3.2 Автоматизированные информационные технологии для фазы учета

3.2.1 Организация и технология автоматизированной обработки учетной информации

Автоматизированные информационные технологии в фазе учет позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматическое получение данных, необходимых, как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и статистической отчетности, а также для контроля за ходом производства. В условиях использования автоматизированных информационных технологий появляется возможность осуществлять посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления на предприятии.

Автоматизированные информационные технологии учета – система взаимодействия персонала, программных и технических средств обеспечивающая автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.

Ведение бухгалтерского учета выполняется бухгалтерами, учетчиками и т.д. на основе учетной политики предприятия. Учетная политика предприятия – это совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

В учетной политике организации утверждаются:

• план счетов бухгалтерского учета;

• формы документов, в том числе для внутренней бухгалтерской отчетности;

• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

• методы оценки активов и обязательств;

• правила документооборота и технология обработки учетной информации;

• порядок контроля за совершением хозяйственных операций и др.

На основе учетной политики предприятия строятся модели бухгалтерского учета.

Модель учета

Модель учета строится на основе организации синтетического и аналитического учета и структурной организации рабочего плана счетов.

План счетов бухгалтерского учета – это систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета. Стандартный план счетов бухгалтерского учета является основой для формирования рабочего плана счетов предприятия.

Для программной реализации алгоритмов бухгалтерского учета используются следующие признаки счетов:

• тип сальдо для балансовых счетов (активны, пассивны, активно - пассивный);

• периодичность, алгоритм закрытия счета (ежемесячно, ежеквартально, один раз в год);

• валютный учет на счете;

• количественный учет на счете

• структура кода счета;

• принадлежность к группе, подгруппе счетов или разделу плана и т.д.

Автоматизированные системы учета позволяют использовать различные рабочие планы счетов, программным способом устанавливая между счетами различных планов соответствие.

Бухгалтерский учет обеспечивает синтетический и аналитический учет. Синтетический учет - это обобщение данных об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях в стоимостном выражении. Детализация объектов учета на синтетических счетах осуществляется путем открытия субсчетов к ним. Субсчета обеспечивают возможность дополнительной классификации и анализа хозяйственных операций. Можно вводить иерархию счетов для одного синтетического счета.

Аналитический учет в ручном варианте ведется на лицевых, материальных, и иных аналитических счетах бухгалтерского учета. Аналитический учет обеспечивает группировку информации внутри каждого синтетического счета в стоимостном или в количественном выражении. Объектами аналитического учета являются:

• материалы, товары, основные средства, нематериальные активы, производственные или внешние заказы;

• организации (поставщики, покупатели, клиенты, заказчики, дебиторы, кредиторы) с которыми ведутся расчеты;

• материально – ответственные и подотчетные лица;

• акционеры и учредители;

• документы – основания;

• структурные подразделения;

• статьи и элементы затрат, издержки обращения.

В компьютерных бухгалтерских системах обозначение счета – код счета определяет виды обработки учетной информации. В код счета может быть включена призначная информация о счете:

• код плана счетов;

• классификационный код счета;

• идентификатор синтетического учета;

• идентификатор синтетического субсчета 1-го уровня;

• идентификатор синтетического субсчета 2-го уровня и т.д.;

• идентификатор аналитического счета 1;

• идентификатор аналитического счета 2 и т.д.;

• тип сальдо;

• признак валютного учета;

• признак количественного учета;

• признак забалансового счета.

Таким образом, в структуре кода счета можно отразить всю необходимую информацию. Разрядность кода достаточно большая. Как правило ограничена 255 символами, что вполне достаточно для представления любого набора призначной информации.

Структура Плана счетов в компьютерной реализации 1С:Предприятие

План счетов представляет собой таблицу, в которой каждая строка отводится для одного счета или субсчета (Рис. 3.2).

Рис. 3.2 Справочник «План счетов» в компьютерной реализации 1С:Предприятие

Для каждого счета (субсчета) устанавливается ряд признаков, характеризующих особенности настройки счета. Они образуют вертикальные графы таблицы.

В левой стороне расположена пиктограмма состояния счета в виде символа Т синего или желтого цвета.

Далее следуют значения параметров счета:

Код – полный код счета, включающий код счета или субсчета. Следует иметь в виду что начальные нули в кодах счетов значимы т.е. счета с кодами 3, 03, 003 воспринимаются как различные счета.

Наименование – строка, содержащая сокращенное наименование счета (субсчета), используемое в программе.

