5.7 Поле "Текст документа"

Как и в поле "Название документа", в поле "Текст документа" имеется три вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск" и "Поиск со словарем". В большинстве случаев достаточно использовать вкладку "Основной поиск".

Составление поисковых выражений аналогично тому, как это делается в такой же вкладке поля "Название документа". В поисковую строку следует вводить слова и фразы, входящие в текст искомого документа. Слова можно вводить в любой грамматической форме, можно использовать общепринятые сокращения и аббревиатуры. В системе используются оптимальные настройки, которые подходят для быстрого поиска документов в большинстве случаев. Будут найдены документы, содержащие все заданные слова в любом порядке, но на ограниченном расстоянии друг от друга. В этом отличие поиска по полю "Текст документа" от поиска по полю "Название документа": здесь пробел между словами воспринимается как логическое условие "РЯДОМ".

Поскольку система отбирает документы, в текстах которых встречаются все заданные таким образом слова, то при построении поисковых выражений следует выбирать те слова, которые наверняка должны содержаться в тексте. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсутствовать в тексте документа.

Вкладка "Расширенный поиск" в полях "Текст документа" и "Название документа" позволяет вручную настраивать параметры поиска в соответствии со спецификой запроса. В некоторых случаях это может дать более точный результат поиска.

Задание 10. Поиск документа по номеру. Найдите Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки (вместе с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки)"

Цель. Посмотреть возможность получения подсказки в виде списка возможных номеров.

Основные акценты.

1. Поиск документа по его номеру возможен и с помощью Быстрого поиска, и с помощью Карточки поиска. Использование Карточки поиска удобно в случае, если номер сложный и велика вероятность ошибиться в наборе номера: набрав несколько символов в поле "Номер", мы получаем подсказку в виде списка номеров.

2. Набирать номер документа в поле "Номер" можно сразу, не открывая словарь. Это относится и к другим полям Карточки поиска (кроме поля "Дата").

3. После заполнения очередного поля надо посмотреть, какое количество документов удовлетворяет запросу и на основании этой информации принять решение: уточнить запрос, заполнив другие поля Карточки поиска, или уже строить список документов.

Полезная информация.

• Если известно несколько реквизитов документа, в первую очередь надо задавать именно номер. Как правило, этого достаточно, чтобы найти документ.

Если после ввода номера (или его части) в словаре поля осталось несколько значений, прежде чем нажать кнопку ,отметьте нужное значение галочкой.

Дополнительные возможности. Вернуться в Карточку поиска можно или по кнопке пиктографического меню, или по кнопке на Панели быстрого доступа.

Чтобы сделать новый запрос в Карточке поиска, ее необходимо предварительно очистить. Очистить всю Карточку поиска можно с помощью кнопки . Можно также очистить отдельное поле – для этого следует воспользоваться кнопкой в конце соответствующего поля.

Задание 11. Поиск документа по известным реквизитам. В первом квартале 2011 г. Высший Арбитражный Суд РФ издал письмо, в котором разъяснил вопросы, касающиеся предоставления информации по требованию участников обществ с ограниченной ответственностью и акционеров. Найдите это письмо.

Цели.

1. Использование поля "Дата".

2. Научиться отслеживать количество найденных документов при заполнении полей и при необходимости уточнять запрос по другим полям.

3. Изучить методику заполнения полей "Название документа" и "Текст документа".

Основные акценты.

1. Возможность задать диапазон дат, если дата принятия документа известна приблизительно.

2. Даты можно задавать двумя способами:

• "вручную", но без разделительных точек;

• воспользовавшись встроенным календарем; в этом случае сначала задается год, затем, месяц, затем день.

3. При использовании поля "Принявший орган" можно задавать как полные, так и сокращенные названия.

4. В поле "Название документа" следует указывать 2-3 слова, которые отражают суть названия и обязательно в нем присутствуют.

5. В поле "Текст документа" лучше указывать 2-4 слова (или небольшую фразу), которые отражают суть документа и обязательно в нем присутствуют.

6. Для изменения размера шрифта в окне со списком или в окне с текстом документа используются кнопки и .