1. Словесное описание предметной области

Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

1. принятие на работу

2. расчет с работы

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение следующих действий:

1.1 Анализ данных

Анализ данных производится при принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие документы: паспорт, трудовая книжка и документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать ФИО, должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа.

1.2 Составление трудового договора

Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника.

1.3 Формирование личного дела

В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (ФИО, рабочее место(должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные:

1. Личные данные:

- дата рождения, место рождения;

- адрес;

- паспорт: серия, номер;

- пенсионное свидетельство;

- медицинское страхование;

- ИНН;

- семейное положение;

- дети;

2. Образование;

3. Трудовая история (трудовая деятельность до работы на предприятии) с указанием следующих данных:

- предприятие;

- должность;

- стаж;

-статья увольнения;

4. Документы (опись документов, приобщенных к личному делу сотрудника), с указанием полей:

- тип документа (трудовая книжка, диплом и прочее);

- идентификационный номер (номер диплома, тр. книжки);

- дата приема (дата внесения в личное дело);

- дата выдачи (дата изъятия из личного дела);

1.4 Изменение штатного расписания

Штатное расписание работающих на предприятии (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено.

2.1 Проставление отметок в личное дело и трудовую книжку

При наличии приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка с указанием статьи увольнения и даты расчета, а также номер приказа об увольнении. В трудовую книжку при этом также ставится отметка о расчете.

2.2 Выдача документов

После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о том, что документы выданы (путем изменения данных о документах и материалах, приобщенных к личному делу - проставление даты выдачи).

2.3 Составление списка уволенных сотрудников за период

Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения.

2.4 Изменение штатного расписания (при расчете)

При расчете, на основании приказа об увольнении, также производится изменение штатного расписания.