Возникновение и развитие информационных технологий «Электронный офис»

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

Рис. 1. Компоненты электронного офиса

Основными компонентами деятельности электронного офиса являются:

1) сбор и регистрация входящей информации офиса. Данная информация сохраняется в БД офиса. В крупных организациях, обрабатывающих большие объемы информации, могут быть сформированы банки данных (хранилище данных);

2) обработка входящих данных, их анализ, формирование информационных продуктов. Входящая необработанная информация должна быть сохранена и передана по назначению;

3) передача сформированных информационных продуктов внешним и внутренним пользователям.

Современный офис широко использует возможности локальных компьютерных сетей, которые позволяют перейти на полный электронный документооборот, т.е. информация получается, хранится и передается в виде электронных документов.

Современное российское законодательство придает электронному документу юридическую силу, равную бумажному документу. Юридическая сила электронного документа устанавливается с помощью кода, формы документа, № документа, дата создания документа и электронно-цифровая подпись.

Выделяют 5 тенденций развития информационных технологий.

1) Усложнение информационных продуктов и возрастание их роли. В современной экономике финансовое состояние организации во многом зависит от принимаемых в ней управленческих решений. Основой для принятия управляемого решения являются информационные продукты организации (отчеты, результаты исследований, планы развития, результаты анализа и т.д.). Для формирования качественного продукта необходимо использовать наиболее современные ИТ. Современные программы оснащаются мощным математическим аппаратом, средствами анализа, планирования, оптимизации, а также средствами выхода в глобальные сети.

2) Обеспечение совместимости (интегрированности) ИТ. В последнее время большой популярностью пользуются интегрированные пакеты пользовательских программ.

3) Ликвидация промежуточных звеньев. Современные ИТ, автоматизируя задачи управления, устраняет тем самым управленцев среднего и низшего звена, а также сокращение управленческих штатов.

4) Глобализация – это общая тенденция мировой экономики. Проявляется как развитие глобальных сетей, глобальных БД, как повсеместное использование единых программ.

5) Конвергенция, т. е. стирание различий между сферами материального и информационного пространства, а также увеличение информационной составляющей в материальном продукте. Продукции развитых стран на долю материальных составляющих приходится 10-20% стоимости товаров.