7.7. Возможности Excel по работе со списком (базой данных): работа с формой, сортировка, фильтрация, подведение итогов, создание сводных таблиц.

Работа с таблицей как с базой данных [1, с.60]:

«Табличный процессор Excelпозволяет работать с таблицей как с базой данных.Базы данныхпредназначены для хранения больших объемов структурированной информации и работы с ней:

• ввода, просмотра и редактирования данных;

• выборки, сортировки и фильтрации данных;

• подведения итогов с использованием статистических функций;

• создания сводных таблиц для анализа данных;

• использования ее для создания писем с целью их рассылки, наклеек на почтовые конверты и др.

База данных в Exсel – это специально организованная таблица. Ее строки называютсязаписями, а столбцыполями. Притом, первая строка таблицы должна содержать имена полей.

Работу с базой данных(БД) позволяет пункт менюДанные. Для обращения к нему необходимо сделать активной одну из ячеек диапазона, занимаемого таблицей».

Сортировка данных [1, c.61]:

«Сортировка данных базы– это упорядочение записей по возрастанию или убыванию значений одного или нескольких полей. ВExcelона выполняется по командеДанные/Сортировка. Имеется возможность сортировки одновременно по трем полям, а также установки параметров».

Работа с формой [1, с.62–63]:

«Форма – это шаблон на экране, позволяющий работу с БД. В форме отображаются поля текущей записи и их названия. В ней можно:

• перемещаться по полям записи и редактировать их значения;

• просматривать записи БД;

• добавлять записи в БД;

• удалять записи из БД ;

выбирать записи из БД по условию. В условиях для числовых полей можно использовать знаки операций сравнения: = (равно), < (меньше), > (больше), <= (меньше или равно), >= (больше или равно), <> (неравно). В условиях для текстовых полей можно использовать шаблоны с символами * (любая последовательность символов) и ? (любой один символ). Если условия задаются в нескольких полях записи, то они объединяются логическим «И»».

Работа с автофильтром [1, с.64–65]:

«Автофильтр позволяет выбрать из БД и отобразить на экране для просмотра только те записи, которые отвечают заданным критериям. Он выполняется по команде Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате к имени каждого поля добавляется кнопка раскрытия списка. Раскрыв список у поля, можно задать выбор:

• всех записей;

• первых 10-ти записей;

• по логическому условию «И», «ИЛИ»;

• по определенному значению поля.

Можно задать условия в нескольких полях, и они будут работать по принципу логического «И».

Для отмены результата фильтрации используется команда Данные/ Фильтр/Показать все, для выхода из автофильтра – команда Данные/ Фильтр/Автофильтр».

Работа с расширенным фильтром [1, с.66]:

«Расширенный фильтр позволяет использовать для поиска данных в БД более сложные критерии, чем в автофильтрах. Он выполняется по командеДанные/Фильтр/Расширенный фильтр.

При создании расширенного фильтра задается:

• диапазон ячеек, занимаемый БД, в которой будет осуществляться поиск;

• диапазон ячеек, занимаемый областью критериев поиска, которая должна быть сформирована пользователем;

• диапазон ячеек, в который будут помещены результаты поиска (область результатов).

Данные области могут быть расположены на одном листе книги, на разных листах книги, в разных книгах».

Подведение итогов в электронных таблицах [1, с.68]:

«Часто в таблицах требуется подводить промежуточные (частные) и общие итоги по числовым полям с помощью различных операций. Для этого используется командаДанные/Итоги.

До выполнения данной команды необходимо таблицу представить как БД и рассортировать ее по полю, при изменении значения которого надо подвести итоги. Затем следует указать:

• поле, по которому были рассортированы записи;

• операцию для подведения итогов;

• числовые поля, по которым подводятся итоги.

В результате выполнения команды в таблицу вставляются итоговые строки».

Создание сводных таблиц [1, с.69–70]:

«Сводная таблица(СТ) – это интерактивный отчет, в котором могут интегрироваться и анализироваться данные из источников:

• БД Exсel;

• внешней БД;

• нескольких диапазонов;

• другой СТ.

С помощью СТ можно анализировать данные в различных разрезах, не создавая каждый раз новый отчет. В этом и заключается достоинство СТ. В СТ можно показывать данные, скрывая детали или, наоборот, со всеми подробностями.

СТ состоит из четырех областей:

• Строка. В ней отображаются значения поля, используемого в качестве заголовков строк СТ;

• Столбец. В ней отображаются значения поля, используемого в качестве заголовков столбцов СТ.

• Данные. В ней отображаются итоговые значения.

• Страница. Позволяет применить фильтр к данным СТ.

СТ на основе БД Exсelсоздается по командеДанные/Сводная таблица. В результате загружаетсяМастер сводных таблиц и диаграмм, который за три шага приводит к созданию СТ».