9.3. Аппаратные средства электронного офиса
Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 3).
Рис. 3. Аппаратные средства электронного офиса
Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (рис. 3).
Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства, представленные на рис. 4.
Рис. 4. Получение копий с разработанных документов
1. Копирование. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.
Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются:
средства электрофотографического копирования;
средства микрофильмирования.
К средствам электрофотографического копирования относятся ксероксы.
В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом воспринимающем краситель материале, заряженном положительно — бумаге, кальке, металлической фольге и т.д.
Современные ксероксы позволяют:
автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;
копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;
производить двустороннее копирование;
сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т. д.
Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.
Микрофильмирование позволяет:
сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90-95 % по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов;
снизить стоимость изготовления копий;
организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т. д.
2. Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства — ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.
Процесс размножения на ризографе идет в два этапа: подготовка рабочей матрицы и печать. Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.
В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов. При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 2.
Таблица 2 – Технические средства обработки документов
Технические средства | Назначение технических средств |
Фальцевальные машины | Используются для механизированного сгибания документов перед упаковкой их в конверты или после размножения для сгибания и складывания копий в тетради |
Листоподборочные машины | Служат для механизации операций формирования документов в пачки |
Оборудование для сортировки документов | Используется при распределении корреспонденции по получателям (исполнителям). При сортировке документы раскладываются по отдельным ячейкам сортировального устройства |
Оборудование для скрепления документов | Позволяет механически скрепить листы бумаги |
Средства для нанесения защитных покрытий на документы | Позволяют защитить документы от воздействия внешней среды при высокой интенсивности их использования. Наиболее широкое распространение в настоящее время получили устройства - ламинаторы |
Оборудование для уничтожения документов | Перерабатывает листы в бумажные полоски, крошку (сухой способ) или формирует из них брикеты, предварительно подвергнув их увлажнению (мокрый способ) |
- Раздел 1. Введение в информационные технологии (5 часов) Лекция 1. Введение в информационные технологии (ит) (3 часа)
- 1.1. Понятие ит. Сравнение информационной и производственной технологии
- 1.2. Свойства ит
- 1.3. Роль ит в развитии общества
- 1.4. Эволюционные этапы развития ит
- 1.5. Развитие современных ит
- Лекция 2. Классификация информационных технологий (2 часа)
- Раздел 2. Платформа в информационных технологиях (5 часов) Лекция 3. Платформа в информационных технологиях (3 часа)
- 3.1. Понятие платформы
- 3.2. Совместимость компьютерных платформ
- 3.3. Операционная система как составная часть платформы
- Лекция 4. Критерии выбора платформы (2 часа)
- 4.1. Прикладные решения и средства их разработки
- 4.2. Критерии выбора платформы
- Раздел 3. Технологические процессы обработки информации в информационных технологиях (6 часов) Лекция 5. Технологический процесс обработки информации (3 часа)
- 5.1. Понятие технологического процесса обработки информации (тпои)
- 5.2. Классификация тпои
- 5.3. Операции тпои
- Лекция 6. Средства реализации операций обработки информации (2 часа)
- 6.1. Средства формирования первичной информации
- 3. Технические устройства формирования документов.
- 6.2. Средства передачи информации
- 6.3. Средства хранения и поиска информации
- 6.4. Средства обработки информации
- Лекция 7. Организация технологического процесса обработки информации (1 час)
- 7.1. Стандартизация тпои
- 7.2. Этапы тпои
- 7.3. Взаимосвязь операций тп
- Раздел 4. Информационные технологии конечного пользователя (7 часов) Лекция 8. Автоматизированное рабочее место (арм) (2 часа)
- 8.1. Организационные формы обработки информации. Принципы их построения
- 8.2. Понятие автоматизированного рабочего места
- 8.3. Виды арм
- 8.4. Виды обеспечения арм
- 8.5. Арм специалиста по мониторингу и прогнозированию чс
- Лекция 9. Электронный офис (2 часа)
- 9.1. Понятие электронного офиса. Процедуры обработки документов
- 9.2. Программные средства электронного офиса
- 9.3. Аппаратные средства электронного офиса
- Лекция 10. Пользовательский интерфейс (3 часа)
- 10.1. Понятие пользовательского интерфейса
- 1. Развитие концепций логического представления данных.
