2.3.2. Системи управління підприємством

Бухгалтерські програми. Автоматизація бухгалтерського обліку є однією з класичних областей застосування інформаційних технологій, та найчастіше реалізованою на даний час задачею автоматизації обліку на підприємстві. Таке становище зумовлено рядом причин. По-перше, помилка бухгалтера може коштувати досить дорого, у зв’язку з чим очевидною є вигода використання можливостей автоматизації бухгалтерії. По-друге, задача бухгалтерського обліку досить легко формалізується, у зв’язку з чим розробка систем автоматизації бухгалтерського обліку не є технічно складною задачею. Незважаючи на це, розробка систем автоматизації бухгалтерського обліку є досить трудомісткою задачею. Останнє зв’язано з тим, що до систем бухгалтерського обліку пред’являються підвищені вимоги у відношенні надійності та максимальної простоти і зручності в експлуатації.

Бухгалтерський облік став полігоном для відпрацювання інформаційних технологій фінансової сфери. Перші бухгалтерські програми з’явилися на початку 1980-х років. Широке поширення персональних комп’ютерів з початку 1990-х років створили передумови для якісно нового витка розвитку таких систем, які були миттєво сприйняті бізнесом у зв’язку з новими умовами господарювання.

На сучасному підприємстві циркулює велика кількість фінансових потоків, що відображаються відповідними інформаційними потоками. Переважне використання паперових документів, багатогранність фінансових контрактів, вимога прискорення розрахунків та увага до управлінського обліку диктують збільшення уваги практиків до автоматизації бухгалтерської діяльності. Сьогодні бухгалтери в основному навчилися користуватися комп’ютером, але це зовсім не означає їх перехід на нові інформаційні технології. Найрозповсюдженіші сьогодні на ринку бухгалтерські системи не тільки декларують, а й забезпечують наступні можливості [⁵⁵]:

• простота, зручність та гнучкість у їх освоєнні та використанні;

• зрозуміле та містке представлення інформації;

• широта застосування як для малих підприємств, так і для корпоративних структур;

• настройка на постійні зміни законодавства, включаючи податкове, та особливості обліку конкретного підприємства;

• великий набір типових операцій та форм звітності;

• значні аналітичні можливості, часто з графічним представленням інформації.

Перехід від традиційного бухгалтерського обліку до комп’ютерного передбачає наведення повного порядку в бухгалтерському обліку і, в першу чергу, в плані рахунків, системі бухгалтерських проводок, звітності. Як наслідок, автоматизація тягне за собою більш чітку роботу усіх служб, не подавляючи, а, навпаки, підсилюючи людський фактор. Реалізація вказаних можливостей дозволяє суттєво підвищити швидкість та комфортність роботи бухгалтера. Для типової бухгалтерської системи характерні наступні основні функції [Error: Reference source not found]:

• облік усіх фінансово-господарських операцій, включаючи валютні, з автоматичним перерахуванням курсової різниці;

• повноцінний облік по рахункам, субрахункам та аналітичним кодам для контрагентів;

• можливість налаштування системи на облікову політику різних підприємств, включаючи настроювання форми балансу, створення та редагування звітних форм (шаблонів);

• автоматичний підрахунок розгорнутого та згорнутого сальдо, оборотів, створення журналів-ордерів, Головної книги, балансу та інших довільних форм звітності;

• створення, друк та зберігання електронних копій первинних банківських і касових документів;

• отримання різноманітних типів звітів у паперовій формі;

• можливість формування звітних форм для проведення фінансового аналізу підприємства за даними бухгалтерського обліку та ін.

Український ринок бухгалтерського програмного забезпечення стрімко розвивається услід за світовим ринком. Розвиток цього ринку пройшов декілька етапів. Перший з них відноситься до середини 1980-х років. Потік персональних комп’ютерів з-за кордону супроводжувався перенесенням ряду програм з мейнфреймів (типу ЄС ЕОМ) та створення саморобних програм для комплектації ними „програмно-апаратних комплексів“, основне цінове навантаження в яких складало програмне забезпечення [Error: Reference source not found].

Друга стадія пов’язана з появою в нашій країні великої кількості комерційних та навколокомерційних структур, які потребували ведення швидкої і простої бухгалтерії. Попит ринку був задоволений рядом фірм (переважно російських), які зуміли швидко і досить успішно відгукнутися на потреби ринку. Серед цих фірм виділялися «1С» («1С:Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо-бухгалтер»). Багато фірм та груп програмістів розробляли в цей час такі програми під замовлення. У подальшому найуспішніші з них з’явилися на ринку, зокрема розробки фірм «ИнфоСофт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Атлант-Информ» та ін. [Error: Reference source not found]. Ці програми дозволяли працювати бухгалтерам різної кваліфікації, зокрема й тим, які нещодавно перекваліфікувалися з численної армії інженерів.

