Создание и работа с базой данных

Запуск MicrosoftAccessвыполняется командойПуск \ Программы \ Microsoft Office \Microsoft Access, либо двойным щелчком по его значку или значку файла базы данных, имеющего расширение .accdb. Баз данных может быть много, каждой из них соответствует свой файл.

При первом запуске приложения Access, а также при закрытии базы данных без завершения работыAccessотображается представлениеMicrosoft Office Backstage.

Для создания новой базы данных необходимо перейти на вкладку Создать. На данной вкладке доступны команды создания базы данных:

1. Новая база данных.Создать базу данных можно с нуля. Это хороший вариант, если к структуре базы данных предъявляются очень специфичные требования или имеются данные, которые необходимо поместить или встроить в базу данных.

2. Шаблон, устанавливаемый вместе с Access.Шаблон можно использовать, если нужно быстро начать новый проект. В Access по умолчанию установлено несколькоОбразцов шаблонов.

3. Шаблон с сайта Office.com.В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер.

Одновременно можно работать только с одной базой данных, хотяAccessпредоставляет возможность обмена информацией (импорта / экспорта) с другими базами данных. В процессе работы вAccessмогут быть открыты окна различных объектов базы данных.

Область навигациисодержит перечень имеющихся в базе данных объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей, списки которых высвечиваются после щелчка по соответствующей вкладке. Выбрав одну из вкладок и выделив один из соответствующих вкладке объектов, с помощью кнопкиКонструктор контекстного меню, можно перейти к просмотру и изменению выбранной таблицы, запроса, формы, отчета, страницы, макроса, модуля врежиме Конструктор, а по кнопкеОткрыть–к просмотру и изменению выбранной таблицы, запроса, формы врежиме Таблица. Переход на вкладкуСозданиепозволяет выбрать один из способов создания соответствующего объекта. Создание может осуществляться с помощью соответствующегоМастера или самостоятельно. Использование Мастеров существенно упрощает создание базы данных, однако не вскрывает всех возможностейAccess.

Создание базы данныхвключает несколько этапов:

Этап I. Определение структуры базы данных, когда устанавливается, какие таблицы она должна включать и характер связей между таблицами, из каких полей состоит каждая таблица, какое поле является первичным ключом, каковытип иразмер каждого поля. Размер одного и того же поля во всех записях одинаков. Поэтому он должен быть достаточным для размещения содержимого поля в любой записи. В процессе работы можно дополнять таблицу новыми полями. Созданную таблицу необходимо сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой базы.

Создать новую таблицу и определить ее структуру можно, выбрав на вкладке Созданиеодин из вариантов:

Определение структуры новой таблицы при ее создании в режиме Конструкторапроисходит в окне, имеющем следующий вид:

Здесь для каждого поля вводится его название, тип данныххранимых в поле (выбирается из раскрывающегося списка),описание, которое будет выводиться в строке состояния при выборе этого поля в режиме Таблица,свойства поля.

Различают следующие типы данных:

• текстовый(алфавитно-цифровые данные до 255 символов);

• Поле MEMO – тексты до 63,999 символов;

• числовой:

• Байт– целые числа от 0 до 255 (занимает 1 байт);

• Целое– целые числа от -32 768 до +32 767 (занимает 2 байта);

• Длинное целое– целые числа от -2 147 483 648 до +2 147 483 647 (занимает 4 байта);

• Одинарное с плавающей точкой(4 байта)– числа с точностью до 6 знаков в диапазоне от -3,402823E38 до -1,401298E-45 для отрицательных значений, от 1,401298E-45 до 3,402823E38 для положительных значений и 0;

• Двойноес плавающей точкой (8 байт)– числа с точностью до 10 знаков от 1,79769313486232E308 до -4,94065645841247E-324 для отрицательных значений, от 4,94065645841247E-324 до 1,79769313486232E308 для положительных значений и 0;

• Код репликации(GUID – глобальные уникальные идентификаторы) – используется при репликации базы данных (процесс создания двух или нескольких копий (реплик) одной базы данныхAccess) для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизациюреплик (16-байтовое поле);

• Действительное– для сохранения десятичных значений в диапазоне отдо;

• Дата/Время – дата и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 (8 байт);

• Денежный с 4 знаками после запятой (занимает 8 байт);

• Счетчик – уникальное длинное целое, генерируемоеAccessпри создании каждой новой записи;

• Логический – логические данные (1 бит);

• Поле объекта OLE – картинки, диаграммы и другие объекты из приложенийWindowsдо 1 Гбайт;

• Гиперссылка – сохраняет до 64 000 знаков;

• Мастер подстановок – создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. Например, если в таблице Предложения определить поле № Поставщика мастером подстановок, то в нем можно будет выводить названия поставщиков из таблицы Поставщики. Например, если в таблице Предложения определить поле № Товара мастером подстановок, то в нем можно будет выводить названия товаров из таблицы Товары.