Вал. – признак ведения валютного учета, используется, чтобы установить на счете режим ведения валютного учета.

Кол.- признак ведения количественного учета.

Заб. – признак забалансового счета (для счетов операции по которым не ведутся в системе двойной записи).

Акт. – признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» - активный, «П» - пассивный, «АП» - активно-пассивный.

Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет имеет дебетовый остаток. Если кредитовый оборот превысит дебетовый, то остаток все равно будет дебетовым, но отрицательным. Пассивный счет, наоборот, всегда имеет кредитовый остаток. Активно-пассивный счет может иметь любой остаток, т.е. остаток может быть и дебетовым, и кредитовым, но всегда положительным.

Субконто1, Субконто2, …- виды субконто счета. Значение колонок означает, что по данному счету предусматривается ведение аналитического учета в указанных аналитических разрезах. Например, если в графе «Субконто1» указан вид субконто «Материалы», то, это означает, что по данному счету ведется аналитический учет в разрезе материалов.

Полное наименование – полное наименование счета (субсчета) в соответствии с рекомендациями Минфина РФ.

Учетные регистры

Для регистрации и группировки учетных данных первичных документов служат регистры бухгалтерского учета. В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры представляют собой бумажные бланки определенной формы и структуры данных. Регистры делятся на следующие виды:

·              хронологические регистры учета – регистрация учетных данных ведется в хронологическом порядке;

·              систематические регистры учета – учетные данные группируются по определенному признаку.

Регистр «Журнал Главная»

Применяется на небольших по объему учетной работы предприятиях, с упрощенным планом счетов. Регистр «Журнал Главная» является одновременно систематическим и хронологическим (Рис. 3.3).

Рис. 3.3 Форма учетного регистра «Журнал Главная»

Регистр «Книга хозяйственных операций»

В отличие от регистра «Журнал Главная» в книге хозяйственных операций каждая хозяйственная операция вводится в хронологическом порядке (Рис. 3.4). Операции отражаются на бухгалтерских счетах путем ввода корреспонденции по счетам.

Рис. 3.4 Форма учетного регистра «Книга хозяйственных операций»

Операции в книге регистрируются на основании первичных документов.

Оборотно – сальдовая ведомость

Оборотно – сальдовая ведомость (Рис. 3.5) служит для обобщения отраженной на счетах учетной информации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно – сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, применяется в сочетании с другими учетными регистрами.

Рис. 3.5 Форма учетного регистра «Оборотно - сальдовая ведомость»

Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо. На основании оборотно –сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

Система документации

Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных документов и ведется бухгалтерский учет. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем документации по учету:

• сельскохозяйственной продукции и сырья;

• труда и его оплаты;

• основных средств и нематериальных активов;

• материалов;

• работ в капитальном строительстве;

• работ в автомобильном транспорте;

• результатов инвентаризации;

• кассовых операций;

• торговых операций и т.д.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность хранят в течении регламентированных сроков. Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов РФ. Отчетным годом для всех организаций является календарный год.

Вся первичная учетная информация вводится в базу данных и обеспечивает решения учетных задач.

Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета

К компьютерным системам в области бухгалтерского учета предъявляют ряд требований:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;

• повышение качества учета за счет расширения аналитичности показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме "запрос-ответ";

• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций и, как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, возможностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к компьютерным системам в области бухгалтерского учета, они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковской организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

Автоматизированные информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач.

1. Учет труда и его оплаты:

• формирование базы данных по учету кадров;

• формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

• обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

• обобщение операций по счету "Расчеты по оплате труда";

• распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции;

• формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

2. Учет основных средств:

• формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств;

• формирование инвентаризационных ведомостей;

• исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

• расчет переоценки основных средств.

3. Учет материальных ценностей:

• формирование первичных документов по движению материальных ценностей;

• распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.

4. Учет работы автотранспорта предприятия.

5. Учет денежных средств:

• обработка информации по учету кассовых операций;

• обработка информации по учету банковских операций;

• обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства:

• учет продукции;

• создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции;

• закрытие счетов бухгалтерского учета.

7. Обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету:

• получение шахматки и Главной книги;

• разработка баланса;

• составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

3.2.2 Учет основных средств и прочих внеоборотных активов

Организационно-экономическая постановка задачи

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. Это средства, создающие материально-техническую основу и условия производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.

