1.4 Структура електронних таблиць

Файл, створений засобами MS Excel, прийнято називати робочою книгою. Робочих книг створити можна стільки, скільки дозволить наявність вільної пам'яті на відповіднім обладнанні пам'яті. Відкрити робочих книг можна стільки, скільки їх створене. Однак активною робочою книгою може бути тільки одна поточна (відкрита) книга.

Робоча книга являє собою набір робочих аркушів, кожний з яких має табличну структуру. У вікні документа відображається тільки поточний (активний) робітник аркуш, з яким і ведеться робота. Кожний робочий аркуш має назву, яка відображається на ярличку аркуша в нижній частині вікна. За допомогою ярличків можна перемикатися до інших робочих аркушів, що входять у ту ж робочу книгу. Щоб перейменувати робочий аркуш, треба двічі клацнути мишкою на його ярличку й замінити старе ім'я на нове або шляхом виконання наступних команд: меню Формат, рядок Аркуш у списку меню, Перейменувати. А можна й, установивши покажчик мишки на ярлик активного робочого аркуша, клацнути правою кнопкою миші, після чого в контекстному меню, що з'явився, клацнути по рядкові Перейменувати й виконати перейменування. У робочу книгу можна додавати (вставляти) нові аркуші або видаляти непотрібні. Вставку аркуша можна здійснити шляхом виконання команди меню Вставка, рядок Аркуш у списку пунктів меню. Вставка аркуша відбудеться перед активним аркушем. Виконання вищевикладених дій можна здійснити й за допомогою контекстного меню, яке активізується натисканням правої кнопки мишки, покажчик якої повинен бути встановлений на ярличку відповідного аркуша. Щоб поміняти місцями робітники аркуші потрібно покажчик мишки встановити на ярличок переміщуваного аркуша, нажати ліву кнопку мишки й перетягнути ярличок у потрібне місце.

Робочий аркуш (таблиця) складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені прописними латинськими буквами й, далі, двох літерними комбінаціями. Усього робочий аркуш містить 256 стовпців, пойменованих від A до IV. Рядки послідовно нумеруються числами від 1 до 65536.

На перетинанні стовпців і рядків утворюються комірки таблиці. Вони є мінімальними елементами, призначеними для зберігання даних. Кожне комірка має свою адресу. Адреса комірки складається з імені стовпця й номера рядка, на перетинанні яких розташовано комірка, наприклад, A1, B5, DE324. Адреси комірок використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних комірках. У теперішній момент часу активної може бути тільки одне комірка, яке активізується клацанням мишки по ній і виділяється рамкою. Ця рамка в Excel відіграє роль курсору. Операції введення й редагування даних завжди проводяться тільки в активній комірці. На дані, розташовані в сусідніх комірках, що утворюють прямокутну область, можна посилатися у формулах як на єдине ціле. Групу комірок, обмежену прямокутною областю, називають діапазоном. Найбільше часто використовуються прямокутні діапазони, що утворюються на перетинанні групи рядків, що послідовно йдуть, і групи стовпців, що послідовно йдуть. Діапазон комірок позначають, указуючи через двокрапку адреса першого комірки й адреса останньої комірки діапазону, наприклад, B5:F15. Виділення діапазону комірок можна здійснити протяганням покажчика мишки від одного кутового комірки до протилежного комірки по діагоналі. Рамка поточної (активної) комірки при цьому розширюється, охоплюючи весь обраний діапазон.

Для прискорення й спрощення обчислювальної роботи Excel надає в розпорядження користувача потужний апарат функцій робочого аркуша, що дозволяють здійснювати практично всі можливі розрахунки.

У цілому MS Excel містить більш 400 функцій робочого аркуша (вбудованих функцій). Усі вони відповідно до призначення діляться на 11 груп (категорій):

1. фінансові функції;

2. функції дати й часу;

3. арифметичні й тригонометричні (математичні) функції;

4. статистичні функції;

5. функції посилань і підстановок;

6. функції баз даних (аналізу списків);

7. текстові функції;

8. логічні функції;

9. інформаційні функції (перевірки властивостей і значень);

10. інженерні функції;

11. зовнішні функції.

Запис будь-якої функції в комірку робочого аркуша обов'язково починається із символу рівно (=). Якщо функція використовується в складі якої-небудь іншої складної функції або у формулі (мега формули), то символ рівно (=) пишеться перед цією функцією (формулою). Звертання до будь-якої функції проводиться вказівкою її імені й наступного за ним у круглих дужках аргументу (параметра) або списку параметрів. Наявність круглих дужок обов'язково, саме вони служать ознакою того, що використовуване ім'я є іменем функції. Параметри списку (аргументи функції) розділяються крапкою з коми (;). Їхня кількість не повинна перевищувати 30, а довжина формули, що містить скільки завгодно звертань до функцій, не повинна перевищувати 1024 символів. Всі імена при записі (уведенні) формули рекомендується набирати малими літерами, тоді правильно введені імена будуть відображені прописними буквами.