Свойства полейзависят от выбранного типа данных и включают:

• размер поля – данная процедура используется для задания максимального числа символов, которые могут быть введены в текстовое поле, а также для указания диапазона и типа числовых данных, которые разрешается вводить в числовое поле;

• формат поля:

• для Текстового и Мемо типов данных пользователь может задать свой формат;

• для типов Числовой, Денежный, Счетчик существует стандартный набор форматов (основной 12345,678, денежный 1 234,56 р., евро 1 234,56€, фиксированный 1234,56, с разделителями разрядов 1 234,56, процентный 20%, экспоненциальный 1.05×10³);

• для типа Дата/Время существует стандартный набор форматов (полный 15.04.94 05:30:10 РМ, длинный формат даты Среда, 15 апреля 1994, средний формат даты 15-апр-94, краткий формат даты 15.04.94, длинный формат времени 05:30:10 РМ, средний формат времени 5:30 РМ, краткий формат времени 17:30);

• для логического типа Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл;

• число десятичных знаков;

• маска ввода, которая будет видна при вводе данных в это поле, например для даты (__.__.__);

• подпись поля– более описательное имя поля, которое будет выводится в формах и отчетах;

• значение, которое выводится в полепо умолчанию;

• условие на значение, например, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100;

• сообщение об ошибкевыводится на экран, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение;

• обязательное поле – определяет обязательность ввода данных;

• пустые строки – ввод пустой строки путем ввода пары прямых кавычек ("") означает «известно, что значение отсутствует»;

• индексированное полеопределяет построение для поля индекса.

Чтобы определить выделенное поле в качестве первичного ключа необходимо щелкнуть по кнопке Ключевое поле вкладкиКонструкторили использовать командуконтекстного меню.

Сохранение новой таблицы выполняется нажатием на кнопку панели быстрого доступа, либо командойконтекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши на заголовке таблицы.

Перед модификацией таблицследует учесть, чтоMSAccessавтоматически не вносит изменения таблиц в использующие их другие объекты базы данных; нельзя менять тип данных для поля, используемого для связи таблиц; прежде чем открыть таблицу в режиме Конструктора для внесения изменений, надо закрыть все ссылающиеся на нее открытые объекты базы данных.

Модификация может включать:

• Удаление базы данных, выполняемое в ПроводникеWindowsпутем удаления файла базы данных с расширением .accdb;

• Создание резервной копии таблицы с другим именемвключает выделение таблицы вОбласти навигации, выполнение командCtrl+C,Ctrl+V, ввод нового имени таблицы;

• Удаление таблицы,выделенной вОбласти навигации командой контекстного менюУдалить;

• Переименование полейтаблицы выполняется в режиме Конструктора редактированием имени поля; в режиме Таблицы – двойным щелчком по имени столбца и вводом нового имени;

• Вставка полейвыполняется в режиме Конструктора путем установки курсора в строку следующего за вставляемым поля и выполнения команды раскрывающегося менюВставить строкис последующим заполнением появившейся чистой строки атрибутами нового поля;

• Копирование полейвыполняется в режиме Конструктора и предполагает выделение строки копируемого поля (щелчком по области маркировки строки), копирование строки в буфер обмена командой контекстного менюКопировать, перемещение курсора в строку, перед которой будет вставляться поле, выполнение команды раскрывающегося менюВставить строки, перевод курсора в чистую строку и выполнение команды контекстного менюВставить;

• Удаление полейв режиме Конструктора сводится к их выделению и нажатию клавишиDelete;

• Перемещение полейв режиме Конструктора сводится к выделению поля и перетаскиванию его в новое место, которое будет выделено жирной межстрочной линией;

• Изменение типа данных поля и его свойстввыполняется в режиме Конструктора путем прямого редактирования, но с учетом ограничений на изменение типов;

