1.1.3 Роль бухгалтерського обліку в інформаційній системі управління підприємством

Домінуюча роль належить бухгалтерському обліку, який є своєрідним його літописом і дає змогу відтворити кожний господарський факт з усіма подробицями в інформаційній системі підприємства. Він є суцільним, неперервним, строго регламентованим, забезпечує документальне відображення всіх господарських операцій.

Відповідно до програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів підлягають перегляду організація бухгалтерського обліку, методика відображення господарських операцій, обсяг та зміст фінансової звітності.

При реформуванні системи бухгалтерського обліку велике значення надається створенню автоматизованих інформаційних систем (АІС) на основі сучасних ПЕОМ, засобів телекомунікацій і розвинених інструментальних засобів. Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку на підприємстві. Він є процесом виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Користувачами бухгалтерської інформації є фізичні та юридичні особи, які потребують інформації про діяльність підприємства для прийняття обґрунтованих рішень.

Щоб бухгалтерська інформація була корисною, вона має бути вірогідною, значущою, повною, оперативною. Це може бути досягнуто тільки в умовах автоматизованої системи бухгалтерського обліку.

В умовах АІС підприємства бухгалтерський облік є функціональною підсистемою і включає комплекси задач з усіх розділів обліку і синтетичних рахунків.

Особливості взаємозв’язку комплексів задач підсистеми бухгалтерського обліку на підприємстві поділяють на такі:

• інформація нормативна, планова з єдиного інформаційного фонду;

• інформація про залишки і рух ресурсів в єдиний інформаційний фонд для інших підсистем;

• інформація про проведення за дебітом і кредитом кореспондуючих рахунків;

• інформація про витрату ресурсів на виробництво;

• інформація про оплату матеріальних цінностей;

• інформація про платежі, що надійшли за відвантажену продукцію;

• інформація про виплату сум підзвітним особам.

Підсистема бухгалтерського обліку в процесі свого функціонування здійснює інформаційні зв’язки з іншими підсистемами та АІС. На вході підсистему бухгалтерського обліку живлять дані первинного обліку – зібрані та зареєстровані на носіях дані про господарські процеси і явища, що здійснилися. Вихідна інформація підсистеми бухгалтерського обліку широко використовується в річних задачах АІС та є вхідною для інших підсистем. Важливо, щоб облікова інформація була повною, вірогідною та своєчасною.

Однією з основних рис підсистеми бухгалтерського обліку є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв’язком. Функція зворотного зв’язку є основною перевагою підсистеми бухгалтерського обліку, і в цьому полягає її величезне значення для управління. Зворотний зв’язок забезпечується за допомогою системи результатної та проміжної інформації, що фіксується на магнітному носії або видається безпосередньо на екран дисплея. Тому від швидкості видачі такої інформації залежить оперативність прийняття управлінських рішень. [22]

Автоматизація сприяє вдосконаленню форм обліку. Форма бухгалтерського обліку є сукупністю облікових регістрів, які використовуються для ведення облікових записів у певній послідовності та взаємозв’язку із застосуванням принципів подвійного запису.

Основні ознаки, що характеризують форму бухгалтерського обліку:

• кількість, структура, зовнішній вигляд, призначення, послідовність регістрів;

• засоби і техніка їх ведення;

• взаємозв’язок хронологічної та систематичної, аналітичної та синтетичної інформації.

Застосування обчислювальної техніки привело до необхідності вдосконалення форми бухгалтерського обліку. Вона має відповідати вимогам обчислювальної техніки і визначати методологічні, технологічні й інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку та оброблення облікової інформації.

Основні елементи автоматизованої форми бухгалтерського обліку більш розвиненими є в автоматизованому робочому місці (АРМ). Перехід до нової технології автоматизованої облікової праці зумовив необхідність перегляду і якісної зміни методологічних положень бухгалтерського обліку, що склався в умовах централізованого застосування універсальних ЕОМ загального призначення.

