2. Анализ предметной области

Склад осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции, составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда, разработка расценок на хранение продукции со сторонними организациями, контроль за режимами и способами хранения готовой продукции.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так же показать необходимость автоматизации склада.

Процедура принятия продукции на склад:

Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Формирование документов отчетности о движении продукции на складе: работники в этой сфере собирают все документы, входящие исходящие, все данные учета операций и товаров; обрабатывают их в ручную и формируют документы итоговой отчетности; обрабатывают их в ручную и формируют документы итоговой отчетности.

Как видно из этой ситуации, на складе не автоматизировано ничего, работники проводят все операции учета документов, а так же учета результатов переоценки в ручную, формирование документов отчетности о движении товаров и всех операций на складе так же происходит в ручную. Вся эта рутинная работа с бумагами отнимает очень много времени и сил, и склад работает не достаточно эффективно.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

§ надежность функционирования системы;

§ функциональная полнота системы; быстродействие;

§ минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

В зависимости от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».

Системы автоматизации склада это большие, сложные, высокотехнологические продукты, которые потребуют комплексного внедрения и квалифицированных специалистов для настройки и последующей работы. По сути, необходимо «управлять» системой «управления» складом.