• Расщепление таблицына две предполагает создание резервной копии таблицы с новым именем, удаление из обеих таблиц лишних полей, редактирование связей таблиц, как это будет рассмотрено ниже;

• Объединение таблиц выполняется путем сохранения результата запроса, включающего поля обеих таблиц, в виде таблицы;

• Изменение ключевого поля таблицы включает выделение строки первичного ключа, щелчок по кнопкеКлючевое поле, выделение строки поля, которое должно стать первичным ключом, щелчок по кнопкеКлючевое поле;

• Для обеспечения оптимальной производительности периодически после переопределения объектов базы данных выполняется команда Работа с базами данных / Сервис / Сжать и восстановить базу данных.

Связи между таблицамидля дальнейшего использования в запросах, формах и отчетах устанавливаются после нажатия на вкладкеРабота с базами данныхкнопки .Чтобы установить связь между двумя таблицами, например Поставщики и Предложения, необходимо в окнеСхема данныхщелкнуть по полю№ Поставщикатаблицы Поставщики, перетащить и бросить его на поле№ Поставщика (такое поле называютвнешним ключом) таблицы Предложения с последующей отметкой в открывающемся диалоговом окнеИзменение СвязейфлажкаОбеспечение целостности данныхи нажатием кнопкиСоздать. При этом в окнеСхема данныхмежду таблицами будет проведена линия с символом1со стороны таблицы Поставщики и символомсо стороны таблицы Предложения. Для удаления связи надо щелкнуть по ее линии и нажать клавишуDelete. Для изменения существующей связи надо дважды щелкнуть по ее линии, чтобы открыть диалоговое окноИзменение Связей. Для сохранения установленных связей надо закрыть окноСхема данныхи подтвердить сохранение. Для рассматриваемой базы данных схема данных выглядит следующим образом:

Этап II. Ввод данныхв таблицу выполняется в режиме Таблица, в который можно перейти двойным щелчком по имени закрытой таблицы вОбласти навигацииили выделив таблицу и нажав кнопкуОткрытьконтекстного меню. Данные таблиц Поставщики, Товары и Предложения представлены в следующих окнах:

Работа с таблицей в режиме Таблица предусматривает:

• Перемещение по таблицепутем переноса курсора или с помощью линеек прокрутки или поля номера записи в нижней левой части окна таблицы ;

• Изменение высоты строк или ширины столбцовпутем перетаскивания мышью границ строк или столбцов в областях их маркировки;

• Изменение порядка расположения столбцовпутем выделения столбца (щелчок в области маркировки) и перетаскивания его области маркировки в нужное место;

• Вывод на экран только необходимых столбцовдостигается выделением ненужных столбцов и выполнением команды раскрывающегося менюСкрыть поляс последующим восстановлением по команде раскрывающегося менюОтобразить поля(столбец можно убрать, перетащив его правую границу влево до исчезновения столбца);

• Фиксацию столбцовдля их постоянного присутствия на экране путем выделения столбцов и выполнения команды раскрывающегося менюЗакрепить поля, отмена производится командойОтменить закрепление всех полей;

• Выбор шрифтовна вкладкеГлавная;

• Сохранение таблицы кнопкой ;

• Выделение и изменение данныхвыполняется так же, как вMSWordили вMSExcel;

• Копирование и вставку данныхчерез Буфер обмена;

• Удаление строкдостигается их выделением в области маркировки и клавишейDelete;

• Сортировку строкв порядке возрастания или убывания данных в столбце, где установлен курсор, выполняемую с помощью кнопокПо возрастанию илиПо убываниюгруппыСортировка и фильтрна вкладкеГлавная;

• Сортировку строк по нескольким полям осуществляемую нажатием на кнопкуФильтргруппыСортировка и фильтрвкладкиГлавнаяс указанием имен полей, по которым производится фильтрация с учетом дополнительных условий, налагаемых на значения этих полей;

• Предварительный просмотр таблицы перед печатью выполнением командыФайл /Печать/Предварительный просмотр.

• Печать таблицыс помощью командыФайл /Печать/Печать.

Дляввода данных в таблицуможно также использоватьформы, которые упрощают как ввод, так и вывод отдельных блоков данных. Формы позволяют выводить на экран не все поля блока данных, благодаря чему существует возможность блокирования доступа к конфиденциальной информации.

