9.2. Программные средства электронного офиса
Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 2.
Рис. 2. Программные средства электронного офиса
1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.
Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией.
Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 1.
Таблица 1 – Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования документов
Наименование программы | Назначение программы |
Текстовые редакторы | Программы, предназначенные для работы с текстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности:
|
Настольные издательские системы | Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют:
|
Табличные процессоры | Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность:
|
Графические редакторы | Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют:
|
Системы управления базами данных (СУБД) | Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности:
|
Пакеты демонстрационной графики | Программы, предоставляющие средства для:
|
Пакеты программ мультимедиа | Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют:
|
Программы распознавания символов | Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста |
Программы перевода с одного иностранного языка на другой | Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей |
2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
работа с электронной почтой и факсом и т.д.
3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Существуют следующие виды систем электронного документооборота:
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации | К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации |
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией | Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение |
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы | Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных) |
- Раздел 1. Введение в информационные технологии (5 часов) Лекция 1. Введение в информационные технологии (ит) (3 часа)
- 1.1. Понятие ит. Сравнение информационной и производственной технологии
- 1.2. Свойства ит
- 1.3. Роль ит в развитии общества
- 1.4. Эволюционные этапы развития ит
- 1.5. Развитие современных ит
- Лекция 2. Классификация информационных технологий (2 часа)
- Раздел 2. Платформа в информационных технологиях (5 часов) Лекция 3. Платформа в информационных технологиях (3 часа)
- 3.1. Понятие платформы
- 3.2. Совместимость компьютерных платформ
- 3.3. Операционная система как составная часть платформы
- Лекция 4. Критерии выбора платформы (2 часа)
- 4.1. Прикладные решения и средства их разработки
- 4.2. Критерии выбора платформы
- Раздел 3. Технологические процессы обработки информации в информационных технологиях (6 часов) Лекция 5. Технологический процесс обработки информации (3 часа)
- 5.1. Понятие технологического процесса обработки информации (тпои)
- 5.2. Классификация тпои
- 5.3. Операции тпои
- Лекция 6. Средства реализации операций обработки информации (2 часа)
- 6.1. Средства формирования первичной информации
- 3. Технические устройства формирования документов.
- 6.2. Средства передачи информации
- 6.3. Средства хранения и поиска информации
- 6.4. Средства обработки информации
- Лекция 7. Организация технологического процесса обработки информации (1 час)
- 7.1. Стандартизация тпои
- 7.2. Этапы тпои
- 7.3. Взаимосвязь операций тп
- Раздел 4. Информационные технологии конечного пользователя (7 часов) Лекция 8. Автоматизированное рабочее место (арм) (2 часа)
- 8.1. Организационные формы обработки информации. Принципы их построения
- 8.2. Понятие автоматизированного рабочего места
- 8.3. Виды арм
- 8.4. Виды обеспечения арм
- 8.5. Арм специалиста по мониторингу и прогнозированию чс
- Лекция 9. Электронный офис (2 часа)
- 9.1. Понятие электронного офиса. Процедуры обработки документов
- 9.2. Программные средства электронного офиса
- 9.3. Аппаратные средства электронного офиса
- Лекция 10. Пользовательский интерфейс (3 часа)
- 10.1. Понятие пользовательского интерфейса
- 1. Развитие концепций логического представления данных.
- 10.2. Классификация пользовательского интерфейса
- 10.3. Критерии качества пользовательского интерфейса
- Раздел 5. Технологии открытых систем (4 часа) Лекция 11. Открытые системы (2 часа)
- 11.1. Понятие и принципы открытых систем
- 11.2. Стандарты ит
- 11.3. Эталонная модель взаимодействия технологии открытых систем
- 11.4. Технология передачи информации в модели взаимодействия открытых систем
- Лекция 12. Характеристика уровней модели взаимодействия открытых систем (2 часа)
- Раздел 6. Информационные технологии в локальных и корпоративных сетях (6 часов) Лекция 13. Компьютерные сети (2 часа)
- 13.1. Понятие и классификация компьютерных сетей
- 13.2. Понятие локальных вычислительных сетей
- 13.3. Компоненты лвс
- 13.4. Топология лвс
- 13.5. Методы доступа к информации в лвс
- Лекция 14. Распределенная обработка данных (2 часа)
- 14.1. Локальная и распределенная базы данных
- 14.2. Технология «клиент-сервер»
- 14.3. Модели реализации технологии «клиент-сервер»
- Лекция 15. Информационные хранилища. Корпоративные системы (2 часа)
- 15.1. Понятие информационного хранилища
- 15.2. Технология помещения данных в информационное хранилище
- 15.3. Виды информационного хранилища
- 15.4. Технологии групповой работы
- 15.5. Корпоративная информационная система
- 15.6. Технология видеоконференций
- Раздел 7. Информационные технологии в глобальных сетях (12 часов) Лекция 16. Глобальная сетьInternet. Электронная почта. Телеконференции (3 часа)
- 16.1. История развития глобальной сети Internet
- 16.2. Использование сети Internet как источника информации по проблемам безопасности жизнедеятельности
- 1. Сайт кафедры «Экология и промышленная безопасность» мгту им. Н. Э. Баумана
- 2. Учебный сайт «Автоэкзаменатор по охране труда»
- 3. Сайт ассоциации с ограниченной ответственностью «Восток-Сервис»
- 4. Сайт научно-производственного предприятия «Циклон-Тест»
- 5. Сайт журнала «Спецодежда и охрана труда»
- 6. Сайт «Охрана труда в предпринимательстве»
- 7. Сайт «Охрана труда и тб»
- 8. Сайт «Интернет Академии безопасного труда»
- 9. Сайт Всероссийской конфедерации труда
- 10. Сайт Санкт-Петербургского научно-исследовательского института охраны труда ордена «Знак Почета»
- 11. Сайт Научно-исследовательского института охраны труда (г. Иваново)
- 16.3. Электронная почта
- 1. Прием сообщений и автономный просмотр.
- 2. Пересылка оперативных сообщений.
- 3. Отправка заранее подготовленных файлов с текстовой информацией.
- 4. Организация функционирования адресной книги.
- 5. Пересылка графических факсимильных копий документов.
- 6. Оповещение пользователя о получении новой корреспонденции.
- 7. Выполнение фильтрации сообщений.
- 8. Поддержка «черного» и «белого» списков.
- 9. Упорядочение сообщений
- 10. Автоматическая подготовка шаблонов документов для их отправки
- 12. Поддержка множественных идентификационных записей
- 13. Поддержка множественных учетных записей
- 14. Управление «почтовым ящиком»
- 15. Слежение и контроль за исполнением работ
- 16. Резервирование и архивация сообщений
- 17. Автоматическая генерация ответа и переадресации
- 18. Экспортно-импортные функции
- 16.3. Телеконференции
- Лекция 17. Гипертекстовые технологии. Технологии мультимедиа (3 часа)
- 17.1. Понятие гипертекстовой технологии. Структурные элементы
- 17.2. Виды навигаций по гипертекстовому документу
- 17.3. Применение гипертекстовых технологий в глобальных сетях
- 17.4. Технологии мультимедиа
- Лекция 18. Географические информационные системы (гис) (6 часов)
- Библиографический список