1.1 Возможности автоматизации процессов управления в образовательном учреждении

Информатизация как одна из ведущих тенденций научно-технического прогресса затрагивает многие стороны жизни современного общества. Интенсивно создаются информационные технологии. Любая наука рассматривается как один из способов накопления, хранения и переработки информации, ее анализа, выработки норм, правил отбора информации, создания методик и методологии конструирования моделей. Нельзя не согласиться с тем, что информатизация - это не просто новая техника, новые способы получения и передачи информации, а принципиально иная культура, которая приходит сегодня на смену уходящей в прошлое культуре ручного письма и печатного станка. Вместе с тем, федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» даёт следующее определение информатизации: «информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов» [34].

Относительно широкое определение понятия «информатизация» дал в своих публикациях А.П.Ершов. Он писал, что «информатизация - это комплекс мер, направленный на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех общественно значимых видах человеческой деятельности» [3]. В то же время, по заключению ЮНЕСКО, информатизация - это широкомасштабное применение методов и средств сбора, хранения и распространения информации, обеспечивающей систематизацию имеющихся и формирование новых знаний, и их использование обществом для текущего управления и дальнейшего совершенствования и развития.

Как известно, следствием информатизации общества явилась необходимость информатизации образования, поскольку эти процессы взаимосвязаны: информатизация любой сферы жизни общества требует качественных специалистов, а приобрести качественное образование в информационном обществе можно только благодаря изучению информационных технологий и их использованию при подготовке специалистов.

Информатизация образования является не только необходимым условием успешного развития системы образования, но и важным фактором достижения ее главных целей - повышения уровня образованности и воспитанности людей, формирования у них нового научного мировоззрения, которое должно соответствовать условиям и проблемам развития общества в XXI веке. В Концепции информатизации сферы образования РФ дано следующее определение: «Информатизация образования понимается как процесс, направленный на реализацию замысла повышения качества содержания образования, проведение исследований и разработок, внедрение, сопровождение и развитие, замену традиционных информационных технологий на более эффективные во всех видах деятельности в национальной системе образования России». Информатизация является одним из важнейших инструментов содержательной, методологической и организационной перестройки образования с целью повышения его эффективности и приближения к реалиям современной жизни.
Информатизация образования на практике невозможна без применения специально разработанных компьютерных аппаратных и программных средств. Средствами информатизации образования называются компьютерное аппаратное и программное обеспечение, а также их содержательное наполнение, используемые для достижения целей информатизации образования [24].

Анализируя информационные потоки в сфере образования, можно констатировать явное несоответствие между постоянно увеличивающимся объемом информации и существующей на сегодняшний момент практикой ее обработки, анализа и структурирования. На сегодняшний день важна своевременная качественная и оперативная обработка информационных потоков, что возможно благодаря автоматизации. Новая экономическая энциклопедия дает следующее определение автоматизации: «автоматизация - это использование технических средств в системе управления без непосредственного участия человека в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов и информации».

Сегодня нельзя с полной уверенностью назвать сферы жизни и деятельности человека, которые рано или поздно будут автоматизированы. Человек совершенствуется вместе с технологиями, становится свободнее; техника высвобождает в его жизни место и время для более совершенных помыслов. Все это стало возможным в очень короткие по историческим меркам сроки. Компьютерные технологии постепенно проникают в такие области деятельности, которые еще недавно казались доступными исключительно человеческому духу, в том числе деятельность образовательную [24].

В настоящее время рациональное использование компьютерной техники в управлении системой образования нашло широкое применение и приобретает все большее значение в управлении учебно-воспитательным процессом образовательного учреждения. Здесь можно выделить несколько областей конкретных применений средств ИКТ (информационных и коммуникационных технологий) [16]:

ведение делопроизводства;

ведение кадровых дел сотрудников;

ведение личных дел обучаемых;

составление расписания;

тестирование, диагностика, контроль;

учет успеваемости;

информационно-методическое обеспечение;

информационное взаимодействие в локальных и глобальных сетях.

В условиях информатизации перечисленные направления деятельности могут быть автоматизированы с использованием соответствующей программно-аппаратной поддержки. В современных образовательных учреждениях разрабатываются и используются различные системы и информационные среды, нацеленные на поддержку педагогического процесса.

В рамках данного контекста приведем определение автоматизации управления, которое дает нам современный экономический словарь. Автоматизация управления - это автоматизация, направленная на использование компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации в управлении производством, экономикой [14].

На основе данного определения и анализа современных исследований в области информатизации системы образования мы понимаем автоматизацию управления учебно-воспитательным процессом как процесс, направленный на использование новых информационных технологий в управлении учебно-воспитательным процессом с целью повышения его эффективности, интенсификации принятия и реализации управленческих решений.

