне выбрать команду Параметры полей значений…в области Операция выбрать нужную функцию и нажать ОК. В окне Параметр поля значений…с помощью кнопки Числовой формат можно изменить форматы представления данных.