Введение

«Архивы называют хранилищами документальной памяти народа. Документы, которые в них собраны, являются неисчерпаемым источником знаний, свидетельство героического прошлого пашей Родины.

Архивный документ является результатом закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на различных носителях (пергамене, бумаге, пленке и т. д.). Документы широко используются учеными и специалистами народного хозяйства, журналистами и писателями, историками и краеведами. Сотни тысяч советских граждан ежегодно обращаются в государственные архивы с различными запросами.

Архив -- учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Автоматизированная архивная технология рассматривается, как составная часть архивного дела и на современном этапе его развития может быть представлена как совокупность методов и процессов обработки информации, осуществляемых архивными учреждениями с использованием средств электронной вычислительной техники» В.А. Лебедев Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов- М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с..

Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников

на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

«Разработка автоматизированных архивных технологий заключается в том, что компьютеризация архивного дела базируется на Концепции информатизации архивного дела в России и в общеотраслевой Программе информатизации, принятой Государственной архивной службой в 1995 году. В Концепции даются лишь общие ориентиры. Это комплектование архивных фондов, экспертиза ценности и отбора документальных материалов, хранение архивной информации в распределенной базе данных, учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда, автоматизация научно-справочного аппарата, подготовка к изданию архивных справочников и документальных материалов, планирование и учет деятельности и отчетность архивных учреждений. При этом в отношении программного обеспечения говорится с несколько большей определенностью - информационные технологии по основным направлениям деятельности государственных архивов должны быть унифицированными в общеотраслевом масштабе. То есть, архивам не обязательно самим заниматься разработкой основных программ. Программы по учету, контролю за обеспечением сохранности документов, созданию научно-справочного аппарата должны предоставляться Росархивом после одобрения экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива» В.А. Лебедев Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов- М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с..

История создания архивов

«Первые архивы появились практически одновременно с письменностью. До нас дошли достоверные сведения о существовании княжеских и монастырских архивов в Древней Руси, об архивах в других государствах, находившихся в далеком прошлом на территории нашей страны. Они представляли собой собрания правовых актов, приходно-расходных записей и других документов, хранившихся у их владельцев. Такие собрания высоко ценились, передавались по наследству. Использовались они для доказательства имущественных и других прав и привилегий.

Развитие архивы получили в период формирования и укрепления Русского централизованного государства в XV-- XVII вв. Деятельность сложившейся в это время системы приказов (учреждений), занимавшихся конкретными вопросами управления страной, требовала определенной систематизации документов, создания описей к ним. Это способствовало накоплению практических навыков по организации хранения документов» В.А. Лебедев Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с..

«Большое значение для развития отечественного архивного дела имели реформы Петра I. Одним из результатов их явилось оформление архивов в структурные подразделения центральных и местных государственных учреждений, введение должности архивариуса. Тогда же вошел в употребление и термин «архив». Архивные документы использовали не только в целях государственного управления или охраны привилегий правящего сословия, но и в интересах развития исторической науки. Началась публикация документов» В.А. Лебедев Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с..

«В XIX--начале XX вв. архивные документы стали неотъемлемой частью государственного управления и национальной культуры. В это время были созданы фундаментальные научные труды по истории России, продолжалась публикация документов. Появились первые отечественные труды по теории и практике архивного дела, однако ведомственная разобщенность архивов препятствовала дальнейшей работе в этом направлении.

Коренная перестройка архивного дела в нашей стране стала возможной только после Великой Октябрьской социалистической революции. 1 июня 1918 года В. И. Ленин подписал декрет Совета Народных Комиссаров «О реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической Федеративной Советской Республике». В декрете СНК были определены основные принципы архивного строительства в нашей стране: национализация архивов, создание единого государственного архивного фонда, организация использования архивных документов в интересах народа.

Важнейшими из действующих в настоящее время документов, определяющими состав Государственного архивного фонда СССР, принципы его организации и хранения, сеть государственных архивов, порядок использования архивных документов это «Положение о Государственном архивном фонде СССР» и «Положение о Главном архивном управлении», утвержденные Советским правительством 4 апреля 1980 года» В.А. Лебедев Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов- М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с..

«Государственный архивный фонд СССР представляет собой совокупность документов, имеющих научное, политическое, народнохозяйственное, социально-культурное и историческое значение, принадлежащих Советскому государству независимо от их ведомственной принадлежности, времени происхождения, техники и способа воспроизведения информации. Это колоссальный по своему объему информационный массив, в состав которого входят следующие группы документов:

· документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших ранее на территории СССР. А также высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража и прокуратуры. В него входили управления и штабы всех степеней воинских частей, учебных заведений и других учреждений армии и флота, пограничных и внутренних войск организаций и предприятий всех отраслей экономики, науки и культуры, профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций, учреждений религиозных культов (за период, предшествовавший отделению церкви от государства);

· документы отечественных учреждений и предприятий, находящихся или находившихся ранее за границей» В.А. Лебедев Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов- М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с..

Таким образом, актуальность работы заключаются в анализе усовершенствования и развития автоматизированных информационных технологий государственного архива и их применение внутри архива.

Материал исследования - обзор общих сведений о Государственном архиве Тульской области и исследование в области внедрения и разработки автоматизированных технологий в государственном архиве.

Цель курсовой работы:

1. Рассмотреть историю создания Государственного архива Тульской области;

2. Описать нормативную базу ГАТО;

3. Создать структуру ГАТО и рассмотреть каждое подразделение в отдельном контексте;

4. Осуществить обзор сайта Государственного казенного учреждения «Государственного архива Тульской области»;

5. Использовать научно-справочный аппарат государственного архива и найти применение его в информационной сфере.

Задача исследования - провести анализ в области внедрения и распространения автоматизированных технологий на примере Государственного архива Тульской области.

Источниковедческую базу составляют Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002); Закон «об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 года № 5341-1

Структура работы: курсовая работа состоит из содержания, введения, двух глав, заключения, списка литературы.

архив информационный сайт