К производственным основным средствам (фондам) относят здания, сооружения, оборудование, машины, транспортные средства и другие объекты, функционирующие в сфере материального производства. Сохраняя первоначальную натуральную форму, они переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги частями в сумме начисленной амортизации (износа).

К непроизводственным основным средствам (фондам) относят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непроизводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреждения культуры, здравоохранения и т.п.).

В практике учета к основным средствам относятся предметы срок службы которых более года.

В состав основных средств включают сельскохозяйственные машины и орудия, взрослый рабочий и продуктивный скот. По составу в зависимости от целей использования и выполняемых функций основные средства учитывают по следующим группам и подгруппам.

I. Здания (корпуса мастерских, административные здания, жилые здания и другие объекты хозяйственного и социально-бытового назначения). Инвентарным объектом в этой группе являются каждое отдельно стоящее здание, пристройки, имеющие самостоятельное значение (склады, гаражи и др.).

II. Сооружения (автомобильные дороги, мосты, водохранилища и др.), в совокупности представляющие собой инженерно-строительные объекты. Инвентарным объектом считается каждое отдельное сооружение.

III. Передаточные устройства (линии электропередач, теплосети, газовые сети и др.) - совокупность объектов, предназначенных для передачи электрической, тепловой и механической энергии.

IV. Машины и оборудование:

а) силовые машины и оборудование (двигатели внутреннего сгорания, силовые трансформаторы и др.);

б) рабочие машины и оборудование (станки, аппараты, агрегаты и др.);

в) измерительные и регулирующие приборы и устройства (весы, дозаторы, микроскопы и др.);

г) вычислительная техника;

д) прочие машины и оборудование (пожарные машины и др.) - машины и аппараты, не вошедшие в перечисленные выше группы.

V. Транспортные средства, предназначенные для перемещения людей и транспортировки грузов.

VI. Инструмент.

VII. Производственный инвентарь и принадлежности (верстаки, баки и др.).

VIII. Хозяйственный инвентарь.

IX. Рабочий и продуктивный скот.

X. Многолетние насаждения. Инвентарными объектами многолетних насаждений считаются отдельные сады, лесополосы независимо от их количества, возраста и породы.

XI. Прочие основные средства (библиотечные фонды и др.).

Классификация основных средств учитывается при создании справочников для базы данных.

Основные средства оцениваются по первоначальной, восстановленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксируемая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость - это величина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относительно постоянна.

Балансовая стоимость ОС, которая отражается в отчетности и балансе.

В процессе эксплуатации ОС изнашиваются. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величину остаточной стоимости ОС. Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимость продукции амортизационных отчислений. Величина амортизационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амортизации.

Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь принятым на учет ОС начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия из эксплуатации.

Учет поступления ОС ведется в разрезе классификационных групп, инвентарных объектов, подразделений и материально ответственных лиц.

При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт приемки-передачи, в котором проставляются все перечисленные реквизиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности.

Каждому объекту ОС, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Присваивать вновь поступившим ОС инвентарные номера выбывших объектов нельзя.

Перемещение ОС из одного подразделения в другое оформляют накладной на внутреннее перемещение.

Учет наличия и движения ОС ведется на активном балансовом счете 01 "Основные средства" (Рис. 3.6)

Структура счета

Рис. 3.6 Схема корреспонденции счета 01 «Основные средства»

Счет 01 «Основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении.

Счет 01 «Основные средства» имеет два субсчета:

• субсчет 01.1 «Основные средства в организации» предназначен для обобщения о наличии  и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении до момента их выбытия.

• субсчет 01.2 «Выбытие основных средств» предназначен для учета выбытия объектов основных средств (продажи, списания, частичной ликвидации, передаче безвозмездно и др.).

Для отражения операций по данному счету могут быть использованы следующие документы:

1.      Ввод в эксплуатацию ОС.

2.      Списание ОС.

3.      Подготовка к передаче ОС.

4.      Передача ОС.

Технология учета основных средств

ОС принимаются к бухгалтерскому учету на счет 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости. Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций отражается каждой организацией на счете 01 «Основные средства» в соответствующей доле.

Принятие к бухгалтерскому учету основных средств, а также изменение их первоначальной стоимости путем достройки, дооборудования и реконструкции отражается по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Изменение первоначальной стоимости при переоценке соответствующих объектов отражается по счету 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 83 «Добавочный капитал».