- 10.2. Классификация пользовательского интерфейса
- 10.3. Критерии качества пользовательского интерфейса
- Раздел 5. Технологии открытых систем (4 часа) Лекция 11. Открытые системы (2 часа)
- 11.1. Понятие и принципы открытых систем
- 11.2. Стандарты ит
- 11.3. Эталонная модель взаимодействия технологии открытых систем
- 11.4. Технология передачи информации в модели взаимодействия открытых систем
- Лекция 12. Характеристика уровней модели взаимодействия открытых систем (2 часа)
- Раздел 6. Информационные технологии в локальных и корпоративных сетях (6 часов) Лекция 13. Компьютерные сети (2 часа)
- 13.1. Понятие и классификация компьютерных сетей
- 13.2. Понятие локальных вычислительных сетей
- 13.3. Компоненты лвс
- 13.4. Топология лвс
- 13.5. Методы доступа к информации в лвс
- Лекция 14. Распределенная обработка данных (2 часа)
- 14.1. Локальная и распределенная базы данных
- 14.2. Технология «клиент-сервер»
- 14.3. Модели реализации технологии «клиент-сервер»
- Лекция 15. Информационные хранилища. Корпоративные системы (2 часа)
- 15.1. Понятие информационного хранилища
- 15.2. Технология помещения данных в информационное хранилище
- 15.3. Виды информационного хранилища
- 15.4. Технологии групповой работы
- 15.5. Корпоративная информационная система
- 15.6. Технология видеоконференций
- Раздел 7. Информационные технологии в глобальных сетях (12 часов) Лекция 16. Глобальная сетьInternet. Электронная почта. Телеконференции (3 часа)
- 16.1. История развития глобальной сети Internet
- 16.2. Использование сети Internet как источника информации по проблемам безопасности жизнедеятельности
- 1. Сайт кафедры «Экология и промышленная безопасность» мгту им. Н. Э. Баумана
- 2. Учебный сайт «Автоэкзаменатор по охране труда»
- 3. Сайт ассоциации с ограниченной ответственностью «Восток-Сервис»
- 4. Сайт научно-производственного предприятия «Циклон-Тест»
- 5. Сайт журнала «Спецодежда и охрана труда»
- 6. Сайт «Охрана труда в предпринимательстве»
- 7. Сайт «Охрана труда и тб»
- 8. Сайт «Интернет Академии безопасного труда»
- 9. Сайт Всероссийской конфедерации труда
- 10. Сайт Санкт-Петербургского научно-исследовательского института охраны труда ордена «Знак Почета»
- 11. Сайт Научно-исследовательского института охраны труда (г. Иваново)
- 16.3. Электронная почта
- 1. Прием сообщений и автономный просмотр.
- 2. Пересылка оперативных сообщений.
- 3. Отправка заранее подготовленных файлов с текстовой информацией.
- 4. Организация функционирования адресной книги.
- 5. Пересылка графических факсимильных копий документов.
- 6. Оповещение пользователя о получении новой корреспонденции.
- 7. Выполнение фильтрации сообщений.
- 8. Поддержка «черного» и «белого» списков.
- 9. Упорядочение сообщений
- 10. Автоматическая подготовка шаблонов документов для их отправки
- 12. Поддержка множественных идентификационных записей
- 13. Поддержка множественных учетных записей
- 14. Управление «почтовым ящиком»
- 15. Слежение и контроль за исполнением работ
- 16. Резервирование и архивация сообщений
- 17. Автоматическая генерация ответа и переадресации
- 18. Экспортно-импортные функции
- 16.3. Телеконференции
- Лекция 17. Гипертекстовые технологии. Технологии мультимедиа (3 часа)
- 17.1. Понятие гипертекстовой технологии. Структурные элементы
- 17.2. Виды навигаций по гипертекстовому документу
- 17.3. Применение гипертекстовых технологий в глобальных сетях
- 17.4. Технологии мультимедиа
- Лекция 18. Географические информационные системы (гис) (6 часов)
- Библиографический список