На наш взгляд, без применения новых информационных технологий в современных условиях невозможно совершенствование управления. Интернет-университет информационных технологий по адресу www.intuit.ru раскрывает новые информационные технологии как информационные технологии, базирующиеся на новых, инфологических и компьютерных средствах получения, хранения, актуализации информации, знаний [35].

Проводя анализ литературы по проблеме исследования, мы заметили, что в области автоматизации управления учебно-воспитательным процессом учебных заведений среднего профессионального образования нет стандартных подходов и разработанных алгоритмов. Исходя из нашего исследовательского интереса, мы выделим два принципа автоматизации управления учебно-воспитательным процессом [9]:

принцип «первого руководителя»;

создание необходимой восприимчивости инженерно-педагогических работников к широкому использованию компьютеров в обучении, воспитании и управлении.

Первый принцип говорит о том, что успех возможен только в случае решительной поддержки со стороны руководителя образовательного учреждения.

Прежде чем приступить к решению проблемы, руководителю необходимо начать с организационных вопросов [19]:

уточнить, какие аспекты управления необходимо автоматизировать;

определить состав должностных лиц образовательного учреждения, которые будут непосредственно отвечать за тот или иной аспект автоматизации;

определить состав программного обеспечения, конфигурацию персональных компьютеров и его периферийных устройств, необходимых для обеспечения автоматизации выбранных аспектов управления;

решить вопрос о целесообразности объединения компьютеров на рабочих местах в локальную сеть.

Второй принцип автоматизации - первооснова для успешного внедрения компьютера в управленческую деятельность. Поскольку применение компьютерных технологий становится одним из важнейших путей повышения эффективности управленческой деятельности, позволяет упростить, облегчить, интенсифицировать труд [19].

Необходимо отметить и то, что в последнее время наблюдается тенденция использования Интернет разными категориями пользователей. С одной стороны, учебные заведения всех уровней, федеральные и региональные органы управления образованием ведут активные работы по созданию и наполнению сайтов, на которых собрана самая различная информация о данном учебном заведении, региональных центров информатизации образования, образовательных порталов. С другой стороны, все большее количество преподавателей и других категорий работников сферы образования, учащихся и их родителей, становятся пользователями глобальной сети. Современные подходы к использованию Интернет-технологий предполагают реализацию информационного взаимодействия участников образовательного процесса, доступ современных пользователей ко всем ресурсам глобальных телекоммуникаций.

Создание непосредственного сетевого онлайнового общения позволит обеспечить доступность процессов управления изменениями в образовании не только группе руководителей, но и всему педагогическому составу и родителям. Организация конференций по актуальным проблемам образования, проведение сетевой дискуссии приобщит более широкий круг субъектов образования к обсуждению вопросов качества образования, воспитания и развития студентов, а руководители учебных заведений могут получить независимую информацию и разнообразные суждения по поводу улучшения качества образования или проблем, которые оказались вне поля зрения руководителей и педагогов [36].

Использование новых информационных технологий и ресурсов Интернет требует от педагогов и других участников учебно-воспитательного процесса высокой степени профессиональной компетентности. Педагог сегодня должен обладать так называемой «двойной компетенцией», т.е. помимо сугубо традиционных профессиональных знаний иметь современные знания и навыки работы с информационными технологиями, высокую информационную культуру.

На портале «Информационно-коммуникационные технологии в образовании» по адресу www.ict.edu.ru проводился опрос, позволяющий выявить, почему так трудно и медленно идет процесс внедрения современных информационных и коммуникационных технологий в образование [37].

Отсюда делаем вывод первый - все определяется личностью педагога и его мотивами, а не видом и количеством техники; и вывод второй - необходимо создание в учебном заведении особых условий, чтобы преподаватель захотел и смог применить (или получить) компьютерные знания в своей педагогической деятельности.

В настоящее время в системе образования сложились основные направления применения в учебно-воспитательном процессе новых информационных технологий, среди которых использование автоматизированных систем управления; использование экспертных систем и систем поддержки принятия решений; освоение информационных технологий с ориентацией на дальнейшее применение в профессиональной деятельности.

Проведенный нами анализ литературы, посвященной вопросам автоматизации, показал, что существующие системы автоматизации управления предназначены для поиска и представления необходимой информации, обработки полученной информации (программа может строить графики успеваемости, представлять результаты учебного процесса в виде таблиц и графиков, проводить статистическую обработку полученных данных) в целях интеллектуального обеспечения процесса принятия управленческого решения [19][24][31].