Третя стадія розвитку ринку програмного забезпечення для бухгалтерського обліку зв’язана з переходом від спрощеного обліку до професіойного. У сучасних розробках серйозна увага приділяється можливості роботи в комп’ютерних мережах, накопиченню статистичних даних, роботі з кількома планами рахунків, аналізу фінансової діяльності. Ринок відреагував на ці потреби і, аналізуючи його сучасний стан, можна відмітити наявність більшості із вказаних можливостей в сучасних системах. Для цієї стадії характерні консолідація зусиль та відбір в результаті конкуренції фірм, які найкраще зуміли адаптуватися до ринку промислового виробництва, розповсюдження та супроводу програмних продуктів бухгалтерського профілю та їх інтеграції в комплекси програм. Серед найуспішніших компаній на цьому сегменті ринку виділяється компанія «1С».

Четверта стадія розвитку програмного забезпечення для бухгалтерії пов’язана з переходом від чисто бухгалтерського до управлінського обліку. Такі системи відносяться до класу ERP-систем і будуть розглянуті далі.

Основні класи програмних систем бухгалтерського профілю, представлені на українському ринку, наведено в табл. 2.3. Хоча з наведеного списку тільки одна компанія є українською («ООО Импакт-центр», яка випускає систему «Акцент»), усі системи, що ними виробляються є добре адаптованими до українських підприємст і ефективно ними використовуються.

Таблиця. 2.3

Бухгалтерські інформаційні системи

Вибір того чи іншого класу систем визначається позиціонуванням конкретного підприємства на ринку, досвідом бухгалтерського та управлінського обліку, кваліфікацією співробітників. Це особливо важливо для малих підприємств, на яких спостерігається суміщення функціональних обов’язків співробітників.

Європейські бухгалтерські системи мало прижилися в Україні. Останнє пов’язане з багатьма факторами, серед яких не останню роль відіграють особливості українського бухгалтерського обліку: структура плану рахунків, навіть після внесення змін є незвичною для закордонних фахівців. Важливу роль також відіграє динаміка змін українського законодавства та часті зміни в численних формах обліку і звітності. В той же час намічаються тенденції до наближення української системи обліку до європейських стандартів.

На завершення розглянемо основні тенденції, що характеризують сучасний стан розвитку бухгалтерських систем в Україні:

• Формування українського ринку бухгалтерських систем в основному завершено. Можна констатувати, що даний ринок розвивається динамічно, прокладаючи дорогу комп’ютерному бізнесу в Україні.

• Високий рівень конкуренції веде до постійного удосконалення програмних та апаратних рішень. Намітилася тенденція до розробки комплексних систем, які передбачають крім традиційного, орієнтованого назовні бухгалтерського обліку включення розвинутих підсистем оперативно-господарського та управлінського обліку. Висока конкуренція серед розробників визначається також присутністю на українському ринку світових лідерів комплексних управлінських рішень.

• Для бізнесменів зараз доступний повний спектр інформаційних послуг в області бухгалтерії. Питання тільки в тому, як ним правильно скористатися. Тут на допомогу можуть прийти спеціалісти-консультанти, консалтингові групи та фірми, які добре представлені в Україні.

Аудиторські програми. Інтенсивний розвиток комп’ютерної техніки дав поштовх початку, а потім удосконаленню методів аудиту в комп’ютерному середовищі. Застосування клієнтами аудиторів автоматизованих інформаційних систем потребує проведення аудиту за допомогою комп’ютерної техніки. При цьому комп’ютерні технології сьогодні в принципі можуть використовуватися на усіх стадіях аудиту: під час плануання, здійснення, документування аудиторської роботи, оформлення аудиторського висновку. Саме тому питання автоматизації на сучасному єтапі є настільки актуальним.

В даний час неможливо уявити аудиторську перевірку без використання комп’ютерів. Головними задачами, які розв’язують аудитори за допомогою комп’ютерів є [⁵⁶]:

• прискорення процесів отримання і обробки інформації з баз даних клієнта;

• документальна обробка інформації, отриманої аудиторами в ході перевірки;

• розробка аналітичних електронних таблиць;

• створення прикладних аудиторських програм;

• прискорення застосування аудиторських процедур;

• використання можливостей редагування текстів та електронних таблиць;

• створення баз даних та ін.

Проте в той же час використання клієнтом комп’ютерних інформаційних систем висуває додаткові вимоги до організації проведення перевірки та вибору аудиторських процедур, що ускладнює даний процес.

