1. Информационная технология управления и её основные компоненты. Автоматизация офиса

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определённую совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных средств и методов.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии - производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнить с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Представляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчётов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном Виле так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· Оценка планируемого состояния объекта управления;

· Оценка отклонений от планируемого состояния;

· Выявление причин отклонений;

· Анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчётов.

Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчёты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те и другие виды отчётов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчётов.

В суммирующих отчётах данные объединены в отдельные группы, отсортированные и представленные в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчёты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчёты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием полученных менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от её запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчётам предъявляются следующие требования:

· Отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· Сведения в отчёте должны быть отсортированы по значению критического дня данного отклонения показателя;

· Все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· В отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Информационные технологии в управлении предприятием основаны на интеграции основных видов его деятельности, включая производство, финансы, снабжение, сбыт, складскую деятельность, транспортные перевозки, проектно-конструкторские работы. При этом компьютеры не только упрощают рутинные расчёты, но и увязывают воедино все хозяйственные процессы. Именно такой подход обеспечивает оптимальные результаты.

Современные автоматизированные системы управления предприятием (АСУП) принято называть системами планирования ресурсов или ERP - системами. В основе такой системы лежит электронная модель предприятия как единого целого, в которой увязаны все производственные проблемы - от планирования потребности в продукции и материалах, управление компьютеризированным оборудованием, конструкторскими работами, контроля поставок, составление финансовых отчётов, управления запасами на складах и закупками до управления качеством продукции и упреждающего контроля за расходованием ресурсов. Прогрессивная интегрированная система управления ресурсами позволяет не только управлять производственным циклом, но и обеспечивает возможность изготовления изделия в условиях изменения его конструкции под конкретный заказ. Часто в качестве такой системы используются типовые решения, разработанные известными мировыми производителями, либо создаются собственные модули с применением готовых программных элементов.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке 1.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1. Данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2. Планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

46

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Основные компоненты информационной технологии управления.

Автоматизация офиса

В данном случае необходимо рассмотреть нормативные и обиходные толкования слова «офис», а также распространенные подходы к задачам автоматизации офисов. Цель - пояснить некоторые проблемы и границы различных подходов к информационной технологии в офисах.

Из словарных толкований: «офис» - канцелярия, бюро, контора, но также ведомство, управление, министерство.

Существующее мнение(широкий подход, хотя и ограниченный): офис - это организация, на входе и выходе которой - «бумаги» (в отличии от материальных изделий, сырья, полуфабрикатов, инструментов, комплектующих может быть и в отличии от бумаг типа «научно-исследовательский отчёт», «проектная инженерная документация»), причём часто не любые бумаги, но являющиеся:

· Письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации, форма: документ или виза на другом документе;

· Договором с некоторым юридическим или физическим лицом;

· Распорядительным или учётным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы и т. п.

Другое существенное мнение (узкий подход): офис - это организация типа канцелярии, функции которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение; часто это мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия документ: любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Рассмотренная точка зрения развивая узкий подход предполагает выделение в качестве задач автоматизации офиса задачи, общие для офисов всех видов, как механизмов, «перерабатывающих» документы. К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т. п. для обоснования такой точки зрения выделяются те трактовки типов систем и действий по автоматизации, которые достаточно употребительны при интерпретации англоязычной литературы. Они состоят в том, что офисные ИТ-компонент может относиться к одной из двух непересекающихся групп средств, но не к обеим сразу:

· Office automation - поддержка рутинных работ с документами, т. е. обычных для большинства офисов:

· DSS (decision support system), средства поддержки принятия решений - специфические - в отличии от средств предыдущей группы - для той или иной отрасли или проблемы, методические или программные средства.

При этом термин «workflow» относится к поддержке рабочих процессов как процессов управления потоками документов.

В ситуации, когда за основу определения предмета берутся англоязычные термины, логично рассмотреть относящиеся к теме значения термина «office»:

· Канцелярия (допустимо предположить, что в ней могут выполнять только «синтаксические» действия над документами, т. е. не зависящие от их содержания );

· Справочное бюро (inquiry o.);

· Редакция (editorial o.);

· Издательство (publishing o.);

· Учреждение (public o.);

· Заводоуправление;

· Головные конторы объединений и предприятий;

· Ведомства (Record O. - государственный архив);

· Министерства (Foreign Office, UK, Office of Education, USA).

С учётом такого разнообразия офисов одного из следствий узкого подхода состоит в том, что понятие «офисная ИС» теряет смысл. В самом деле, ИС заводоуправления имеет мало общего с ИС министерства иностранных дел или издательского дома. Делается вывод: такие ИС проблематично рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средств автоматизации офиса.

Однако, такая трактовка эквивалентна отказу от рассмотрения многих существующих в реальном проектировании проблем, в частности, проблем системного обоснования целесообразности затрат на то или иное средство автоматизации офиса. Кроме того, оказывается, что в современных ИС предприятий «офисного типа» сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть. Причины этого могут быть обнаружены при рассмотрении требований BPR, применяемого к офису как к предприятию.

Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет рассматриваться как полноценное предприятие. В соответствии с этим к нему приложимы задачи и методы общего бизнес - реинженеринга, в том числе - BPR по Хаммеру/Чампи. На этой основе становится возможен анализ требований к современным технологиям «workflow», которые могли бы реально использоваться в условиях BPR.