1. Звіти в Microsoft Access

Розташовуючи базою даних, можна роздрукувати будь-яку таблицю, чи запит форму. Однак результати друкування не будуть виглядати професійно, тому що ці інструменти не призначені для друкування. За допомогою звіту можна одержати результати у високоякісному варіанті. У Access звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виводу на друк. Але на відміну від форм звіти не призначені для виводу у вікні, а призначені тільки для друку, тобто створюють не екранні, а друковані документи.

При створенні звіту Access завжди оперує тільки з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно обєднати інформацію з декількох таблиць і (чи) запитів в одному звіті, то колись варто зібрати бажані дані в новому запиті.

Звіти є ефективним засобом подання даних на папері або на екрані. Більшість звітів приєднані до однієї або кількох таблиць та звітам бази даних. Джерелом записів звіту являються поля в базових таблицях і запитах.

Результатом створення звіту може бути будь-який вид текс того документа, наприклад: поштова наклейка, діаграма як графічний засіб предявлення результатів обчислень, таблична форма з результатами обчислень та графічним оформленням (емблемами, логотипами, декоративними лініями тощо) .

Перед створенням звіту необхідно продумати, які вихідні дані він буде містити та які обчислення необхідно виконати.

Основні розділи звіту

Заголовок - виводиться на першій сторінці звіту.

Верхній колонтитул - виводиться у верхній частині кожної сторінки.

Область даних - містить записи таблиці або запиту.

Нижній колонтитул - виводиться в нижній частині кожної сторінки. Примітка - виводиться на останній сторінці звіту.