Діяльність аудиторської компанії є досить складним об’єктом для автоматизації. Аудиторські компанії зазвичай зіштовхуються з одними і тими ж проблемами: велика і складна нормативна база аудиту, відсутність єдиного підходу до проведення перевірки та, як наслідок, різнотипні результати перевірки ділянок обліку та складність систематизації цих результатів при підготовці висновку. Складність розв’язання цих проблем за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення полягає в тому, що забезпечення доступу до інформаційно-довідкових систем зовсім не рівносильно систематизації нормативної інформації, необхідної аудитору для перевірки. Йому потрібна спеціалізована система, підбірка інформації в якій повинна здійснюватися спеціалістами-методологами і яку слід неперервно актуалізувати. Сьогодні такої інформаційної системи на російському ринку немає. Друга проблема – забезпечення єдиного підходу різних спеціалістів до перевірки – є ще складніщою для реалізації. Адже щоб заставити і досвідчених аудиторів, і початківців працювати по єдиній методиці, вона повинна бути універсальною, зрозумілою та зручною.

Майже усі розробники програмного забезпечення для аудиторів називають однією з найближчих перспектив перехід до міжнародних стандартів фінансової звітності та збільшення аудиторських послуг в цій галузі. Ринок аудиторсько-консалтингових послуг перетворюється за такими правилами:

• великі міжнародні аудиторські фірми, що займають на ринках багатьох країн світу домінуючі позиції, займуть таке ж міцне становище і на українському ринку;

• великі українські аудиторські фірми або стануть партнерами міжнародних аудиторських фірм, або будуть поглинуті ними;

• самостійні російські аудиторські компанії будуть мати можливість обслуговувати в основному тільки підприємства середнього та малого бізнесу.

З цього слідує, що вітчизняним розробникам програмного забезпечення для аудиторів є зміст орієнтуватися саме на середні та малі аудиторські компанії. Однією із тенденцій у сегменті спеціалізованого програмного забезпечення є розвиток систем проведення аудиторської перевірки як головної складової аудиту, а також автоматизація аналітичних процедур та чітке документування аудиту.

Ринок аудиторського програмного забезпечення в Україні тільки починає розвиватися. На світовому ринку представлені програмні засоби різних типів, що використовувані у роботі аудиторів, які можна поділити на дві великі групи: пакети прикладних програм загального і проблемно орієнтованого призначення, а також програми автоматизації управління аудитом.

На сьогодні аудиторські фірми світу розробили і використовують спеціальні інформаційні системи, орієнтовані на внутрішню регламентацію аудиторської діяльності із застосуванням внутрішньофірмових стандартів. Прикладами таких програм є системи провідних аудиторських фірм, таких як KPMG, яка використовує програму Vector 6, Ргіcewaterhouse Coopers із системою My Client та Deloitte & Touche, спеціальною інформаційною системою якої є Audit System/2. Система Audit System/2 (AS/2), наприклад, поєднує можливості текстового і табличного редакторів і програми для складання оборотно-сальдової відомості. Вона призначена для полегшення комплексної підготовки робочої документації і звітності та проведення їх консолідації [⁵⁷].

Враховуючи особливості діяльності українських аудиторських компаній, ними практично не застосовуються всесвітньо-відомі програмні засоби, а перевага надається розробкам російських компаній (українські розробники практично не працюють в напрямку розробки таких програм). Розглянемо основні програмні засоби цьго типу, які доступні на нашому ринку.

Компанія «Термика» (http://www.termika.ru/) пропонує програмний пакет «ЭкспрессАудит:ПРОФ». Особливістю цього пакету є те, що поряд з автоматизацією саме аудиторської перевірки система пропонує готову методику «ЭкспрессАудит», розроблену групою аудиторів-методологів та побудовану на загальноприйнятій практиці проведення загального аудиту. Завдяки цьому повністю усуваються проблеми, зв’язані з відсутністю спеціалізованих інформаційних систем для аудиторів та єдиного підходу до перевірки – у програмі перевірка проводиться в автоматизованому режимі відповідно до закладеної універсальної методики.

Програма AuditNET (http://www.auditnet.ru/) є зараз практично єдиною системою на українському ринку, яка дозволяє провести комплексну автоматизацію усієї діяльності аудиторсько-консалтингової компанії. Вона була першою системою на ринку, яка надавала можливості настроювання під методику і технологію проведення аудиту та першою системою, яка включала модулі з проведення вибіркових досліджень та фінансового аналізу. Система передбачає вибір способу впровадження з таких варіантів:

• впровадження системи, яке супроводжується створенням додаткових модулів та функціональних блоків, яке передбачає адаптацію системи до прийнятої у користувача технології роботи та методик проведення аудиту (такий варіант впровадження розрахований на великі компанії);

• впровадження системи, яке передбачає настроювання (саме настроювання, а не адаптацію) системи під конкретну методику роботи;

• впровадження стандартної конфігурації системи, яка передбачає підлаштовування користувача під неї.

