1.2. Документообіг на підприємстві. Електронний документообіг

Виробничо-господарська діяльність підприємства характеризується відомостями в документованому чи іншому виді. Документи є основними носіями інформації на підприємстві. Документи можна класифікувати за різними принципами. Перш за все їх можна розділити на дві групи: систематизовані та несистематизовані документи (ділова переписка). Систематизовані документи в свою чергу поділяються на типові уніфіковані (документи, що використовуються на усіх підприємствах такого типу) та індивідуальні (документи, що використовуються тільки на даному підприємстві).

З точки зору джерела формування документи діляться на зовнішні та внутрішні. Зовнішні документи розробляються за межами даного підприємства та характеризують його виробничо-господарські взаємовідносини з іншими підприємствами та організаціями (договори, платіжні документи, рекламації ...). Внутрішні документи утворюються на підприємстві та відображають внутрішні операції. Документи, пов’язані з зовнішнім середовищем, в даний час є, як правило, типовими, тому зміна їх виду та змісту може здійснюватися тільки в централізованому порядку. Внутрішні документи, що створюються та циркулюють всередині підприємства, можуть бути змінені як по формі і змісту, так і по маршрутам їх руху.

Документи, що відображають функціонування підрозділів підприємства, різні за своїм призначенням і поділяються на: конструкторсько-технологічні, обліково-звітні, планові, нормативні, адміністративно-організаційні і т.п. Групування документів за призначенням дозволяє виявити загальну закономірність руху документів будь-якого підрозділу в залежності від виконуваних ним функцій. З іншої сторони документи можуть бути згруповані за принципом належності до функціональних задач управління. Наприклад, технологічна підготовка виробництва, контроль якості продукції, техніко-економічне планування і т.п.

За способом використання документи діляться на разові і накопичувальні. Прикладами разових документів є рахунки, платіжні вимоги, накладні, касові ордери, авансові звіти тощо. Накопичувальні документи використовуються для багаторазового запису даних про ряд однорідних операцій, що виконуються поступово на протязі певного періоду часу.

За періодичністю розробки документи діляться на поточні, щомісячні, щоденні, щотижневі, півмісячні, квартальні, піврічні, річні.

В залежності від методу отримання документи поділяються на первинні та похідні. Для побудови технологічних процесів обробки інформації важливе значення має аналіз форм первинних документів. Це пояснюється значною кількістю форм первинних документів, що діють на підприємстві, масовістю їх використання, використанням первинних документів для створення зведених документів.

За кількістю господарських операцій, що відображаються в документі, вони поділяються на однорядкові та багаторядкові. В однорядковому документі фіксується одна господарська операція, а в багаторядковому – декілька.

Крім розглянутої класифікації використовується групування документів за ступенем їх використання для отримання інших документів. Проведені дослідження документів на підприємствах показують, що біля половини як внутрішніх, так і зовнішніх документів є остаточними і служать основою для прийняття рішення чи відправляються в зовнішні організації. Біля 1/4 внутрішніх та зовнішніх документів відносяться до групи документів, які використовуються для утворення тільки однієї форми документу.

За ступенем участі в технологічних процесах управління розрізняють такі види виробничих документів:

• основні – виробничі документи, що містять відомості про фактичний чи запланований стан предметів праці, засобів праці та співробітників підприємства;

• допоміжні – документи, в яких фіксуються відомості про основні виробничі документи;

• нормативно-технічні – документи, що містять економічні чи технічні показники, норми, довідкові відомості які використовуються для проектування і розрахунків на протязі тривалого часу при складанні основних виробничих документів (тарифні сітки, стандарти, норми).

В системі документообігу основні документи діляться на:

• первинні – документи, що містять вихідну інформацію для реалізації даної функціональної задачі управління;

• проміжні – документи, які створюються на основі обробки відомостей первинних документів організації і які є вихідними для створення директивних документів (рапорти, звіти, відомості ...);

• директивні – документи, які містять вказівки, напрямлені на досягнення поставлених цілей (плани, протоколи, завдання, рішення ...);

• результатні – документи, які містять відомості про досягнення цілей, поставлених директивними документами (акти впровадження, звіти, довідки...).

Виробничо-господарська діяльність підприємства характеризується переміщенням документів між структурними підрозділами. Таке переміщення називається документообігом.

Документообіг – це рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Це рух документу від суб’єкту до об’єкту управління і навпаки, рух документу всередині об’єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв’язку. Документообіг включає наступний комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів. Існують такі вимоги до потоків документів:

1. рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2. принцип однократного перебування документу в одному структурному підрозділі чи в одного виконавця.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу). Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно для того, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Відносно новим, але надзвичайно ефективним методом документообігу є електронний документообіг.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – це сукупність процесів створення, оброблення, редагування, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документу.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документу є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документу, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документу іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується утворення електронного документу. Оригіналом електронного документу вважається електронний примірник документу з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документу кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом документу. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності згідно з законодавством. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Перевірка цілісності електронного документу проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

При копіюванні електронного документу з електронного носія інформації обов’язково потрібно здійснювати перевірку цілісності даних на цьому носії. При зберіганні електронних документів потрібно дотримуватися таких вимог:

1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документу у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;

3. у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документу, а також дату і час його відправлення чи отримання.