logo search
лекции Войнов

3.2. Документы в автоматизированной системе

Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, предназначенный для ее передачи и доведения до потребителей. Применительно к системе управления (подсистеме, подразделению) все документы

60

подразделяются на входные и выходные. Выходные документы являются итогом преобразования и переработки информации. При проектировании АИС в первую очередь всегда должны быть перечислены необходимые выходные документы, которые в значительной степени определяют состав входных документов и содержание процессов их переработки.

Множества входных и выходных документов объединяются общим понятием «информационный базис». Информационный базис - это совокупность исходных данных и внешних результатов, он определяется целями функционирования системы и не зависит от компьютерных программ переработки информации.

Все документы, циркулирующие в АИС, можно разделить на три основных группы (рис. 3.1). Первая группа - это документы управления, к которым относятся распоряжения, команды, директивы, донесения, сводки и т.д. Вторая группа - это служебные документы, к которым относятся запросы, ответы на запросы, служебные сообщения, информационные сообщения, квитанции, отказы, служебные справки и т.д. Третья группа - это производственная документация, объединяющая конструкторскую, технологическую и программную документацию.

Документы циркулируют как в автоматизированной, так и неавтомати­зированной системе управления. Однако автоматизация налагает на документы и документооборот в целом определенные особенности, связанные с формой документов и способами их обработки.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, связанной с экономической информацией. Для этого в государстве на различных уровнях управления создаются унифицированные системы документации. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

61

стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования. Каждому документу, представленному на бумаге на бланке установленной формы, присваивается код соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).