logo
Polnaya_metodichka_med_13

Microsoft Office Access 2007

  • Microsoft Office Access 2007, профессиональная система управления базами данных (СУБД). В данном случае идет речь о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливаются связи. Благодаря подобным базам вы получите возможность накапливать и систематизировать самую различную информацию, искать и сортировать объекты в соответствии с выбранными (либо заранее заданными) критериями, создавать формы для ввода данных, а также генерировать на основании имеющихся записей изысканно оформленные отчеты.

  • Любая база данных представляет собой набор структур, предназначенных для хранения больших объемов информации, а так же совокупность программных модулей, осуществляющих управление данными. Под управлением данными подразумевается выборка, сортировка, вывод, а так же иные подобные действия.

  • Основы баз данных

  • Как и в любой другой СУБД, в Access 2007 данные организуются в форме таблиц, представляющих собой наборы строк и столбцов (здесь просматривается аналогия с книгами Microsoft Office Excel 2007). Простейшая база данных, например, список студентов вашей кафедры (рис. 4.1), может включать единственную таблицу. Другие реальные базы данных являются более сложными и содержат несколько таблиц. Так, например, к таблице со списком студентов может быть добавлена таблица, включающая количество пропусков занятий, а так же количество баллов, набранных за семестр.

    1. № П/п

    1. ФИО

    1. Телефон

  • Рис. 4.1. Простейшая база данных может включать единственную таблицу

  • Как упоминалось выше, строки, образующие таблицы, называются также записями, а столбцы таблицы именуются полями. Как видите, записи хранят полные сведения о каком-либо объекте, а поле является минимальной структурной единицей, входящей в состав записи.

  • Методы проектирования баз данных

  • Процесс создания базы данных, как впрочем, любой другой производственный процесс, основан на определенных принципах:

    • Во-первых, при создании базы данных следует исключать повторяющиеся данные (устранять избыточность данных), поскольку они занимают дефицитное место на диске, замедляют скорость вычислений, а также повышают вероятность возникновения ненужных ошибок.

    • Во-вторых, корректное функционирование базы данных возможно только в том случае, если вы поставляете ей правильные и полные данные. Если это условие не выполняется, отчеты агрегирующие данные, будут выводить некорректную информацию.

    1. Поэтому в процессе проектирования базы данных следует придерживаться следующих рекомендаций:

    • распределяйте данные по отдельным таблицам для сокращения объема повторяющихся данных;

    • поддерживайте и отслеживайте точность и целостность данных;

    • сохраняйте единство требований к обработке данных и созданию отчетов.