Для учета выбытия объектов основных средств (продажи, списания, ликвидации и др.) к счету 01 «Основные средства» существует субсчет «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносится стоимость выбывающего объекта, а в кредит сумма накопленной амортизации. По окончании процедуры выбытия остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Ввод в эксплуатацию основного средства.

Ввод в эксплуатацию основного средства осуществляется на основе акта ввода в эксплуатацию.

Стоимость, по которой основное средство принимается к учету, складывается как стоимости приобретения ОС, так и из стоимости дополнительных работ, услуг по доставке, перегрузке – разгрузки, установке и т.д. Все эти суммы включаются в объем затрат по приобретению или изготовлению внеоборотных активов и учитываются на специальном счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». В связи с этим, при вводе объекта ОС в эксплуатацию, необходимо учитывать все произведенные по ним затраты, аккумулированные на счете 08.

Поэтому в компьютерной реализации предусматривают управляющий элемент (кнопку, переключатель) для автоматического расчета первоначальной стоимости ОС, которая являться суммой проводки.

Данный документ формирует одну проводку дебет 01.1 «Основные средства в организации», кредит субсчет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

Списание основного средства.

Списание ОС осуществляется «Актом на списание ОС».

Для списания основного средства необходимо определить статью прочих расходов и доходов, по которой будет произведено списание остаточной стоимости ОС на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Виды прочих доходов и расходов могут быть следующими:

• поступление и расходы по активам, переданным в пользование;

• поступление и расходы по предоставленным правам по НМА;

• поступление и расходы от участия в уставных капиталах;

• прибыль от совместной деятельности;

• поступление и расходы от выбытия ОС и иных активов;

• проценты к получению;

• проценты к уплате;

• расходы по оплате услуг кредитных организаций;

• прочие операционные доходы и расходы;

• штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договора;

• активы, полученные безвозмездно;

• поступление в возмещение убытков;

• возмещение организацией причиненных убытков;

• прибыль и убытки прошлых лет;

• списанная кредиторская и депонентская задолженность;

• списанная дебиторская задолженность;

• курсовые разницы;

• дооценка или уценка активов;

• прочие внереализационные доходы и расходы.

В компьютерной реализации предусматривают автоматический расчет балансовой стоимости и начисленной амортизации.

При проведении списания основного средства формируются четыре проводки:

• начисляется амортизация за месяц, в котором проходит списание ОС;

• списывается общая сумма амортизации, накопленной за время использования ОС;

• списывает в дебет счета 01.2 «Выбытие основных средств» стоимость основного средства с кредита счета 01, субсчета 01.1;

• остаточная стоимость списывается в дебет счета 91 «Прочие расходы и доходы» субсчет 91.2 «Прочие расходы», на котором формируется финансовый результат от выбытия ОС;

В случае списания ОС в связи с чрезвычайным обстоятельством в четвертой проводке в качестве дебетируемого устанавливается счет 99 «Прибыли и убытки», а в качестве аналитики – значение «Чрезвычайные расходы».

Подготовка к передаче основного средства.

Цель данного документа – сформировать остаточную стоимость основного средства на субсчете 01.2 «Выбытии ОС».

При проведении документа формируется проводки (см. списание ОС).

Передача основного средства.

Этот документ используется при продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставной капитал или безвозмездной передаче.

Необходимо помнить, что если подготовки к передаче ОС не производилось, то должно формироваться первые три проводки как при проведении документа «Подготовка к передаче ОС».

Рассмотрим формирование остальных проводок в зависимости от причин выбытия:

Продажа ОС.

Если причиной выбытия основного средства является продажа ОС, то необходимо указать договор, в соответствии с которым происходит продажа. При проведении документа формируются следующие проводки:

1. Списание остаточной стоимости в дебет счета 91, субсчета 91.2 со счета 01 субсчет 01.2.

2. Продажа в дебет счета 62.1 и в кредит счет 91.1.

Безвозмездная передача

Необходимо будет указать только статью прочих доходов и расходов. В результате будут сформированы те же проводки что и выше за исключением второй, т.к. в этом случае нет прибыли.

Вклад в уставной капитал

При выборе данной статьи прочих расходов и доходов, рассматривается получатель и оценочная стоимость (сравни с предыдущими реквизитами). Проводки формируются как и в первом случае, кроме второй. Вместо учета выручки будет формироваться проводка по учету оценочной стоимости передаваемого ОС: дебет 58.1, кредит 91.1.

Передача по договору простого товарищества

То же, что и в предыдущем случае только активизируется дополнительно поле договор. Проводки практически не отличаются, только вместо счета 58.1 используется счет 58.4.