Програма AuditXP «Комплекс Аудит 2006», розроблена компанією «Гольдберг-Софт» (http://www.auditxp.ru/), орієнтована на міжнародні стандарти аудиту, у зв’язку з чим, напевне, найкраще підходить для українських аудиторських компаній, адже українські аудиторські стандарти є практично повним аналогом міжнародних. Особливістю програми є те, що вона не потребує ніяких додаткових налаштувань у зв’язку з чим після придбання продукту користувач може просто встановити його на свій комп’ютер і одразу ж розпочинати працювати.

Новинкою на ринку є продукт «IT Audit:Аудитор», розроблений компанією «Мастер-Софт» (http://www.audit-soft.ru). Головними перевагами цього пакету є наявність програми-конструктора, яка дозволяє аудитору реалізувати власну методику аудиту, а також те, що програма може працювати з імпортованими даними бухгалтерського звіту клієнта.

Коло розробників програмного забезпечення для аудиту є не настільки широким, як для бухгалтерських і управлінських систем. Однак, незважаючи на це, уже пройдено шлях від інформаційно-довідкових баз даних із вбудованими шаблонами документів, до систем, які допомагають управляти діяльністю аудиторської фірми. Розробники таких інформаційних систем можуть розходитися в думках з приводу необхідності того чи іншого функціоналу, об’єму налаштувань чи глибини адаптації систем до вимог клієнтів, але практично усі вони констатують – єдине, що на даний час неможливо повністю автоматизувати в ІС цього класу – це прийняття аудитором рішення за результатами перевірки.

Інформаційні системи управління проектами. Проектом називається сукупність розподілених у часі заходів чи робіт, направлених на досягнення поставленої мети [⁵⁸]. Прикладами проектів є будівництво будинків, освоєння випуску нової продукції, здійснення модернізації виробництва, розробка програмного продукту тощо. Проект володіє певними властивостями:

1. Проект завжди має чітко визначену мету, яка виражається в досягненні деякого результату. Досягнення цього результату означає успішне завершення та закінчення проекту. Наприклад, для проекту будівництва результатом є побудований будинок, прийнятий в експлуатацію.

2. Проект має чітко окреслений початок, який співпадає з початком першої роботи, направленої на досягнення поставленої мети. Початок може задаватися директивно, або розраховуватися у результаті складання плану робіт по проекту.

3. Проект має чітко окреслений кінець, який співпадає з кінцем останньої роботи, направленої на отримання заданого результату. Як і початок, кінець проекту може задаватися директивно або розраховуватися при складанні плану робіт.

4. Проект виконується командою, до складу якої входить керівник проекту, менеджери та виконавці. Крім основної команди у проекті можуть приймати участь сторонні виконавці, команди та організації, які залучаються на тимчасовій основі для виконання окремих робіт.

5. При реалізації проекту використовуються матеріальні ресурси. Їх номенклатура та кількість визначаються характером проекту та робіт, що до нього входять.

6. Проект має бюджет. Вартість проекту складається з вартості витрачених матеріальних ресурсів, затрат з оплати праці та інших витрат, пов’язаних з особливостями конкретних видів робіт.

7. Проект має обмеження трьох видів:

• Обмеження по бюджету встановлюють граничну вартість усього проекту чи окремих видів робіт.

• Обмеження по часу задають граничні терміни завершення або всього проекту, або деяких робіт.

• Обмеження по ресурсах визначаються обмеженим складом команди чи графіками поступання матеріальних ресурсів.

Життєвий цикл проекту – це проміжок часу між моментами його початку та завершення. Він ділиться на чотири фази:

1. Концептуальна фаза. Включає формулювання цілей, аналіз інвестиційних можливостей, техніко-економічне обгрунтування та планування проекту.

2. Фаза розробки проекту. Включає визначення структури робіт та виконавців, побудову календарних графіків робіт, бюджету проекту, розробку проектно-кошторисної документації, переговори та укладання контрактів з підрядниками та постачальниками.

3. Фаза виконання проекту. включає роботи з реалізації проекту, зокрема будівництво, маркетинг, навчання персоналу тощо.

4. Фаза завершення проекту. Включає в загальному випадку випробування під час прийомки, тестову експлуатацію та здачу проекту в експлуатацію.

Результатом проекту є деяка продукція чи корисний ефект, створені в ході реалізації проекту. В якості результату, залежно від мети проекту, можуть виступати: наукова розробка, новий технологічний процес, програмний засіб і т.д. Про успішність проекту судять по тому, наскільки його результат відповідає за своїми затратними, дохідними, інноваційними, якісними, часовими, соціальними, екологічними та іншими характеристиками запланованому рівню.

Керованими параметрами проекту є:

• об’єми та види робіт;

• вартість, видатки та витрати по проекту;

• часові параметри, які включають терміни, тривалості та резерви виконання робіт і етапів проекту, а також взаємозв’язки між роботами;

• ресурси, потрібні для здійснення проекту, зокрема людські, фінансові, матеріально-технічні, а також обмеження по ресурсам;

• якість проектних рішень, застосовуваних ресурсів, компонент проекту та ін.

