Специализированные системы хранения документов и документооборота

Существуют и специализированные системы, предназначенные для хранения документов и организации документооборота. Подобные системы требуют профессионального использования и отдельного рассмотрения. Это выходят за рамки данного курса.

Подводя итог рассмотрению средств и методов организации хранения электронной информации, можно сделать следующие выводы:

Наиболее надежными и не дорогими носителями для хранения информации в настоящее время являются оптические диски. В то же время из‑за значительного времени, которое требуется для осуществления перезаписи информации на оптических дисках, они не могут быть эффективно использованы для оперативной работы пользователя с информацией. Однако важным их преимуществом является мобильность, т.е. переносимость с одного компьютера на другой, так как в состав всех современных ПК входят устройства внешней памяти на оптических дисках. Поэтому оптические диски целесообразно использовать для хранения информации, которая не требует частого и, тем более, оперативного обновления. Например, это могут быть различная справочная информация, нормативные документы, архивы и т.п.

Для длительного хранения и оперативной доступа к информации наиболее приспособлены жесткие магнитные диски или винчестеры, встроенные в системный блок персонального или специализированного компьютера. Скорость доступа к информации на винчестере из всех офисных приложений (Word, Excel, PowerPoint и т.п.) практически обеспечивает пользователю работу с информацией в режиме реального времени.

Промежуточное положение между перезаписываемыми оптическими дисками и винчестерами занимает устройства флэш-памяти. Объем их памяти уже достигает нескольких гигабайт, что превышает объем оптических дисков и позволяет хранить на них значительные объемы информации. Надежность этих устройств практически достаточно высокая как для оперативного использования, так и для длительного хранения информации. Кроме того, они, хотя и уступают, существенно, жестким дискам, тем не менее, обеспечивают пользователю приемлемую скорость доступа к информации для чтения и перезаписи. В то же время, как и лазерные диски, они обладают мобильностью, чего нет у винчестера.

Если ПК входит в состав корпоративной информационной сети организации, то для хранения информации могут использоваться сетевые файл-серверы, на которых подразделениям или отдельным пользователям администратор сети создает папки как их собственные хранилища информации с ограниченным доступом. В этом случае профилактика и обеспечение эффективной работы устройств внешней памяти ложится на администратора сети. Как правило, оперативная работа с этими папками из приложений значительно менее эффективна, сказывается влияние каналов передачи данных. Поэтому их целесообразно использовать для хранения, накопления и оперативного обновления файлов, а для работы с информацией непосредственно в файлах из приложений, копировать файлы на локальный компьютер.

Если организация имеет надежный выход в сеть Интернет, то она может стать абонентом некоторого объема внешней памяти на специальных серверах сети, предоставляющих услуги хранения информации бесплатно или на коммерческой основе.