Передача в доверительное управление

В формируемых проводках отсутствует счет 91, вместо него указывается счет 79, субсчет 79.3 «Расчеты по договору доверительного управления имуществом».

Программы, предназначенные для обработки информации по учету основных средств имеют много общего в технологии обработки данных по учету основных средств.

Рассмотрим технологию обработки информации учета основных средств на примере 1С:Предприятие.

Поступление основных средств осуществляется с помощью документа «Поступление ОС» (Рис. 3.7).

Рис. 3.7 Диалоговая форма документа «Поступление ОС»

Ввод в эксплуатацию основного средства осуществляется с помощью документа «Акт ввода в эксплуатацию» (Рис 3.8).

Рис. 3.8 Диалоговая форма документа «Акт ввода в эксплуатацию ОС»

Перемещение основного средства внутри предприятия или организации осуществляется документом «Перемещение ОС» (Рис. 3.9).

Рис. 3.9 Диалоговая форма документа «Перемещение ОС»

Факт выбытия основного средства оформляется документом «Акт передачи основного средства» (Рис. 3.10)

Рис. 3.10 Диалоговая форма документа «Акт передачи основного средства»

Основная задача документа «Подготовка к передаче основного средства» - формирование остаточной стоимости основного средства (Рис. 3.11).

Рис. 3.11 Диалоговая форма документа «Подготовка к передачи основного средства»

Для списания основного средства служит документ «Акт на списание основного средства» (Рис. 3.12).

Рис. 3.12 Диалоговая форма документа «Акт на списание основных средств»

В виду того, что первоначальная стоимость основного средства складывается из всех вложений связанных с приобретением основного средства, его дооборудования или реконструкции, для этого предусмотрен документ «Акт об оказании услуг сторонней организацией» (Рис. 3.13).

Рис. 3.13 Диалоговая форма документа «Акт об оказании услуг сторонней организацией

3.2.3 Учет движения товарно-материальных запасов

Организационно-экономическая постановка задачи

Производственные запасы – активы (имущество):

1.      Используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи.

2.      Используемых для управленческих нужд организации.

Основной целью бухгалтерского учета производственных запасов является:

• их рациональная оценка;

• соответствие складских запасов нормативам;

• выявление фактических затрат, связанных с заготовлением материалов;

• контроль за соблюдением норм производственного потребления;

• правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькулирования.

В зависимости от назначения производственные запасы подразделяются на следующие группы:

• сырье и основные материалы – предметы труда, из которых изготовляют продукт;

• вспомогательные материалы – материалы используемые для придания продукту определенных потребительских свойств или для обслуживания и ухода за средствами труда и облегчения процесса производства;

• покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия – материалы прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией;

• конструкции и детали – специфические производственные запасы строительных организаций, приобретаемые в порядке производственной комплектации строительных объектов;

• строительные материалы – это материалы, используемые организациями застройщиками в процессе строительных и монтажных работ;

• возвратные отходы производство – это остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов;

• топливо – подразделяется на технологическое, двигательное, и хозяйственное;

• тара и тарные материалы – составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции;

• запасные части – материалы используемые для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования;

• инвентарь и хозяйственные принадлежности – производственные запасы, используемые, как правило, для хозяйственных и управленческих нужд.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета.

Производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость производственных запасов это сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.

Структура счета

Счет 10 «Материалы» предназначены для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п., ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Счет является активным и имеет количественный признак.

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам. При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость, средние покупные цены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения (заготовления) ценностей, отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Счет 10 «Материалы» согласно инструкции по применению плана счетов имеет следующие субсчета:

Субсчет 10.1 «Сырье и материалы» предназначен для учета наличия и движения сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции а также вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

Субсчет 10.2 «Полученные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» предназначен для учета наличия и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, приобретенных для комплектования выпускаемой продукции (строительства), которые требуют затрат по их обработке или сборке. Изделия приобретенные для комплектации, стоимость которых не включается в себестоимость продукции, учитываются на счете 41 «Товары».

Субсчет 10.3 «Топливо» предназначен для учета наличия и движения нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого и газообразного топлива. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 10.3.

Субсчет 10.4 «Тара и тарные материалы» предназначен для учета наличия и движения всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и её ремонта. Предметы, предназначенные для дополнительного оборудования, вагонов, барж, судов и других транспортных средств для обеспечения сохранности отгружаемой продукции, учитываются на субсчете 10.1 «Сырье и материалы». Организации, осуществляющие торговую деятельность, учитывают тару под товарами и тару порожнюю на счете 41 «Товары».

