Форма контроля. Сроковая картотека.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Контрольная (сроковая) картотека формируется из дополнительных экземпляров регистрационных карточек.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделениями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. Картотеки могут быть построены на основе двух или нескольких признаков. Так, в контрольной картотеке между разделителями по дням, которые соответствуют срокам исполнения, можно группировать карточки по структурным подразделениям, а внутри – по исполнителям и т.д. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день и кем должно быть исполнено. Собственно контрольные операции включают в себя выявление хода исполнения документа, занесение сведений об этом в графу «Контрольные отметки», проверку, если это нужно, структурного подразделения – исполнителя.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) – в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня.

Контрольный аппарат может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие организационный характер, определить загрузку и исполнительность отдельных сотрудников установить средние сроки исполнения однотипных документов.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя другому, все это также фиксируется на оборотней стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой карточки и представляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках.

Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в контрольную и регистрационную карточки: дата исполнения, пометка о снятии с контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя.

Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.