logo
Новые лекциидневЧС

9.2. Программные средства электронного офиса

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 2.

Рис. 2. Программные средства электронного офиса

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 1.

Таблица 1 – Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования документов

Наименование программы

Назначение программы

Текстовые редакторы

Программы, предназначенные для работы с текстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности:

  • набор текста

  • редактирование текста

  • автоматическая проверка правописания

  • создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм;

  • формирование перекрестных ссылок в документе и т. д.

Настольные

издательские

системы

Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют:

  • компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы;

  • осуществлять полиграфическое оформление текста;

  • обрабатывать графические изображения;

  • обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т. д.

Табличные процессоры

Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность:

  • осуществлять разнообразные вычисления,

  • строить графики,

  • управлять форматом ввода-вывода данных,

  • компоновать данные,

  • проводить аналитические исследования и т. п.

Графические редакторы

Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют:

  • создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.);

  • манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т. д.;

  • обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т. д.

Системы управления базами данных (СУБД)

Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности:

  • создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме;

  • формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей

Пакеты демонстрационной графики

Программы, предоставляющие средства для:

  • подготовки презентаций лекций и выступлений,

  • подготовки иллюстративного материала,

  • визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д.

Пакеты программ мультимедиа

Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют:

  • управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма;

  • создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм;

  • манипулировать и генерировать анимационные изображения и т. д.

Программы распознавания символов

Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста

Программы перевода с одного иностранного языка на другой

Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации

К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией

Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы

Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)