2.2 Обоснование необходимости разработки

Рабочее места директора Детского клуба «Юла» оборудовано ноутбуком с возможностью выхода в интернет. Специализированного программного обеспечения не установлено. Основные данные учтены с помощью пакета Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, Powerpoint).Также большое количество информации хранится на бумажных носителях, такие как посещаемость, списки групп, данные родителей, контактная информация. Данные об исследуемой организации в сети Internet можно узнать только из группы в социальной сети ( ВКонтакте https://vk.com/yula502451 ), из сайтов-каталогов (http://2gis.ru, http://www.reestr35.ru, https://catalog-goroda.ru и др.). Собственного сайта у сети ДК «Юла» нет.

В настоящее время программное обеспечение может работать на решение задач организации. Программный комплекс - это ценный актив, который помогает управлять различного рода информацией, систематизировать и совершенствовать работу персонала. Поэтому особенно важно серьезно подойти к его выбору.

Был проведен детальный анализ необходимого программного оборудования детского клуба. Выявлена острая необходимость создания АИС, которая включит в себя базу данных MySQL с интерфейсом, сайт-визитка, в котором обозначена основная информация по деятельности сети ДК «Юла» и пользовательский раздел, в котором каждый клиент сможет ознакомиться с информацией касательно его ребенка.

Основными целями создания АИС «ДК Юла» являются:

-Замещение существующей информационной системы на полностью автоматизированную, что значительно упростит затраты времени и сил на работу с клиентами и с сотрудниками;

-Позволит повысить оперативность документооборота организации;

-Повысит качество работы. Уменьшит риск ошибок при занесении на бумажный носитель и дальнейшую обработку;

-Наглядность и структурность данных обеспечит удобство в работе с информацией;

- Информирование большего числа потенциальных клиентов о перечне предоставляемых услуг, ценовой политике, предстоящих мероприятиях.

Для реализации поставленных целей система должна решать следующие задачи:

-ввод данных в отдельные таблицы, содержащие все данные о клиентах; сотрудниках, кружках, посещаемости, расписании;

-редактирование данных в информационной системе;

-возможность поиска по различным запросам (клиент-занятие, сотрудник - занятие);

- расчет задолженности по оплате за клиентом, расчет заработной платы преподавателя.

- обзорные данные: перечень предоставляемых услуг, новости, контактная информация.

Более подробно, на мой взгляд, следует остановиться на обосновании необходимости разработки базы данных, ведь именно в ней возможно объединить всю информацию, которая на сегодняшний момент записана на десятках бумажных носителей.

Для этого обратимся к организации документооборота сети Детских клубов «Юла». К списку документов, которые будут объединены в разработанной базе данных, относятся следующие:

1. Журнал учета посещаемости. Это журнал, который ведется в бумажной форме и в Microsoft Excel, он выглядит следующим образом:

Рисунок 2.2 - Журнал учета посещаемости

В журнале посещаемости для каждого занятия отведен отдельный лист, в котором указан список учеников, оплаты по месяцам и присутствие на каждом занятии.

2. Общий список учащихся. Это документ, в котором фиксируются ФИО учеников, родителей, контактные телефоны

Рисунок 2.3 - Общий список учащихся

При заключении договора, клиенты указывают паспортные данные, адрес проживания - данную информацию сотрудники ДК «Юла» не переносят в соответствующие реестры, оставляют на бумажном носителе.

3. Приказ о приеме на работу, должностная инструкция. Эти документы оформляются при приеме на работу педагогов, хранение происходит на бумажном носителе. В приказе о приеме на работу, указано какие занятия организует конкретный педагог. В должностной инструкции прописана продолжительность занятия, основные положения и методика проведения.

Основная информация из всех вышеперечисленных документов будет перенесена в созданную базу данных MySQL. С помощью создания данной АИС, информация станет структурированной, наглядной, многофункциональной.

База данных сможет объединить в себе такие категории, как занятия, клиентов, педагогов, расписание, посещаемость. Благодаря чему, сеть детских клубов «Юла» сможет полностью отказатьcя от бумажных носителей и множества документов Microsoft Excel. Еще одной положительной чертой будет являться оперативность поступления информации к директору филиала. Администратор, находясь на рабочем месте в клубе, фиксирует данные о ежедневной посещаемости, оплатах, которые оперативно поступают к директору филиала.

