1. Цель и содержание исполнения документов.

Контроль исполнения задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Работа по контролю исполнения должна организовываться, исходя из следующих основных требований:

1. оперативность и своевременность исполнения документов;

2. полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

3. систематичность контроля;

4. необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляют руководители учреждений, руководители структурных частей или уполномоченные ими лица. А непосредственный контроль за технической стороной исполнения (сроки подготовки, сроки исполнения задания и правильность оформления необходимых документов) осуществляет служба ДОУ, а в небольшой фирме – секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

- фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

- проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

- корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение;

- напоминание исполнителям и руководителям подразделения о наличии неисполненных документов и поручений;

- информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;

- внесение данных об исполнении документов;

- анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.