Задачами управління проектом є:

• визначення мети проекту та проведення його обгрунтування;

• створення структури проекту (підпорядковані цілі, основні етапи роботи, які слід виконати);

• визначення необхідних об’ємів та джерел фінансування;

• підбір команди виконавців, підготовка та укладання контрактів із сторонніми виконавцями;

• визначення термінів виконання проекту;

• складання графіку його реалізації;

• розрахунок необхідних для проекту матеріальних ресурсів, укладання контрактів з постачальниками;

• розрахунок кошторису та бюджету проекту;

• планування та врахування ризиків;

• забезпечення контролю за ходом виконання проекту.

Управління проектом – це процес планування, організації та управління роботами і ресурсами, направлений на досягнення поставленої мети, як правило, в умовах часових обмежень, обмежень на ресурси чи вартість робіт.

Управління проектом складається з трьох основних етапів:

1. формування плану проекту;

2. контроль за виконанням плану та його оперативна корекція;

3. завершення проекту.

На першому етапі здійснюється обгрунтування проекту, складається перелік робіт та наявних ресурсів, здійснюється розподіл ресурсів по роботах та оптимізація плану за критеріями часу завершення проекту, сумарної вартості проекту, рівномірного розподілу ресурсів, мінімізації ризиків. Тут же здійснюється укладання усіх необхідних договорів зі сторонніми виконавцями, підрядниками та постачальниками. Другий етап передбачає контроль виконання проекту з метою своєчасного виявлення та усунення відхилень від початкового плану. При значних відхиленнях початковий план переробляється і створюється новий. Завершення проекту означає виконання певних регламентованих дій, необхідних для завершення і зупинки робіт по проекту.

На даний час для автоматизованого управління проектами використовується методологія мережного планування та управління. Ця методологія була розроблена в 1956 році спеціалістами фірм „Дюпон“ та „Ремінгтон Ред“ М. Уолкером та Д. Келлі для проекту модернізації заводів фірми „Дюпон“ [⁵⁹]. Мережне планування і управління складається із структурного та календарного планування і оперативного управління. Структурне планування полягає у розбитті проекту на етапи і роботи, оцінці їх тривалості, визначенні послідовності їх виконання. Результатом структурного планування є мережний графік робіт, який використовується для оптимізації проекту по тривалості. Календарне планування полягає у складанні часової діаграми робіт та розподілі між роботами трудових ресурсів (виконавців). Результатом календарного планування є діаграма Ганта [Error: Reference source not found], яка графічно відображає періоди виконання робіт на вісі часу. На цьому етапі може виконуватися оптимізація ресурсів та бюджету проекту. Оперативне управління полягає у регулярному співставленні фактичного графіку робіт з плановим. Результатом серйозних відхилень може бути прийняття рішення про зміну початкового структурного чи календарного плану.

Системи управління проектами утворюють окремий сектор програмного забезпечення, який досить добре представлений на українському ринку. Поява подібних систем сприяла перетворенню мистецтва управління проектами в науку, в якій є чіткі стандарти, методи та технології. Системи управління проектами використовуються для розв’язання таких головних задач:

• структуризація та описання складу та характеристик робіт, ресурсів, затрат і доходів проекту;

• розрахунок розкладу виконання робіт проекту з врахуванням усіх наявних обмежень;

• визначення критичних операцій та резервів часу для виконання інших операцій проекту;

• розрахунок бюджету проекту та розподіл запланованих затрат в часі;

• розрахунок розподілу в часі потреб проекту в основних матеріалах та обладнанні;

• визначення оптимального складу ресурсів проекту та розподіл в часі їх планового завантаження;

• аналіз ризиків та визначення необхідних резервів для надійної реалізації проекту;

• визначення ймовірності успішного виконання директивних показників;

• ведення обліку та аналіз виконання проекту;

• моделювання наслідків управлінських впливів з метою прийняття оптимальних рішень.

• ведення архівів проекту;

• отримання необхідної звітності.

На українському ринку зараз найпопулярнішими є декілька систем управління проектами. Розглянемо їх детальніше.

MS Office Project 2007 – це комплексне рішення корпорації Microsoft з управління корпоративними проектами, яке дозволяє управляти проектами будь-якої складності і включає в себе сімейство програмних продуктів:

• MS Office Project Standard – пакет початкового рівня для управління простими проектами;

• MS Office Project Professional – пакет професійного управління проектами будь-якої складності на будь-якому рівні управління;

• MS Office Project Server – серверний продукт, який використовується для взаємодії менеджерів проекту при управління розподіленими проектами;

• MS Office Project Web Access – Web-інтерфейс MS Project, який дозволяє учасникам проектів отримати доступ до проектної інформації засобами Інтернет/intranet.