Кроме внесения данных в базу, запланировано, что будет производиться расчет заработной платы педагогам за месяц, что значительно упростит работу директора ДК «Юла».

Необходимо создать удобный интерфейс базы, обучить использовать в работе который, возможно будет любого администратора. В данном интерфейсе должны быть возможность добавления клиентов, родителей, список занятий и педагогов (без возможности добавления), посещаемость с редактированием и расписание занятий на неделю. Ограничение некоторых возможностей, уменьшит риск ошибок, неправильно внесенных данных.

Споры о том, есть ли необходимость создания собственного сайта для бизнес-компании, остались в прошлом еще лет 7-8 назад. Сегодня ответ однозначный - свой сайт нужен любой организации, независимо от рода ее деятельности.

Зачем нужен сайт, и какие плюсы от его появления получит бизнес? Этот вопрос задают те компании, которые сегодня еще только собираются заказывать разработку собственного Интернет-представительства. Их коллеги, заимевшие сайт для своей компании, задают себе другой вопрос: как мы раньше могли существовать на рынке, не имея собственного ресурса в сети?

Вот несколько преимуществ, которые получает бизнес, выходя онлайн.

Первое это повышение интереса аудитории к товарам и услугам, предлагаемым компанией. Сегодня в крупных городах все больше людей перестают черпать информацию откуда либо, кроме Интернета. Все новости, любые события и факты находят отображение в сети, поэтому если фирма не имеет своего сайта, то становится просто невидима для определенной части потенциальных клиентов. А если услуги компании направлены на удовлетворение потребностей активных молодых и среднего возраста людей, то процент потерянной аудитории вырастает в разы.

Вторая причина необходимости своего сайта это возможность предоставлять развернутую информацию о компании, ее товарах и услугах. В Интернете можно разместить любые текстовые, фото- и видеоматериалы для ознакомления с услугами и привлечения покупателей. Если это будет подано красиво - увеличение продаж гарантировано.

Третий повод завести собственный сайт -- это улучшение коммуникации с клиентами и партнерами. Здесь вы можете реализовать любые удобные для вас формы общения, поддерживать старые связи и устанавливать новые. Причем неважно, в какой точке планеты находится нужный вам человек, он всегда сможет выйти с вами на связь без каких-либо финансовых затрат (за исключением оплаты Интернет-трафика).

Четвертая причина -- это возможность стать намного ближе к любому клиенту. Фирма может работать по 8 часов в день и закрываться на выходные, а сайт открыт всегда. Поэтому клиенты будут обращаться к сайту, когда это удобно им. Будет ли от этого прирост продаж и повышение лояльности к компании? Думаю, что да.

Исходя из вышеперечисленных причин, можно сказать, что в наше время сайт - это незаменимая вещь для маркетинга и рекламы. И такой компании, как сеть детских клубов «Юла» не стоит игнорировать Интернет в своей работе.

Стоит также отметить, что для разработки сайта требуются навыки программирования, web-дизайна, а также умение работать с базами данных. Поэтому самостоятельно специалистам отдела маркетинга с такой работой не справится, и требуется помощь квалифицированных специалистов со знанием web-программирования.

Стоимость разработки сайта в специализированных фирмах достаточно высокая, и к тому же они не всегда учитывают специфику и требования заказчика. Поэтому создание сайта сети детских клубов «Юла» директором одного из филиалов будет максимально уместно, ведь именно я работаю в тесном контакте с работниками фирмы, и смогу уделить внимание всем нюансам и создать необходимый сайт.

Обратимся теперь к третьему разделу АИС для сети детских клубов «Юла». Данный раздел называется «пользовательский». Он будет разработан специально для клиентов клуба. Каждому родителю, который заключил договор, выдается логин и пароль для входа в специальный раздел на сайте. После входа клиент видит следующую информацию: задолженность/переплату по занятиям, последние новости, домашнее задание.

Пользовательский раздел сможет упростить устную работу администратора, педагогов и директора ДК «Юла». Ежедневно к работникам поступают следующие вопросы:

-Сколько необходимо заплатить за текущий месяц?

-Что принести с собой на изо-студию?

-Какое домашнее задание на следующий урок театральной студии?

-Какие ближайшие мероприятия у Вас состоятся?

-Как Вы работайте в праздничные дни?

На все вышеперечисленные вопросы и многие другие будет отвечать личный кабинет на сайте. Педагоги и администраторы освободившее время смогут использовать для другой полезной работы.