Создать форму можно одним из ниже перечисленных способов:

• Создание формы с помощью Автоформы. После выбора источника записей Автоформа создает форму, которая использует все поля источника записей и все поля из подчиненных источников записей.

• Создание формы с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

• Создание формы без помощи мастера (в режиме Конструктора).

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей. Для создания автоформы нужно перейти на вкладкуСоздание и нажать на кнопку .

Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы, автоформа добавит элемент управления «Подчиненная форма», выводящий связанные таблицы в виде таблиц и подтаблиц.

Процесс создания формы с помощью мастера и создания формы без помощи мастера (в режиме конструктора) подробно описан в соответствующих разделах справки по Microsoft Access.

Этап III. Поиск информации в таблицах осуществляется с помощью кнопки вкладкиГлавная. ОпцияЗамена, которую можно вызвать либо щелчком по соответствующей вкладке в диалоговом окнеПоиск и замена, либо командойГлавная / Найти / Заменить, действует аналогичноПоиску, с тем отличием, что она не просто находит необходимые данные, но и меняет их на информацию, введенную в соответствующее поле.

Использование Фильтровпозволяет из всего множества записей в таблице выбрать лишь те, которые удовлетворяют заданным пользователем параметрам.Более подробную информацию по работе с фильтрами можно получить в соответствующих разделах справки Access.

Поиск информации в базе данныхможет осуществляться также на основанииусловий отбора, содержащихся взапросе.Примеры составления условий отбора см. в справочной системе Access. Эти условия применяются к содержимому определенных полей таблиц. В ряде случаев Access предлагает автоматическое создание запросов и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Без использования мастеровсоздаются запросы: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запросы на изменение (создание таблицы, удаление, добавление и обновление записей); запрос на автоподстановку значений.

Мастераиспользуются для создания запросов: простой запрос на выборку, перекрестный запрос, запрос на поиск повторяющихся записей, запрос на поиск записей без подчиненных записей в других таблицах.

• Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм, мастер отчетов. Мастера создают формы и отчеты для объектов, основанных на нескольких таблицах.

• Чтобы упростить создание запросов, которые будут выполняться независимо или использоваться как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Для настройки запроса переключитесь в режим Конструктора.

• Для создания запросов на основе фильтра, сохраните фильтр как запрос (последовательно выполнив команды Главная / Сортировка и фильтр / Дополнительно / Расширенный фильтриГлавная / Сортировка и фильтр / Дополнительно / Сохранить как запрос).

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, запрос можно создать самостоятельно в режиме Конструктора.

Создание запросов для выделенной в Области навигацииили открытой таблицы выполняется с помощью кнопок группыЗапросы, расположенной на вкладкеСоздание.

Например, окно запроса на выборку дешевых товаров с ценой менее той, что будет введена при ответе на диалоговый запрос

с выводом наименования поставщика, товара и цены в режиме Конструктора имеет следующий вид:

Результаты работы такого запроса при верхней границе цены, равной 70, представлены следующей таблицей:

Этап IV.Формирование отчетовдля печати в виде полноценных документов с использованием средств форматирования и дополнительной обработки данных. Существуют следующие варианты:

• Создание отчета с помощью Автоотчета. Автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат;

• Создание отчета с помощью Мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов;

• Создание отчета без помощи мастера – самостоятельное создание отчета в режиме Конструктора.

Создание отчетов для выделенной в окне базы данных или открытой таблицы или запроса выполняется с помощью кнопок группы Отчеты, расположенной на вкладкеСоздание.

Простой отчет для приведенного выше запроса выглядит следующим образом.

В MSAccess2010 присутствует возможность расчета итогов и анализа данных с помощью сводных таблиц и сводных диаграмм. В более ранних версияхMS Accessданной возможности не было, приходилось экспортировать данные вMS Excelи проводить анализ там.

Врежиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данные, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. Пользователи могут выбирать и организовывать данные с различными уровнями детализации и задавать макет, перетаскивая поля и элементы, которые выбираются в раскрывающихся списках полей.

Сводная диаграмма – это средство графического анализа данных из объекта в таблице или форме.

В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных. Пользователи могут просматривать данные с различными уровнями детализации и задавать макет, перетаскивая поля и элементы, которые выбираются в раскрывающихся списках полей.

Для создания сводных таблиц и диаграмм следует перейти на вкладку Создание, в группеФормынажать на кнопкуДругие формыи выбрать командуСводная таблицаилиСводная диаграмма.