2.3 Создание модели проекта

Программа Microsoft Project может использоваться для создания модели проекта, отражающей его реальное состояние. В программу вводятся различные данные о проекте, в том числе информация о задачах, ресурсах, назначениях и так далее. Это позволяет организовывать и управлять информацией о проекте, поступающей в дальнейшем

В программе Microsoft Project хранится вся необходимая информация о проекте, и для получения тех или иных конкретных данных достаточно приложить мини­мум усилий. Информация доступна для анализа и других манипуляций, которые могут помочь решить возникающие проблемы или принять те или иные решения, ведущие к успешному завершению работы над проектом. Если в ходе работы совершались какие-либо действия, то их можно внести в Microsoft Project, и программа произведет все необходимые изменения (смотри рисунок 1).

Рисунок 1 – Моделирование проекта

На стадии планирования можно использовать программу Microsoft Project для решения следующих задач:

• Создание фаз, вех и списков задач. Microsoft Project использует список задач в качестве основы проектной базы данных, создаваемой для работы над проектом. Есть возможность объединять задачи в фазы либо отдельные подзадачи в суммарные задачи, разделяя проект на управляемые сегменты.

• Расчет длительностей задач. Одна задача может быть завершена за два часа, в то время как для завершения другой потребуется четыре дня. Программа использует длительности отдельных задач для построения расписания проекта.

• Создание связей задач друг с другом. Существуют такие задачи, которые не могут начаться до тех пор, пока не будут завершены предыдущие задачи. Microsoft Project использует созданные связи для построения расписания. Длительность и взаимосвязь задач показана на диаграмме Ганта и сетевой диаграмме.

• Ввод планируемых критических сроков и других ограничений. Программа Microsoft Project создает расписание, учитывая введенные ограничения, и информирует пользователя при возникновении конфликтов между ограничениями и вводимыми данными о длительности и взаимосвязи задач.

• Настройки и назначение ресурсов. Microsoft Project не только отслеживает присвоение ресурсов задачам, но и распределяет назначения, исходя из доступности ресурсов и информирует пользователя о ситуациях, когда тот или иной ресурс перегружен задачами, что приводит к невозможности выполнения их в указанные сроки.

• Расчет стоимости ресурсов и задач. Microsoft Project позволяет указать для ресурсов часовые или месячные повременные ставки, вводить стоимость однократного использования ресурса или другие затратные параметры, ассоциируемые с задачами. Microsoft Project производит необходимые расчеты и добавляет данные о затратах, что позволяет увидеть реальную стоимость проекта. Эти данные часто используются в качестве основы для планирования бюджета проекта.

• Внесение корректировок в план в соответствии с планируемым бюджетом и датой завершения. При внесении изменений в план проекта Microsoft Project автоматически выполняет перерасчет расписания.

На стадии выполнения проекта Microsoft Project может применяться для выполнения следующих действий:

• Сохранение базовых планов. Базовый план представляет собой моментальный срез текущего состояния проекта и применяется для отслеживания или сравнения. При внесении информации о ходе выполнения задач всегда есть возможность сравнить текущее состояние дел с изначальным планом. Это позволяет получать информацию, помогающую отслеживать расписание и бюджет проекта.

• Обновление данных о ходе выполнения задач. Программа Microsoft Project дает возможность вносить данные о ходе выполнения в виде процента завершения, освоенного объема и оставшегося объема. После ввода данных расписание задач автоматически пересчитывается.

• Сравнивание действительной и запланированной информации о задачах. Используя сохраненные базовые планы, программа Microsoft Project предлагает различные варианты представлений, демонстрирующих базовый план в сравнении с текущим и запланированным состоянием проекта, а также отклонения базовых величин от текущих.

• Просмотр планируемых и текущих затрат. Кроме получения данных об отклонениях выполнения задач можно сравнивать базовые затраты с текущими, а также обозначенными в расписании затратами, Microsoft Project может использовать базовый план и текущую информацию о расписании для подсчета данных об освоенном объеме, которые можно применить для проведения более подробного анализа проекта.

• Внесение изменений в соответствии с изменениями объема, даты завершения или бюджета. При внесении того пли иного изменения программа пересчитает распи­сание автоматически.

• Создание отчетов о ходе работ, затратах, освоении ресурсов и т. д. Используя базу данных и вычислительные возможности Microsoft Project, можно создавать множество разнообразных встроенных отчетов. Например, в состав пакета входит суммарный отчет о проекте, отчет о вехах, задачах, которые должны начаться в скором времени, задачах, превышающих запланированный бюджет, о списках задач, выполняемых определенными ресурсами, и т. д. Можно изменять встроенные отчеты или создавать собственные отчеты с нуля.

На стадии завершения проекта Microsoft Project помогает выполнить следующие действия:

• Получить данные о реальной длительности задач.

• Получить данные о последовательности выполнения задач. В некоторых слу­чаях трудно понять, в какой последовательности должны выполняться те или иные задачи. Пользуясь опытом, полученным в текущем проекте, можно узнать, какая последовательность выполнения ближе к идеалу.

• Сохранить шаблон для последующих проектов. Можно использовать проектный план в качестве основы для последующих, сводных проектов, В этом случае вся информация о задачах, длительностях, вехах, назначениям последовательности, длительности и взаимосвязи задач будет под рукой и будет достаточно внести в почти готовый проект небольшие изменения, соответствующие требованиям к новому проекту,

Программа Microsoft Project применяется для одновременного управления несколькими проектами. При этом существует возможность видеть информацию о задачах или ресурсах, используемых сразу во всех проектах.

При моделировании проекта Microsoft Project выступает в качестве проектной информационной системы. Программа обрабатывает и сортирует информацию, позволяя работать с данными, анализировать их и принимать решения, основанные на тщательно рассчитанной информации об управлении проектом. Microsoft Project как проектная информационная система выполняет три основные функции:

• хранение данных о проекте, в том числе о задачах, ресурсах, назначении, длительности, взаимосвязи и последовательности задач, календарях и так далее;

• расчет данных, в том числе вычисление дат, расписаний, затрат, длительности, критического пути, освоенного объема, отклонений и так далее;

• представление запрашиваемой информации: можно выбирать представления, таблицы, фильтры, группы, поля или отчеты в зависимости от того, в каком виде вы желаете видеть модель проекта.