Счет 10.5 «Запасные части» предназначен для учета наличия и движения приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для производства, ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т.п., а также автомобильных шин в запасе или обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.

Субсчет 10.6 «Прочие материалы» предназначен для учета наличия и движения отходов производства, неисправимого брака, материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы и др. Отходы производства и вторичные материальные ценности, используемые как твердое топливо, учитываются на субсчете 10.3 «Топливо».

Субсчет 10.7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» предназначен для учета наличия и движения материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий.

Субсчет 10.8 «Строительные материалы» используется организациями – застройщиками. На нем учитывается движение и наличие материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства (взрывчатые вещества и др.).

На субсчете 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте. При отнесении имущества к основным средствам стоимостный критерий не используется (раньше этот лимит составлял 100 МОТ). Если организация планирует приобретаемое оборудование использовать более года, то оно будет относиться к основным средствам, иначе – к инвентарю и хозяйственным принадлежностям. При этом стоимость инвентаря и хозяйственных принадлежностей списывается с кредита субсчета 10.9 полностью в момент их передачи в производство или на управленческий нужды.

Аналитический учет обычно ведется в двух независимых разрезах: номенклатурных материалов и мест хранения. При этом необходимо помнить, что аналитически учет в разрезе номенклатурных материалов ведется как в количественном, так и в стоимостном выражении. Учет по местам хранения ведется только в количественном выражении.

Схема корреспонденции счета представима в следующем виде: (Рис. 3.14)

Рис. 3.14 Схема корреспонденции счета 10 «Материалы»

Для отражения операций по данному счету могут быть использованы следующие документы отмеченные на схеме:

1.Поступление материалов;

2.Передача материалов в производство;

3.Услуги сторонних организаций;

4.Отгрузка материалов на сторону;

5.Авансовый отчет – для отражения операций приобретения материалов за наличный расчет подотчетными лицами.

Технология учета производственных запасова

Технология обработки информации по учету производственных запасов производится в строгом соответствии с имеющимися инструктивными материалами бухгалтерского учета. При этом решаются задачи контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки, правильного и своевременного документирования всех операций по движению материальных ценностей, расчета остатков материальных ценностей по местам их хранения и статьям баланса.

Поступление материалов.

Для отражения в учете операций поступления материалов за плату от поставщиков предназначен документ «Поступление материалов».

Форма диалога предполагает для заполнения следующие реквизиты:

I. Шапка документа:

• N приходного ордера;

• дата;

• поставщик;

• основание;

• склад, на который принимаются материалы;

• зачет аванса;

• налоги;

• указание счета-фактуры.

II. Табличная часть:

• N;

• наименование материала;

• количество;

• цена;

• сумма;

• сумма налога;

• общая сумма.

Реквизит «Поставщик» в компьютерном варианте заполняется выбором поставщика материалов из соответствующего справочника «Контрагенты» или «Организации».

Реквизит «Основание» предназначен для указания накладной, счета-фактуры или договора поставщика, по которому получены материалы. В компьютерном варианте «Основание» выбирается из соответствующего справочника, подчиненного справочнику «Контрагенты».

Реквизит «Склад» предполагает выбор из соответствующего справочника склад, на который принимаются материалы.

Реквизит «Зачет аванса» управляет формированием проводок по зачету выплаченного поставщику аванса. Данный реквизит может принимать следующие значения:

• не зачитывать;

• только по договору;

• без указания договора.

В реквизит «Налоги» необходимо указывать требуемый расчет налогов, который должен задавать ставки НДС, и порядок включения сумм этих налогов в сумму документа.

Расчет должен выбираться из соответствующего справочника. Могут быть следующие варианты расчета налогов:

• без налогов – для случаев, когда материалы поставляются без НДС;

• НДС в сумме 20% (НДС включена в стоимость материалов);

• НДС сверху 20% (НДС не включена в стоимость материалов);

• НДС сверху 20%, НП сверху 5% (то же, что и в п.3, с налогом с продаж по ставке 5%).

Реквизит «Указание счета-фактуры» можно предусмотреть переключатель. Если счет-фактура поставщиком не предъявлена, то не формируется автоматически проводка по НДС. Если предъявлена, то необходимо предусмотреть поле для ввода, в этом случае , реквизитов счета-фактуры поставщика. В этом случае, должна автоматически формироваться проводка по учету НДС.

