3.2 Ход выполнения работы в Microsoft Project

1. Ввести дату начала проекта. Для этого:

• В меню Проект выбрать пункт Сведения о проекте. На экране появится одноименное окно.

• В поле ввода Дата начала ввести дату начала проекта. По умолчанию программа предлагает выбрать текущую дату.

• В списке Планирование от выбрать параметр Дата начала. Поле Дата окончания оставить без изменений. Позже программа автоматически вычислит эту дату¹.

2. Настроить в соответствии с вариантом проектный календарь.

В состав пакета Microsoft Project входят три базовых календаря: стандартный (рабочий день с 8:00 до 17:00 с обеденным перерывом 12:00-13:00, рабочая неделя начинается в понедельник и заканчивается в пятницу. Данный календарь используется по умолчанию для проекта, задач и ресурсов), ночной (рабочий день с 23:00 до 8:00 с часовым перерывом 03:00-04:00) и круглосуточный ( рабочее время продолжается круглые сутки без выходных). Для внесения изменений в базовый календарь:

• В меню Сервис выбрать пункт Изменение рабочего времени.

• В одноименном диалоговом окне выбрать базовый календарь, в который необходимо внести изменения.

• Для изменения рабочего времени одного дня необходимо выбрать этот день на календаре. Если необходимо сделать этот день выходным, выбирается параметр Нерабочее время. Для изменения временных рамок, принятых по умолчанию, выбирается параметр Нестандартное рабочее время, где вводится время начала и завершения рабочего дня.

• Для изменения рабочего времени определенного дня недели выбор осуществляется щелчком левой мыши на заголовке дня. Далее операции аналогичны предыдущему пункту.

3. Ввести задачи по проекту. Для этого необходимо ввести имя задачи в поле Название задачи.

На данном этапе проектный план заполнен данными о проекте.

4. Провести структурирование задач.

Необходимо создать более подробную структуру, отражающую иерархию выполняемых задач. Задача, расположенная на самом верхнем уровне структуры, называется суммарной, задачи, расположенные на более низких уровнях структуры – подзадачи. По умолчанию все задачи имеют одинаковый, первый уровень. Для структуризации можно воспользоваться кнопками на панели инструментов Форматирование ( - на уровень вверх, - на уровень вниз).

Рисунок 2 – Структурирование задач с помощью панели инструментов Форматирование

5. Ввести длительность задач.

При вводе задачи программа автоматически присваивает ей длительность, равную одному дню. Это необходимо для построения диаграммы Ганта. Длительность задач может задаваться в различных временных периодах, в которые входят: минуты (мин), часы (ч), дни, недели (нед), месяцы (мес). Для ввода длительности задач:

• Перейти в режим диаграммы Ганта.

• В поле Длительность для каждой задачи ввести значение параметра.

• Если длительность пока приблизительная, то к введенному значению добавляется знак вопроса.

• После нажатия клавиши Enter диаграмма Ганта отображает временной период выполнения задачи и пересчитывает поля Завершение для каждой задачи.

Рисунок 3 – Изменение длительности задач

6. Установить зависимости между задачами.

Программа Microsoft Project поддерживает следующие варианты взаимосвязей задач:

• Окончание-начало. Задача-последователь может начать выполняться только после завершения ее предшественника.

• Окончание-окончание. Задача-последователь может закончиться не ранее, чем завершится выполнение ее предшественника.

• Начало-начало. Задача-последователь может начать выполняться только после того, как стартует ее предшественник.

• Начало-окончание. Как только задача-предшественник начинает работу, может завершиться выполнение ее последователя. Этот тип взаимосвязи применяется редко, но поддерживается программой.

Для создания зависимости:

• Выбрать задачу, являющуюся последователем в устанавливаемой связи.

• На панели инструментов Стандартная выбрать пункт Сведения о задаче (либо двойной щелчок на выбранной задаче). На экране появится диалоговое окно Сведения о задаче.

• Перейти на вкладку Предшественники.

• Выбрать любую свободную ячейку в поле Название задачи. В строке появится раскрывающийся список, содержащий задачи проекта.

• Выбрать задачу, являющуюся предшественником в устанавливаемой зависимости.

• В поле Тип выбрать тип зависимости.

Рисунок 4 – Создание зависимости между задачами

7. Организовать, где возможно, совмещение задач.

Одной из методик, позволяющих добиться большей эффективности расписания проекта, является совмещение взаимосвязанных задач по мере возможности. Например, имеется задача, выполнение которой не может начаться раньше, чем завершится ее предшественник. Однако практика показывает, что задача-последователь может начаться после того, как будет завершено 50% предшественника. Возникает время опережения. Время опережения выражается отрицательной величиной и может являться как неким процентом от длительности предшественника, либо указываться напрямую во временных единицах.

Для указания времени опережения взаимосвязанных задач необходимо выполнить следующие действия:

• Выбрать задачу-последователь, для которой нужно задать опережение.

• На панели инструментов Стандартная выбрать пункт Сведения о задаче (либо двойной щелчок на выбранной задаче). На экране появится диалоговое окно Сведения о задаче.

• Перейти на вкладку Предшественники.

• В поле Запаздывание вводится тип устанавливаемого времени опережения.

Иногда возникают ситуации, когда задача-последователь начинается не сразу по окончании предшественника, а через некоторый промежуток времени, запаздывает. Для указания времени запаздывания необходимо выполнить аналогичные действия, однако в отличие от времени опережения данный параметр представляет собой положительную величину.