Кроме того, в рамках нашего исследования мы хотели бы подчеркнуть всю значимость автоматизации управления учебно-воспитательным процессом. Еще академик В.М.Глушков отмечал , что «...способности человека к переработке информации ограничены. Именно автоматизированные системы управления являются тем новым инструментом, который в тесном взаимодействии с развивающимися в течение многих тысячелетий инструментами организационного и экономического характера может помочь преодолеть второй информационный барьер - суммарную сложность задач управления» [17]. Именно поэтому так остро на повестке дня стоят задачи внедрения автоматизированных систем управления в сфере образования, а главное - подготовки работников образования к применению этих систем в профессиональной деятельности.
Для решения дальнейших задач нашего исследования нам необходимо выяснить сущность системы управления учебно-воспитательным процессом, поскольку учебное заведение среднего профессионального образования является сложной целостной системой с четкой структурой. В связи с этим, в следующем параграфе мы рассмотрим управление учебно-воспитательным процессом как компонент педагогической системы, функции и принципы управления, а также структуру системы управления учебно-воспитательным процессом учебного заведения среднего профессионального образования

Кроме всего этого в наше время появилась новая задача: автоматизация управления процессов образования. Данной задаче служат так называемые автоматизированы системы управления (АСУ) [33].

Цели появления на рынке любого программного продукта, позволяющего автоматизировать процесс управления учебным заведением: во-первых, облегчить и упростить деятельность администраторов и учителей, с тем чтобы сократить затраты времени на выполнение рутинных операций и увеличить количество времени, отведенного непосредственно на процесс обучения; во вторых, сформировать информационную инфраструктуру учреждения; в-третьих, собирать, обрабатывать и анализировать информацию о ходе учебного процесса и принимать обоснованные решения по управлению учреждением, а самое главное -- сформировать информационное образовательное пространство школы, организовать информационное взаимодействие между всеми сотрудниками учебного заведения и органами управления образованием всех уровней.

Представленные на отечественном и зарубежном рынке программные продукты -- это комплексы программ, включающих в себя автоматизированные информационно-аналитические системы для директора, заведующего учебной частью (завуча), учителя, работников школьной библиотеки, медицинского персонала школы и сотрудников бухгалтерии. Выделим основные функциональные возможности ряда отечественных и зарубежных программных продуктов, программных и программно-аппаратных решений для сферы образования.

1.2 Обзор современных автоматизированных систем управления образованием

В настоящее время на рынке информационных систем позиционируются продукты, имеющие аналогичные с разрабатываемой ИС объекты автоматизации: колледж, учебное заведение, ВУЗ. Рассмотрим подробнее данные продукты и приведем их основные особенности.

АСУ "Колледж"

Концепция АСУ УП «Колледж» была предложена в конце 90-х годов, примерная работоспособная версия создана в 2000 году, а реально работающая система появилась в 2001 году. С 2002 года в ТПК в полном режиме работают и продолжают развиваться модули: «Отделение», «Отдел кадров», «Учебная часть», «Библиотека», «Тестирование» [28].

АРМ “Отдел кадров”

предназначен для автоматизации процесса учета сотрудников колледжа и получения различной статистической информации о количестве, положении сотрудников согласно штатному расписанию. Полностью автоматизирован процесс перемещений по занимаемым должностям.

АРМ “Учебная часть”

- это мощный инструмент контроля за ходом учебного процесса. При помощи этого программного обеспечения можно получить достоверную картину по количеству проведенных часов данным преподавателем, в данной группе (это формы №2 и №3), графики учебного процесса конкретных групп. Кроме этого, можно получать списки ежедневного изменения расписания занятий и другие документы. Для корректировки учебного процесса существует раздел «Замены», в котором программа помогает подобрать предмет и преподавателя для проведения занятий в группе с учетом вычитанных часов и учебного плана.

АРМ “Отделение”

предназначен для автоматизированного учета студентов колледжа. Предусмотрена автоматическая сортировка списков студентов по заданному шаблону поиска, учет оплаты за обучение, учет перемещений из группы в группу. Предусмотрен вывод на печать семестровой ведомости списка группы, списков студентов группы для журналов, печать справок для военкоматов, печать выписок к дипломам.

АРМ “Библиотека”

позволяет систематизировать ведение книжного фонда. На его основе реализован поиск нужной книги по различным критериям с любого компьютера колледжа. Активно идет разработка реализации повседневного контроля “движения” фонда - учет выдачи книг.

АРМ “Тестирование”

помогает строить картину успеваемости в разрезе предметов, преподавателей, учебных групп. В общем доступе находятся множество унифицированных по формату и интерфейсу тестов по различным предметам. Тесты имеют гибкую систему настройки. Любой студент может проверить свои знания по любому предмету. В режиме тренировки программа не ограничивает тестируемого по времени и сообщает оценку, не занося ее в отчет. В режиме проверки результаты тестов заносятся в общую базу данных для анализа и обработки. При этом данные студента (фамилия, имя, группа) однозначно соответствуют его сетевому имени, т.е. для работы достаточно зарегистрироваться в сети и запустить тест - все остальное система “узнает” сама. Таким образом, в любой учебный день можно осуществлять мониторинг знаний по конкретному предмету любой группы, так как преподаватель может ограничить количество выдаваемых вопросов в соответствии с пройденным на данный момент материалом [28].

