ne99_2 / СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД)

2.3. Электронная таблица Microsoft Excel.

Сразу после своего появления в 1985 году Microsoft Excel получила признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. На сегодняшний день вопреки всем стараниям соперников Excel остается лидером. Рассмотрим возможности работы с табличной базой данных на примере этой электронной таблицы. В других электронных таблицах создание табличной базы данных и работа с ней во многом аналогична работе с базой данных в Excel.

В Excel для табличной базы данных используется термин список. Список является аналогом таблицы реляционной базы данных, строки списка соответствует записям базы данных, столбцы списка - полям записи. Список - прямоугольная область ячеек, в которой строки электронной таблицы, содержат подобные по типу данные. Во всех строках списка одинаковое использование столбцов - все ячейки в столбце содержат один и тот же формат. Верхняя строка списка содержит имена (названия) столбцов Название может состоять из нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке. Приведем некоторые полезные рекомендации, которые следует учитывать при работе со списками:

устанавливайте один и тот же формат для каждой записи данных в столбце;

избегайте ввода пробелов в начале содержимого ячейки, так как они приведут к неправильной сортировке;

создавайте на листе только один список, т. к. ряд функций управления списком может работать только с одним списком в листе;

оставляйте одну полностью пустую строку и один столбец между списком и другими данными, чтобы помочь системе правильно выделить список.

2.3.1. Запуск Microsoft Excel.

Нажмите кнопку Пуск на панели задач Windows. Для запуска Excel выберите команду Программы в меню Пуск, а затем - Microsoft Excel. После этого Excel откроет и выведет на экран пустую книгу.

После запуска Microsoft Excel экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панели инструментов, строку формул и строку состояния. Все вместе эти пять областей называются рабочей областью Excel.

2.3.2. Создание рабочей книги.

Рабочая книга - наиболее распространенный способ хранения информации в среде Excel в виде файла с расширением .XLS.

Для создания рабочей книги используется команда ФАЙЛ, Создать. Структура рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задается по умолчанию, либо его параметры задаете вы.

Рабочая книга может содержать расположенные в произвольном порядке 255 листов следующих типов:

рабочий лист;

лист с диаграммой;

модуль Visual Basic;

диалог;

лист макросов Microsoft Excel 4.0;

международный лист макросов Microsoft Excel 4.0.

На одной рабочей странице в вашем распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв латинского алфавита следуют комбинации букв от AA, AB, и т. д. до IV. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени столбца и номера строки. В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы. Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Они могут содержать константы, ссылки на ячейки (адреса или имена), функции, операторы.

В упрощенном виде рабочая страница представлена на рис. 1.

	A	B	C	D	E	G	E	F
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Рис. 1. Общий вид рабочей страницы.

Первое, что нужно сделать - создать новую рабочую книгу. При этом возможны два варианта:

1 вариант: Входите в среду Excel и переименовываете новую стандартную книгу со стандартным именем Book (номер) с помощью команды ФАЙЛ, Сохранить как.

2 вариант: На экране отображена созданная ранее книга с уникальным именем. В этом случае для создания новой книги со стандартным именем Book (номер) воспользуйтесь командой ФАЙЛ, Создать.

Команда ФАЙЛ, Сохранить как является, по сути, средством копирования файлов. По этой команде закрывается старый файл без модификации содержимого и открывается созданный (копия старого), в котором будут зафиксированы все изменения, сделанные в течение текущего сеанса работы.

3. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ

MICROSOFT EXCEL

3.1. Разработка проекта базы данных.

Каждую базу данных следует строить вокруг некоторого набора задач или функций. Определим задачу, для которой нужно создать базу данных: получить информацию о студентах, обучающихся в данном учебном заведении.

Первый этап в создании таблицы базы данных - планирование или проектирование. При этом необходимо учесть следующие моменты:

какие поля должны содержать таблицы базы данных?
какими должны быть имена полей? Имена должны описывать содержащуюся в поле информацию и в то же время быть максимально короткими;
как должны быть организованы поля? Другими словами, каким должен быть порядок слева направо полей в базе данных.

Попробуем ответить на эти вопросы. Запись о студенте должна содержать следующую информацию: номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Мы определили перечень полей, которые должна содержать таблица базы данных.

Каждому полю таблицы присвоим уникальное имя. Сведем все результаты проектирования в таблицу 1.

Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ

Поле	Тип поле	Размер поля
Номер	Текстовое	5
Фамилия	Текстовое	15
Имя	Текстовое	10
Отчество	Текстовое	15
Пол	Текстовое	1
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое	3

При выполнении самостоятельного задания первый шаг- проектирование базы данных. Результаты проектирования должны быть сведены в таблицу (пример: таблица 1). При проектировании необходимо учесть следующее:

Содержание