В умовах застосування ПЕОМ та АРМ розробляється нова форма бухгалтерського обліку – діалогова автоматизована (людино-машинна). [21]

Діалогова автоматизована форма бухгалтерського обліку ґрунтується на таких принципах:

• автоматизація документування господарських операцій;

• організація файлової системи;

• чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного режиму при формуванні вихідної інформації.

З використанням ПЕОМ упроваджується НІТ ведення бухгалтерського обліку, що ґрунтується на організації АРМ бухгалтера.

У загальних рисах технологія облікового процесу на ПЕОМ складається з таких етапів:

• збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ;

• створення інформаційної бази (ІБ);

• оброблення інформації на ПЕОМ;

• видача результатної інформації;

• зберігання інформації (в тому числі інформації минулих періодів).

В основу організації системи бухгалтерського обліку з використанням АРМів мають бути покладені такі принципи:

• автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;

• взаємодія бухгалтера з ІС в діалоговому режимі;

• організація первинних документів на носіях, що читаються машиною;

• організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам’яті ПЕОМ, формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.

АРМ бухгалтера в системі управління підприємством розглядається як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу автоматизувати одержання, організацію, оброблення та передачу облікової інформації, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним процесом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМу.

Упровадження АРМ бухгалтера одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній БД.

Організаційно ІТ обліку на ПЕОМ реалізується мережею АРМів, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМів може організовуватися за одно-, дво- і багаторівневою структурою. За цим принципом їх класифікують на АРМи низового, загальногосподарського рівня та зведеного обліку. [26]

АРМи низового рівня використовують для оформлення первинних документів, ведення цехової локальної БД, оперативного введення даних про випуск, рух деталей і напівфабрикатів, складання звітів цехів про залишки та використання матеріальних цінностей, передачі первинних документів і звітів, а також їхніх аналогів на ГМД або по каналах зв’язку на загальногосподарський рівень системи. АРМи низового рівня мають функціонувати в режимі реального часу. При цьому в одному процесі поєднуються оформлення первинного документа і введення інформації в ПЕОМ.

Відповідальність за підтримку та ведення БД покладається на користувача ПЕОМ. Для контролю в системі кожного АРМу необхідно реєструвати дату господарської операції, номер документа, що вводиться в оброблення, і код особи, яка виконала реєстрацію операції. Має бути передбачений також санкціонований доступ до цієї інформації, щоб виключити дозапис, вилучення або виправлення даних.

На АРМах низового рівня формуються первинні машинні записи, що відображають господарські операції в натуральних розмірах.

Основу технології облікового процесу складає ведення на АРМах внутрішньо-машинних електронних облікових регістрів, сукупність яких може бути названа “динамічною книгою” користувача. Внутрішньо-машинні облікові регістри мають подвійне значення: вони виступають як файли й одночасно як вихідні відеограми та МГ, що можуть бути видані в повному обсязі або фрагментарне за певний період.

На АРМах низового рівня здійснюється ведення облікових регістрів з поточного контролю й оперативного управління.

АРМи загальногосподарського рівня на дільницях обліку забезпечують введення і контроль інформації АРМів низового рівня, ведення хронологічних та систематичних електронно-облікових регістрів на дільниці обліку (комплексу задач), регламентне відображення їх на екрані дисплея або друк і виведення за запитом. [26]

На АРМі зведеного обліку здійснюють введення і контроль машинних носіїв АРМів дільниць обліку – облік та відображення введених записів. АРМи зведеного обліку забезпечують ведення електронних облікових регістрів аналітичного обліку за синтетичними рахунками, регламентне або за запитом відображення облікових даних, формування і відображення даних для складання звітності.

Основою ІТ ведення автоматизованого обліку є внутрішньо-машинна файлова система АРМу. При цьому ІФ даних бухгалтерського обліку на МД знаходиться в розпорядженні працівника конкретного АРМу. Це відповідає принципам повної персональної відповідальності працівників за обліковий процес, а також функціональній незалежності ресурсів АРМів під час облікових робіт. [23]