7.1. Табличные процессоры: Функциональные возможности.

Таблицы составляют наибольшую часть документооборота. Поэтому табличные информационные технологии особенно важны в информационных системах.

Табличный процессор – комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование и обработку электронных таблиц. Электронная таблица – это двухмерный массив строк и столбцов, хранящихся в памяти компьютера.

Наиболее широко известны табличные процессоры QuatroPro, Super Calc, Lotus. Самый популярный  табличный процессор Excel для Windows.

«Табличный процессор– это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей» [1, с.5].

«К основным возможностям табличного процессора Excel относятся [1, с.5]:

• построение, корректировка, сохранение таблиц;

• использование встроенных функций для проведения расчетов в таблицах;

• защита табличных данных;

• построение и редактирование по табличным данным двух - и трехмерных графиков и диаграмм;

• поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

• создание связанных таблиц;

• работа с таблицей как с базой данных;

• автоматизация работы с таблицей с помощью макросов;

• одновременная работа с несколькими книгами и др.»

7.2. Табличный процессор MS Excel. Основные понятия Excel: книга, лист, электронная таблица, ячейка, страница, адрес ячейки, виды ссылок, собственные имена ячеек. Настройка рабочей среды. Технология работы. Работа с формулами, использование встроенных функций.

«Рассмотрим основные понятия табличного процессора Excel [1, с. 5–6]:

Книга– файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из листов. На листах отображается электронная таблица. Она имеет 256 столбцов и 65536 строк. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки.

Лист (рабочий лист)– «сетки ячеек, упорядоченных в строки и столбцы». Одна рабочая книга содержит независимые рабочие листы.

Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны константы и формулы. Константы бывают следующих типов:

• текстовые,

• даты и времени,

• числовые,

• логические,

ошибочные значения.

Ячейка – пересечение строки и столбца. Номер ячейки состоит из номера строки и названия столбца, которые ее содержат.

Текущая (активная) ячейка– ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор.

Адрес ячейкиопределяется идентификатором столбца и номером строки. Например, A14.

Блок ячеек (диапазон)– группа ячеек, входящих в прямоугольник, задаваемый адресом верхней левой и нижней правой ячейки. Например, D4:F13.

Ссылка– указатель на ячейку или диапазон ячеек листа.

Абсолютная ссылка– ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы. Например, $A$14.

Относительная ссылка– ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы. Например, A3.

Смешанная ссылка- ссылка, содержащая либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Например, $A1 или A$1.

Формула– конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из констант, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками операторов. Например, =3+A1-СУММ(A4:A8).

Функции– это программы, выполняющие вычисления или специальные операции.

Маркер автозаполнения– квадратик в правом нижнем углу рамки, обрамляющей ячейку.

Собственные имена ячеек– по умолчанию в именах ячеек используются абсолютные ссылки. Существует несколько типов имен.Имя— это осмысленное краткое обозначение, позволяющее легче понять назначениессылки на ячейку (Ссылка на ячейку. Координаты, определяющие расположение ячейки на листе. Например, B3 представляет ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении столбца B и строки 3.),константы (Константа. Постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.),формулы (Формула. Совокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формула всегда начинается со знака равенства (=).)илитаблицы (Таблица. Набор сведений на определенную тему, сохраненных в виде записей (строк) и полей (столбцов).), что может быть трудно сделать с первого взгляда. [СправкаMSExcel].

Настройка рабочей среды табличного процессора Excel[1, с.6–7]:

«Настройка рабочей среды Excel позволяет сделать внешний вид интерфейса наиболее отвечающим текущим потребностям пользователя. Настройка или создание собственных панелей инструментов происходит с помощью команды Вид/Панели инструментов.

Управление отображением рабочего листа, позволяющее отобразить или скрыть строку формул, полосы прокрутки, строку состояния, ярлычки листов и др. осуществляется с помощью команды Сервис/Параметры/вкладка Видс последующей установкой или отменой соответствующих флажков».

Технология работы. Технология создания электронной таблицы [1, с.8]:

«При проектировании электронных таблиц необходимо учитывать периодичность их эксплуатации: будут ли они одноразовыми или многоразовыми.

Одноразовые таблицы используются обычно один раз. Многоразовые таблицы предназначены для их многократной эксплуатации. Для создания таблицы многоразового использования имеет смысл заготовить некое подобие бланка документа, который будет при повторном применении заполняться изменяемыми данными. Неизменяемые элементы, а это шапка таблицы (названия ее столбцов), формулы и элементы оформления можно сохранить в создаваемой заготовке, которую называют макетом таблицы.

Макет таблицы – это заготовка таблицы, содержащая заголовок, шапку документа, формулы в расчетных ячейках, все элементы оформления, но не содержащая исходные данные.

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Технология создания электронной таблицы предусматривает выполнение следующих действий:

• Присвоение каждому столбцу своей таблицы столбца электронной таблицы, а каждой строке документа – строки электронной таблицы.

• Создание заголовка, шапки, формул и задание форматов отображения табличных данных.

• Защита неизменяемой части таблицы.

• Закрепление шапки таблицы, (если таблица содержит большое количество строк), позволяющее в любой момент видеть ее при прокрутке строк.

• Сохранение полученного макета таблицы».

Использование встроенных функций [1, с.30–32]:

«Для построения функций используют Мастер функций. Мастер функций позволяет в диалоговом режиме просмотреть списки всех функций, распределенных по категориям, выбрать любую из них и задать ее аргументы.

Запускается Мастер функций следующими способами:

• командой меню Вставка/Функция

• кнопкой ;

• командой Другие функции...раскрывающегося списка кнопки [Автосумма].

Обязательным при вводе функции с клавиатуры является:

• предшествующий ей знак равно;

• круглые скобки, в которые заключаются аргументы функции (ссылки на ячейки, число, текст, логические значения, или пустой аргумент).

• отсутствие пробела между именем функции и списком аргументов;

• использование латинского режима клавиатуры при вводе ссылок в аргументах функции.

Работа с Мастером функций предполагает выполнение следующих действий:

• сделать активной ту ячейку, в которой должна находиться формула;

• запустить Мастер функций одним из приведенных выше способов,

• выбрать функцию из предложенного перечня;

• ввести необходимые аргументы в окне Аргументы функции;

• нажать [OK], завершая ввод функции.

Примечание. Под полями аргументов приводится краткое описание выбранной функции. Более детальное описание можно получить, нажав гиперссылку [Справка по этой функции], которая находится в левом нижнем углу окна.

В более сложных вычислениях в качестве аргументов могут применяться другие функции, которые можно ввести вручную с клавиатуры или выбрать из раскрывающегося списка поля имен ячеек.

Редактировать введенную функцию можно вручную в строке формул либо используя Мастер функций. Для этого необходимо сделать активной ячейку с формулой и вызвать Мастер функций одним из приведенных выше способов.

В Excel определены следующие категории функций: Финансовые, Дата и время, Математические, Статистические, Ссылки и массивы, Работа с базой данных, Текстовые, Логические, Проверка свойств и значений».