Промежуточные итоги

Довольно часто на практике приходится анализировать данные части таблицы или списка по определенным критериям. Для решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных итогов. Только после выполнения сортировки данных таблицы можно использовать кнопку Промежуточные итоги из группы Структура на вкладке Данные, чтобы представить различную итоговую информацию. В результате этого в таблицу будут добавлены строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне группы, а так же общие итоги.

Команда Промежуточные итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать множество строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные детали.

Упражнение. В качестве промежуточных итогов необходимо определить сумму продаж каждого магазина, а также общий итог продаж для этого:

• Установить курсор в любую ячейку таблицы с данными.

• На вкладке Данные в группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги.

• В окне При каждом изменении в выбрать «Наименование магазина».

• В окне Операция выбрать Сумма.

• В окне Добавить итоги по выбрать Сумма (проверить, чтобы в остальных полях флажки отсутствовали).

• Включить флажок Итоги под данными. Если флажок этого параметра установлен, то итоги размещаются под данными, если сброшен – над ними.

• Нажать ОК, снять выделение с таблицы и просмотреть результат на экране. Обратить внимание, что на рабочем листе слева от нумерации строк таблицы появились уровни группировки, обозначенные цифрами 1,2 и 3. Уровень 1 и 2 позволяет просматривать итоги без вложенных данных, а уровень 3 показывает все итоги с соответствующими данными. Аналогичные результаты можно просмотреть, используя кнопки, обозначенные знаками «минус» и «плюс».

Упражнение. Дополнительно к подведенным итогам необходимо подсчитать суммы, полученные магазинами за продажу аудио- и видеопродукцию, для этого:

• Убедиться, что на рабочем листе установлен третий уровень просмотра итогов (с вложенными данными).

• Установить курсор в любую ячейку таблицы с данными.

• На вкладке Данные в группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги.

• В окне При каждом изменении в выбрать «Вид продукции».

• В окне Операция выбрать Сумма.

• В окне Добавить итоги по выбрать Сумма (проверить, чтобы ничего другого выбрано не было).

• Обратить внимание, что в поле Заменить текущие итоги флажок должен отсутствовать. Нажать ОК.

• Снять выделение с таблицы и просмотреть результат на экране.

• Убрать полученные итоги, предварительно установив курсор в таблицу, и на вкладке Данные в группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги.

• В открывшемся окне нажать кнопку Убрать все.