Spider Project Professional (також існують версії Desktop та Lite) – пакет управління проектами спроектований та розроблений з врахуванням практичного досвіду, потреб, особливостей та пріоритетів російського (а, значить, і українського) ринку. Даний пакет на відміну від західних аналогів має ряд особливостей:

• вбудована система аналізу ризиків та управління резервами по термінам та вартості робіт;

• можливість створення, зберігання та включення в проекти типових фрагментів проектів;

• оптимізована для пострадянських умов організація групової роботи та мультипроектного управління.

Програмні продукти компанії Primavera Inc:

1. Primavera Project Planner Professional – професійна версія, призначена для автоматизації процесів управління проектами відповідно до вимог Project Management Institute (PMI) та стандартів ISO. В першу чергу цей пакет призначений для використання у складі корпоративної інформаційної системи, хоча може повноцінно працювати і автономно, допомагаючи вирішувати задачі календарно-мережного планування, визначення критичного шляху, вирівнювання ресурсів, та інших задач модулювання проектів, груп проектів, портфелів та програм.

2. Sure Track Project Manager орієнтований на контроль виконання невеликих проектів чи фрагментів крупних проектів. Може працювати як самостійно, так і спільно з Project Planner в корпоративній системі управління проектами.

Open Plan (розробник – Welcom Software Technology, зараз Deltek) забезпечує повномасштабне мультипроектне управління, планування за методом критичного шляху та оптимізацію використання ресурсів в масштабах підприємства. Може ефективно використовуватися на усіх рівнях контролю та управління проектами – від найвищого керівництва і менеджерів проектів, до начальників функціональних підрозділів та рядових виконавців. Open Plan дозволяє керівникам різного рівня виконувати наступні функції:

• створювати оперативні плани проектів з врахуванням різних обмежень;

• визначати рівень пріоритетності проектів;

• задавати відносну міру важливості проектів для розподілених ресурсів;

• мінімізувати ризики;

• здійснювати аналіз ходу виконання робіт.

В процесі виконання проекту дані системи дозволяють:

• вести облік;

• аналізувати відхилення виконання від запланованого;

• прогнозувати майбутні параметри проекту;

• моделювати управлінські впливи;

• вести архіви проекту.

Системи автоматизованого документообігу.

Електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, редагування, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів.

Електронний документ – це документ, створений за допомогою засобів комп’ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом та збережений на машинному носії у вигляді файлу відповідного формату.

Електронний цифровий підпис – засіб захисту інформації, який забезпечує контроль цілісності та підтвердження автентичності електронних документів.

Детальніше електронний цифровий підпис розглядатиметься в одному з наступних розділів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовились про інше, датою і часом відправлення електронного документу вважаються дата і час, коли відправлення електронного документу не може бути скасовано особою, яка його відправила [⁶⁰]. У разі відправлення електронного документу шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання. Перевірка цілісності електронного документу проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не менше терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Якщо неможливо виконати ці вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документу на папері (у разі відсутності оригіналу цього документу на папері). При зберіганні електронних документів обов’язкове дотримання таких вимог [⁶¹]:

1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документу у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;

3. у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документу, а також дату і час його відправлення чи отримання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, якщо посередник дотримується відповідних вимог.

Життєвий цикл документу в системах електронного документообігу (СЕД) складається з наступних етапів [Error: Reference source not found]:

1. Створення. На відміну від роботи з документами у звичайній файловій системі, в СЕД документ не може існувати, якщо у нього немає картки обліку, яка може бути різною для різних типів документів. Така картка створюється при створенні нового документу у системі. Усі дії над документом, як, наприклад, редагування, перейменовування, знищення, протоколюються і інформація про них зберігається в картці обліку. У випадку необхідності система зберігає усі попередні версії документу і навіть знищені документи. Усі дії, що можуть бути виконані над документами, визначаються правами, які надані користувачам, що дозволяє задати стратегію роботи з документами.

2. Становлення. Будь-який документ проходить етап, який називають „чернеткою“ – документ переходить від одного користувача до іншого, його змінюють та переробляють. В СЕД для організації колективної роботи над документом використовується техніка блокування документів, що редагуються. Система відповідає за те, щоб в кожний момент часу документ могла редагувати тільки одна людина. Коли в СЕД один із співробітників забирає документ для редагування, інші бачать це і вони не можуть правити документ доти, поки перший не повернув його назад. При цьому поверненому документу автоматично присвоюється новий номер підверсії. Попередня підверсія документу також зберігається, її можна відкрити, переглянути та редагувати. Усі дії усіх учасників протоколюються у зв’язку з чим не виникає плутанини.

3. Публікація. Повністю підготовлений документ публікується – йому присвоюється статус завершеного документу, він, за необхідності, підписується електронним цифровим підписом та розсилається зацікавленим у ньому адресатам. Якщо ж після публікації потрібно внести зміни в документ, то на його основі створюється новий варіант документу. в різних системах ця функція підтримується по різному: в деяких – створюється повністю новий документ, а в інших – просто нова версія документу.

