5.2 Что и как задавать в карточке поиска

Карточка поиска может быть применена в случаях, когда требуется найти документ, если известны какие-либо его реквизиты (номер документа, вид документа, принявший орган, (примерная) дата принятия) или слова, которые входят в его название или текст.

Известные данные о документе надо задать в соответствующих полях Карточки поиска. Если реквизиты известны приблизительно, то следует задать несколько возможных значений, соединив их логическим условием ИЛИ (для поля "Дата" задать диапазон дат). Очевидно, что наличие точных реквизитов документа позволяет найти его без особого труда.

При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информацию о количестве документов из разных ИБ, удовлетворяющих запросу, которая располагается в нижней части Карточки поиска. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Указанная информация поможет принять решение: сформировать список или уточнить запрос. Обычно достаточно заполнить не более 2-3 полей, чтобы получить не слишком большой список документов, в котором будет легко найти требуемый.

Не надо стараться заполнить как можно больше полей Карточки поиска: вы можете указать неверный реквизит документа, и документ не будет найден. Но даже если все реквизиты будут указаны правильно, все равно в большинстве случаев просто будет выполнена лишняя работа. Как было сказано, обычно достаточно заполнить не более 2-3 полей, чтобы получить список, удобный для просмотра (таковым можно считать список из 30-50 документов).