Основы работы с Access2007

Использование Мастера подстановок

Подстановкой называется список возможных значений поля. Если для поля создана подстановка, то значение поля можно выбрать из этого списка, вместо того чтобы вводить вручную.

Источником значений для подстановки может быть таблица, запрос или созданный фиксированный (статический) список. Так, для поля Номер зачётной книжки таблицы Сессия удобно создать подстановку на основе поля № зачётной книжки таблицы Студенты. В этом случае при вводе информации о студентах запоминать номера зачётной книжки не придется, а при добавлении новой записи в таблицу Студенты подстановка будет автоматически пополнена. Для создания подстановки удобно использовать Мастер подстановок.

В режиме конструктора выберите в списке полей поле Номер зачётной книжки. Щёлкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных этого поля. В правой части ячейки нажмите кнопку и в появившемся списке выберите значение Мастер подстановок. На экране появится окно Создание подстановки. Установите переключатель в положение Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее. Выберите таблицу Студенты и нажмите Далее. Кнопкой выберите поле № зачётной книжки и нажмите кнопку Далее три раза, а затем Готово. Перед созданием связи с таблицей – источником данных для подстановки – программа выведет панель-предложение сохранить текущую таблицу. Нажмите кнопку Да, присвоив таблице имя Сессия. На вопрос Ключевые поля не заданы ответить Нет.

Для создания списка подстановки в поле Дисциплина щёлкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных этого поля. В правой части ячейки нажмите кнопку и в появившемся списке выберите значение Мастер подстановок. Установите переключатель в положение Будет введён фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее. Щёлкните кнопкой мыши в первой ячейке первого столбца и введите название дисциплины, которую сдавали в экзаменационную сессию. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующей ячейке. Введите таким образом весь список дисциплин для подстановки (3 – 4 записи). Подберите ширину столбцов в подстановке так, чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее, а затем кнопку Готово.

Содержание