4. Архівування. Після публікації документ відправляється у електронний архів, в якому він перебуватиме стільки часу, скільки передбачено розпорядком організації чи законодавчо. Є документи, які повинні зберігатися кілька днів, але є й документи, які повинні зберігатися вічно. Створення архіву є досить складною задачею, яка суттєво залежить від потреб організації. Наприклад, документи, до яких часто звертаються, потрібно зберігати на швидких носіях, а неактуальні документи, які використовуються рідко, можна розміщувати на повільніших, але дешевших носіях. Для розв’язання таких задач застосовуються технології управління ієрархічним зберіганням HSM (Hierarchical Storage Management), які створюють із усіх доступних середовищ зберігання єдину „віртуальну файлову систему“.

Практично усі сучасні системи електронного документообігу підтримують усі етапи життєвого циклу документу. Питання тільки в тому, наскільки повною є ця підтримка. Частина систем не підтримує механізм блокування редагуємих документів, що ускладнює колективну роботу над ними. Є системи, орієнтовані на діловодство і в них не реалізовано ефективне зберігання документів. Деякі системи орієнтовані на ефективну підтримку руху електронних документів всередині структури, але при цьому не мають власного електронного архіву – сховище, реалізоване в таких системах, призначене тільки для оперативного зберігання документів у процесі їх життєвого циклу. Після опублікування документи виходять із системи і повертаються в типове для них середовище зберігання, зазвичай, у файлову систему. До таких систем можна „пристикувати“ електронний архів, в якому документ зберігатиметься разом з його історією та супровідною карткою.

Усі СЕД містять обов’язкові типові компоненти [⁶²]: сховище карточок (атрибутів) документів, сховище документів та компоненти, що здійснюють бізнес-логіку системи. Сховище атрибутів документів призначене для зберігання „карточки“ – набору полів, що характеризують документ. Зазвичай в СЕД є поняття типу документу (наприклад, наказ, договір, лист тощо) і для кожного типу заводиться своя власна карточка. Карточки різних типів мають обов’язкові поля, спільні для всіх документів, і спеціальні поля, що відносяться до документів даного типу. Наприклад, загальними полями можуть бути унікальний номер документу, його автор, назва, дата створення. Типи документів, в свою чергу, можут мати підтипи, що мають спільний набір полів, який вони наслідують від основного типу, та додаткові поля, унікальні для підтипу. Типізація документів, вибудовування їх ієрархії та проектування для них карточок є одним з найважливіших етапів у процесі впровадження СЕД.

Крім поняття типу документів, можливе присвоювання документам категорій, причому один документ може належати одночасно до кількох категорій. Категорії можуть бути вибудувані в дерево категорій. Наприклад, можна мати категорію „Юридичні документи“ з підкатегоріями „Закони“, „Договори“, „Накази“ і т.д. Для організації сховища карточок можливі три варіанти рішення: використання власного сховища, стандартної СУБД чи засобів середовища, на основі якого побудовано СУБД.

Власне сховище атрибутів дозволяє оптимізувати його під задачу зберігання карточок, гнучко реалізовувати функції створення складних карточок, а також використовувати ефективні алгоритми пошуку інформації в карточках. До систем, що використовують власне сховище, відносяться, наприклад, Documentum, «Евфрат» компанії Cognitive Technologies та «Гарант-Офис» компанії «Гарант Интернейшнл». Головним недоліком такого підходу є залежність критично важливої інформації від постачальника СЕД і складність міграції на інші СЕД.

При використанні стандартних СУБД для зберігання документів дана проблема вирішується просто. До систем такого роду відносяться, наприклад, «Дело» від ЭОС, «1С:Архив» та DocsFusion компанії Hummingbird. Але такий підхід також має слабкі сторони – реляційна модель, реалізована в більшості СУБД, є незручною для моделі даних, що використовується в СЕД. Друга неприємна проблема полягає в тому, що при використанні зовнішньої СУБД також виникають деякі складності міграції як між СЕД, так і між СУБД. Найчастіше така ситуація призводить до деякого консерватизму користувачів у питанні переходу на нові версії.

Якщо СЕД побудована на основі якогось інформаційного середовища, то досить ефективним рішенням є використання його ресурсів. Проблеми такого підходу лежать в необхідності наявності певного середовища для роботи СЕД, а також у тих обмеженнях, які накладає конкретне середовище на структуру його баз даних.