АСУ «Учебное заведение»

Программный комплекс “Автоматизированная система управления учебным заведением” представляет собой множество связанных между собой программ, обеспечивающих управление вузом в едином информационном пространстве, и включает в себя модули, работающие в среде Windows (учебный модуль, деканат, абитуриент, методический отдел, отдел кадров и т.д.) и WEB портал (отображение расписания занятий, успеваемости, учебных планов, начислений оплат за общежитие, контроль оплат за обучение и общежитие, тестирование студентов, запись студентов на изучение дисциплин т.д.). Вся информация хранится в одной общей базе данных [29].

Основными отличительными характеристиками комплекса, является наличие инструмента самостоятельного создания различных печатных форм и статистических экранных форм, что делает автоматизированную систему управления учебным заведением почти не зависимой от фирмы разработчика. Существующие функциональные возможности, как показала практика и анализ, позволяют охватить фактически все индивидуальные особенности вузов без программной доработки кода. Комплекс также позволяет создавать и учитывать индивидуальные траектории обучения студентов, в том числе через Internet.

Информация представленная на сайте позволяет:

просмотреть перечень решаемых задач и основные функциональные возможности;

получить доступ к библиотеке печатных форм, а также просмотреть примеры сформированных форм (раздел находится на этапе наполнения);

просмотреть список (историю) изменений и добавлений в различных модулях комплекса, а также скачать последнюю версию программы (доступно только зарегистрированным пользователям);

скачать инструкцию пользователя с добавлениями и изменениями (доступно только зарегистрированным пользователям).

АСУ «ВУЗ»

Программный продукт автоматизированной системы управления вузом (АСУ ВУЗ) «Universys WS 3.5» является программной платформой для создания и функционирования проектов АСУ ВУЗ для образовательных учреждений и организаций [27].

Проекты, созданные на его базе состоят из следующих типовых модулей - виртуальных разделов:

электронный ректорат;

электронный деканат;

электронная учебно-методическая часть;

электронная канцелярия;

электронный отдел кадров;

электронная приемная комиссия;

электронная бухгалтерия;

электронная библиотека;

электронный кабинет преподавателя;

электронные личные кабинеты студентов.

ПП «Universys Web Server» представляет собой программный комплекс, состоящий из базы данных (БД) и программного обеспечения Web - интерфейса системы.

Проекты, построенные на базе ПП «Universys Web Server» позволяют автоматизировать следующие основные деловые процессы образовательного учреждения:

маркетинговое управление;

управление заказами образовательных услуг;

финансовый учет и планирование;

учебный процесс;

документооборот;

оперативную отчётность;

управление персоналом.

Проекты на базе ПО АСУ ВУЗ "Universys Web Server" становятся особенно полезными в случаях, если у образовательного учреждения:

сложная организационная структура;

имеются удалённые подразделения и филиалы;

численность обучающихся более 500 человек;

имеется широкое разнообразие предметов и методов обучения, которые с течением времени изменяются (совершенствуются);

существует заочная форма обучения, позволяющая использовать дистанционные технологии обучения.

В данном параграфе представлены наиболее распространенные и популярные автоматизированные системы управления. Они отвечают общим требованиям к функциональности, которую должна иметь система по управлению учебным заведением. Но определить какая из них является лучшей по определению невозможно. Причиной этому является то, что каждая система создавалась для работы с определенным типом образовательного учреждения, например, АСУ «ВУЗ» для работы в высшем учебном заведении, а АСУ «Колледж» соответственно для колледжей и училищ. Поэтому их нельзя сравнивать и говорить какая из систем является лучшей.

Также хочется отметить, что в последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы, адаптированные под конкретное образовательное учреждение. Не смотря на отсутствие массовости, такие системы обладают рядом преимуществ, которые позволяют обретать все большую популярность. Главным преимуществом здесь является адаптация системы под конкретное учебное заведение. Например, такой крупный вуз как МГУ имеет сложную структуру, которую не сможет отразить система ориентированная на среднестатистический вуз, образ которого был создан коммерческой компанией по своему видению данного вопроса. В тоже время небольшие структурные подразделения вуза, например филиал, нуждаются в совершенно иных системах автоматизации, нежели управляющие ими вузы, так как в них отсутствует часть свойств которые присущи только вузам, но присутствует ряд свойств присущих только филиалу. Все это значительно осложняет выбор решения проблемы автоматизации для конкретного учебного заведения [27].