При заполнении табличной части необходимо учесть возможность выбора соответствующего материала из справочника.

ПРИМЕР

Поступили шурупы от магазина «Олимп» по договору № 123 в кол-ве 100 на сумму 2880 руб. 00 коп., при этом НДС включена в стоимость шурупов. Счет-фактура поставщиком не предъявлена.

Если поставщику был перечислен аванс (предоплата), то в зависимости от значения реквизита «Зачет аванса», дополнительно формируется проводка: дебет счета 60.1 «Расчет с поставщиками и подрядчиками в рублях», кредит счета 60.2 «Авансы выданные в рублях» на сумму зачтенного аванса. Данная проводка формируется только в том, если у поставщика имеется дебиторская задолженность.

Проводка по НДС не сформирована, поскольку счет-фактура поставщиком не представлена. Если бы выбрать вариант с предоставленной счет - фактурой, то должна автоматически формироваться вторая проводка на сумму НДС.

Передача материалов в производство

Способы оценки при передачи материалов может производится одним из следующих способов:

1)           по себестоимости каждой единицы;

2)           по средней себестоимости

3)           по себестоимости первых во времени приобретений запасов (способ ФИФО)

4)           по себестоимости последних по времени приобретения запасов (способ ЛИФО)

Применение одного из перечисленных способов по конкретному наименованию определяется ценой пониженной предприятия и производится в течении отчетного года.

По себестоимости каждой единицы оценивается производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.д.), или запасы, которые обычным образом не могут заменять друг друга.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) запасов путем деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количество остатков запасов на начало месяца и поступивших в этом месяце.

При способе ФИФО применяют правило: первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что, независимо от того какая партия материалов отпущена в производство, сначала смешивают материалы по цене (себестоимости) первой допущенной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

При способе ЛИФО применяют правило: последняя партия на приход первая в расход (вначале смешиваются материалами по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.)

Применение указанных способов оценки производственных запасов ориентирует организацию на постановку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлением (партиями), а не только по видам материалов. Можно оценить израсходованные материалы расчетным путем, используя формулу:

Р = О_Н + П - О_К

где Р – стоимость израсходованного материала

О_Н и О_К стоимость начального и конечного остатков материала

П – стоимость поступивших в течении отчетного месяца материалов

При отпуске материалов необходимо учитывать ведение аналитики по 10 счету.

Дополнительные расходы на приобретение материалов

Фактическая себестоимость материалов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за кредит, предоставленный поставщиком этих материалов, комиссионные, вознаграждений (стоимость услуг) снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществление силами сторонних организаций.

Для отражения этих затрат организации по приобретению материалов предназначен документ "Акт об оказании услуг сторонней организацией".

Если в табличной части указывается несколько материалов, то дополнительные расходы распределяются между отдельными материалами пропорционально их стоимости.

ПРИМЕР

В приходной накладной, указанной в документе «Акт об оказании услуг сторонней организацией» оприходовано следующее:

Доставка груза составила 340 руб.+20% НДС.

Тогда в результате проведения документа будут сформированы следующие проводки.

 Реализация материалов

При выбытии материалов (продажа, списание и др.) их стоимость списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 91 «Прочие расходы и доходы».

Для отражения операций по отпуску материалов на сторону существует документ «Отгрузка материалов на сторону».

При проведении данного документа должны формироваться следующие проводки:

1.           Для каждой строчки табличной части формируется по одной проводке. Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» в кредит счета 10 «Материалы», где субсчет определяется по значению реквизита «Вид материала» в справочнике «Материалы».

2.           В целом по документу должна формироваться еще одна проводка: дебет счета 91.1 «Прочие доходы», кредит счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на общую сумму материалов, включая налоги.

3.           Если был получен аванс и установлено «зачитывать аванс», то сумма зачета списывается с кредита счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (в рублях), в дебет счета 62.2 «Расчеты по авансам полученным (в рублях)».

В компьютерном варианте технология учета выглядит следующим образом:

Для начала заполняется справочник «Материалы», для заполнения которого существует следующая форма( Рис. 3.15).

Рис. 3.15 Диалоговая форма для заполнения нового элемента в справочник «Материалы»

Поступление материалов оформляется с помощью документа «Приходный ордер» (Рис. 3.16)

Рис. 3.16 Диалоговая форма документа «Приходный ордер»

Передача материалов в производство осуществляется документом «Требование-накладная» (Рис. 3.17).