Для реалізації сховища документів також існує два підходи: зберігання у файловій системі чи у спеціалізованому сховищі СЕД. Зберігання у файловій системі знижує степінь безпеки при розмежуванні доступу, оскільки файлова система може не підтримувати ту модель безпеки, яка реалізована у самій СЕД. У зв’язку з цим виникає необхідність розробляти для СЕД свою систему доступу, що робить її складною і громіздкою. Незважаючи на такі недоліки, більшість СЕД використовують для зберігання файлів файлові системи. При роботі з файловою системою більшість СЕД вимагають переміщення файлів у спеціально організовані каталоги, але є й виключення. Наприклад, системи «Евфрат» та Microsoft SharePoint дозволяють реєструвати у системі файли, не вимагаючи їх фізичного вміщення у сховище. Такий підхід є небезпечним з точки зору цілісності даних, але він є дуже зручним у „перехідний період“ впровадження СЕД.

Системи, які мають своє власне сховище файлів, чи ті, що використовують сховище середовища, на основі якого побудовані (наприклад, Lotus Notes/Domino чи Microsoft Exchange), можуть гарантувати більш ефективне управління доступом до документів та більш надійне вирішення проблеми розмежування доступу. Так влаштовані, наприклад Documentum та системи на основі Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Однак при цьому виникають проблеми, пов’язані з цілісністю даних, наявністю ефективних засобів резервного копіювання та інтеграцією з засобами архівного зберігання на повільних носіях. Хоча в більшості систем ці проблеми так чи інакше вирішені, проте можна користуватися тільки інструментами, доступними в самій системі, тоді як у випадку файлового зберігання користувач має набагато більше можливостей.

На рівні бізнес-логіки виявляються суттєві відмінності між різними СЕД. Бізнес-логіка різних систем може кардинально відрізнятися. Можна виділити ряд фундаментальних компонент, з яких складається функціональність будь-якої СЕД [Error: Reference source not found]:

• Управління документами у сховищі. Включає процедури додавання та вилучення документів, збереження версій, передавання на зберігання до архіву, підтримку архіву та ін.

• Пошук документів. Складається з пошуку за атрибутами, візуального пошуку з використанням ієрархічних дерев, повнотекстовий та змістовний пошук та ін.

• Маршрутизація та контроль виконання. Забезпечує доставку документів у рамках бізнес-процедур в організації. Маршрути документів можуть бути гнучкими та жорсткими. У випадку гнучкої маршрутизації наступний адресат документу визначається співробітником, який в даний час володіє документом. У випадку ж жорсткої маршрутизації, шлях проходження документів визначається заздалегідь на основі деякої логіки. В реальному житті застосовується поєднання цих двох підходів. Функція вбудована не в усі СЕД. Зазвичай системи, що не містять цієї функції, називають електронними архівами. Контроль виконання є невід’ємною частиною маршрутизації. Фактично, маршрут визначається в термінах шляху проходження та часових інтервалів на виконання документа кожним із учасників процесу проходження. Під виконанням документу розуміється виконання дії, зв’язаної з документом, кожним із учасників в рамках його посадових повноважень.

• Звіти. Звіти служать аналогом конторських журналів обліку документів. Використовуючи різноманітні звіти, можна переглянути, наприклад, загальний час, потрачений співробітниками на роботу над конкретним документом, швидкість проходження документів по підрозділах та ін. Звіти – незамінний матеріал для прийняття управлінських рішень.

• Адміністрування. Підтримка роботи самої системи, настроювання її параметрів та ін.

З точки зору технологій системи електронного документообігу мало чим відрізняються від будь-яких інших інформаційних систем. Сьогодні найпопулярнішою є концепція відкритого середовища – система максимально піддається адаптації під конкретні проблеми, але при цьому не є складною у встановленні та супрводі, для роботи використовує „тонкого“ клієнта та виділений сервер, працює на різних платформах.

Якщо слідувати стандартам на створення технічного завдання, вимоги, які типовий користувач може висувати до типової системи електронного документообігу, можна описати наступним чином. Система електронного документообігу повинна:

• забезпечувати надійне зберігання документів та їх описань;

• забезпечувати життєвий цикл документу (його створення, зберігання версій, публікацію, блокування доступу до вилученого документу, передачу документу на зберігання в архів);

• допускати задання користувачем різних типів документів, створення та редагування карточок для них;

• підтримувати ієрархію категорій для ефективного пошуку документів;

• здійснювати пошук документів на основі інформації з карточки, а також повного тексту;

• забезпечувати розділення доступу до документів на рівні окремих користувачів, за ролевим принципом, та на основі ієрархічної структури організації;

• підтримувати технологію ієрархічного управління носіями (Hierarchical Storage Management – HSM);

• протоколювати усі події, зв’язані з роботою користувачів та самої системи;

• підтримувати віддалений доступ до інформації.

Більш розвинуті системи також повинні підтримувати:

• кластерні технології для забезпечення безперебійної роботи;

• територіально розподілені організації;

• алгоритми шифрування при зберіганні та передачі даних;

• цифровий підпис.