Обмен данными между программными продуктами ms Word и ms Excel

Программы Word и Excel являются представителями одного и того же пакета программ MS Office. Именно поэтому достаточно просто производить обмен данными между ними.

Различают внедренные и связанные объекты.

Внедренные объекты: при внедрении объекта, например таблицы из Excel в Word, она становится частью файла Word, которая не имеет связи с исходным файлом. При изменении этой таблицы в Excel, в Word изменений не происходит.

Связанные объекты: при вставке связанного объекта, например, таблицы из Excel в Word, эта таблица хранится в исходном файле (в Excel), а в Word хранится только информация о расположении файла, и он отображает эту информацию. При изменении исходного файла происходит обновление и связанного объекта.

Внедренные и связанные объекты удобно использовать, если расчеты выполняются, например, в Excel, а написание отчета происходит в Word.

Внедрение таблицы

• Откройте MS Word и введите текст «В таблице представлены данные о сотрудниках ООО «Символ»»

• Данные по сотрудникам возьмем из файла Excel «Сотрудники» из предыдущего задания. Откройте файл «Сотрудники» на листе «Сортировка».

• Выделите всю таблицу и на вкладке Главная нажмите кнопку Копировать.

• Через панель задач вернемся в файл MS Word. На вкладке Главная в группе Буфер обмена разверните выпадающее меню Вставить и выберите команду Специальная вставка.

Рисунок 46. Специальная вставка

• В окне оставьте галочку «Вставить», выберите Лист Microsoft Office Excel 2007 (объект) и нажмите ОК.

Для того, чтобы редактировать вставленную таблицу или пользоваться инструментами и командами Excel, не нужно открывать Excel. Он автоматически откроется при выполнении на таблице двойного щелчка мыши. При этом лента инструментов Word заменится на ленту Excel.

Отредактируйте внедренную таблицу следующим образом:

Для шапки таблицы сделайте заливку желтым цветом, а фамилии сотрудников выделите жирным и курсивом.

Чтобы вернуться обратно в word и закончить редактирование внедренного объекта щелкните мышью в любом месте документа вне области данного объекта.

Сохраните этот файл под именем «Внедрение».

Связывание объекта

Выполним тоже упражнение, только сейчас увяжем объект.

• Создайте новый файл в Word.

• Введите первую строку текста: «В таблице представлены данные о сотрудниках ООО «Символ»»

• Откройте файл «Сотрудники» выделите таблицу на листе «Сортировка» и скопируйте ее в буфер обмена.

• Через панель задач вернемся в файл MS Word. На вкладке Главная в группе Буфер обмена разверните выпадающее меню кнопки Вставить и выберите команду Специальная вставка.

• На этот раз передвиньте галочку на «Связать», выберите Лист Microsoft Office Excel 2007 (объект) и нажмите ОК.

• Вернитесь в файл Excel и исправьте заработную плату сотрудника Бородулина М.Г. с 21 000 на 61 000, перейдите в Word и убедитесь, что в связанном объекте изменения произошли автоматически!.

• Сохраните файл в Вашей под именем «Связывание»