Рис. 3.17 Диалоговая форма документа «Требование накладная»

Отгрузка материалов на сторону осуществляется следующим документом «Накладная» (Рис. 3.18).

Рис. 3.18 Диалоговая форма документа «Накладная»

3.2.4 Учет труда и расчетов с персоналом

   Организационно-экономическая постановка задачи

Процесс производства связан с затратами не только овеществленного (в средствах и предметах труда), но и живого труда. Труд является важнейшим элементом производственного процесса. Повышением его производительности обусловлен рост эффективности производства, а следовательно, его рентабельности, прибыльности.

Вместе с тем процесс производства сопровождается потреблением живого труда, величина которого измеряется количе­ством отработанных человеко-часов. Отсюда вытекает необхо­димость исчисления размера оплаты труда каждому работнику и отнесения затрат по оплате труда на издержки производства.

В действующей системе организации и оплаты труда предприятиям предоставляются значительные права в выборе форм оплаты труда и обеспечении механизма защиты работников по нижнему уровню оплаты труда, минимальной продолжительности трудового отпуска, льготам для отдельных категорий персонала и др.

Учет труда и его оплата ведутся на основании первичных документов.

Для определения общей суммы заработной платы, подлежащей выплате за месяц, первичные документы группируются, суммируется заработок за выработанную продукцию и производятся удержания. Документы, обобщающие данные о причитающейся и подлежащей выплате заработной плате, называются расчетной и платежной ведомостями.

На предприятиях на каждого работника открывают лицевые счета, на основании которых рассчитывают средний заработок отдельных работников. Эти положения учитываются при разработке программ.

Учет труда и его оплаты - наиболее трудоемкий и ответственный участок бухгалтерского учета. Эта задача многоэлементная, ее составными частями являются:

• начисление оплаты труда работникам с фиксированным окладом или часовой тарифной ставкой;

• начисление сумм дополнительной оплаты труда;

• расчет подоходного налога, профсоюзных и других взносов;

• распределение заработной платы по направлениям производственных затрат;

• формирование производственных отчетов подразделений;

• формирование и выдача на печать отчетов.

Учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов - это типичные задачи обработки данных.

3.2.5 Учет денежных средств

   Организационно-экономическая постановка задачи

Автоматизированный учет денежных средств программно и технически представляет собой АРМ бухгалтеров, ведущих учет кассовых, банковских и расчетных операций.

Денежные средства - важнейший инструмент развития производства. Хранятся они в кредитных учреждениях и в кассе предприятия. Используются на приобретение материальных ценностей, оплату труда, услуг сторонних организаций, платежи финансовым органам, банку и на другие нужды.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы, оказанные услуги. Основными каналами пополнения денег в кассе являются поступления с расчетного счета в банке, выручка от реализации продукции, остатки подотчетных сумм и др.

Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу. Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.

Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, учитываются на счете 50 "Касса". На этом счете отражаются все кассовые операции по приходу и расходу наличных денежных средств. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по счету 50.

Денежные средства предприятия, хранящиеся в банке, учитываются на счете 51 "Расчетный счет".

3.2.6 Обработка данных сводного учета и бухгалтерской отчетности

   Организационно-экономическая постановка задачи

Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета. Обработка информации на данном участке имеет свои особенности. Прежде всего по сводному синтетическому учету не создаются на ПК дополнительные информационные массивы и соответственно дополнительные исходные документы по данному разделу не приводятся - используются массивы, созданные по другим участкам учета.

Формирование данных по каждому синтетическому счету, а в их пределах по каждому субсчету и статье аналитического учета производится путем постепенного накапливания их во внешней памяти ПК - на жестком диске. На жесткий магнитный диск записывается или первичная информация, вводимая в компьютер, или производная, полученная при решении задач учета.

Основным накопительным и итоговым регистром по сводному синтетическому учету является Главная книга. Информация в Главную книгу заносится из журналов-ордеров при использовании журнально-ордерной формы учета. Обычно в конце месяца итоги из журналов-ордеров переносят в Главную книгу, которая предназначена для обобщения данных, находящихся в журналах-ордерах, проверки правильности выполнения записей по счетам и для составления отчетного баланса.

На каждый счет в Главной книге отводят один лист. В нем показывают начальное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главной книге является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. При записи текущих оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу кредитовые обороты каждого синтетического счета представляют одной записью, а дебетовые обороты - с указанием корреспондирующих счетов.

Баланс составляют по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.