23. Работа с таблицами в текстовом процессоре ms Word.

Word 2002 предусматривает два способа создания таблицы:

преобразование в таблицу существующего текста;

создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

1. Наберите текст построчно и в конце каждой строки нажимайте клавишу Enter (по количеству символов, посылаемых клавишей Enter, Word 2002 определит число строк будущей таблицы). При наборе конкретной строки отделяйте текст одной ячейки от текста другой клавишей Tab, посланных при наборе одной строки, Word 2002 определит число столбцов таблицы).

2. Выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

3. Включите отображение сетки таблицы с помощью команды Отображать сетку в меню Таблица.

4. Выберите команду Преобразовать в таблицу… в меню Таблица подменю Вставить.

5. В появившемся диалоговом окне в группе полей Разделитель выберите поле знак табуляции.

6. Нажмите кнопку ОК.

Для создания пустой таблицы разместите курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызовите команду Добавить и Таблица из меню Таблица. В результате на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы. В полях ввода Число столбцов: и Число строк: можно задать, используя клавиатуру или расположенные справа кнопки со стрелками, количество столбцов и строк таблицы. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать кнопку ОК.

Для построения таблицы можно также использовать специальную пиктограмму из стандартной панели инструментов. Для этого следует установить курсор ввода в позиции Добавить таблицу и выполнить щелчок на этой пиктограмме. На экране появится окно с прототипом таблицы. Перемещая по нему мышь, можно определить размер таблицы (количество столбцов и строк). Соответствующие значения будут отображены в нижней строке окна прототипа. Как только кнопка мыши будет отпущена, размер таблицы зафиксируется и она отобразиться на экране.

Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab. Отдельные столбцы, строки и ячейки таблицы можно маркировать с помощью подменю Выделить из меню Таблица или с помощью мыши.

Команды редактирования таблиц находятся в меню Таблица. С помощью этого меню можно добавлять, удалять, разбивать и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением.

Для вставки столбцов в таблицу следует маркировать столько столбцов, сколько необходимо вставить, вызвать из меню Таблица подменю Добавить команду Столбцы слева или Столбцы справа. Новые столбцы будут вставлены в таблицу слева или справа от маркированных, в соответствии с выбранной командой. После вставки новые столбцы маркируются.

Для вставки строк следует маркировать столько строк, сколько необходимо вставить и вызвать из меню Таблица подменю Добавить, а затем, по необходимости, либо команду Строки ниже, либо команду Строки выше. Word 2002 вставит новые строки и маркирует их. Для вставки строк за последней строкой таблицы надлежит установить курсор в начало абзаца, следующего за таблицей, и вызвать команду Строки выше из подменю Вставить меню Таблица. Тогда откроется диалоговое окно Добавление строк, в котором в поле ввода Число строк: можно задать число вставляемых строк. Если, находясь в последней ячейке таблицы, Вы нажмете клавишу Tab, Word 2002 автоматически добавит в конец таблицы новую строку.

Для того чтобы удалить всю таблицу, столбцы, строки или ячейки таблицы, необходимо их маркировать и выбрать из меню Таблица подменю Удалить и, соответственно, команду Таблица, Столбцы, Строки или Ячейки.

Вы можете регулировать ширину столбцов (высоту строк), перемещая мышью бегунок на управляющей горизонтальной (вертикальной) линейке. Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек Вы можете изменять с помощью команды Свойства таблицы… из меню Таблица. Эту команду Вы можете выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы.

24. Базовая идея электронных таблиц. Применение электронных таблиц. Электронные таблицы MS Excel. Основные определения. Вид окна. Адресация ячеек. Ввод данных в ячейку. Виды данных, вводимых в ячейку. (частично в тетради)

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц , разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами .

Базовую идею электронных таблиц можно изложить следующим образом. Каждая ячейка таблицы обозначается неким адресом (например, А1, ВЗ, С6 и т. п.). Часть ячеек таблицы содержит какие-то числа, а в другой части записаны какие-то формулы, операндами которых служат адреса ячеек. Например, в ячейке D5 находится результат вычисления по формуле В5хС5-2/А5. Если мы изменим, значения ячеек А5 В5 и С5 (то есть введем другие числа), автоматически изменится и значение формулы, то есть ячейки D5.

В настоящее время наиболее мощными и популярными электронными таблицами является программа Microsoft Excel, которая входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных

Документом (то есть объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В каждой рабочей книге может размещаться оті до 255 электронных таблиц , каждая из которых называется рабочим листом

Электронная таблица Excel состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Строки пронумерованы натуральными числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, ..., Z, АВ, ..., IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст,— а также формулу для расчета производной информации. Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, А1, КЗ, ТЗЗЗ, АС6 и. т. д.).

Окно Excel

Окно содержит все стандартные элементы, рассмотренные нами при изучении текстового процессора Word. На рисунке показаны строка заголовка, горизонтальное меню, панели инструментов Стандартная и Форматирование, полосы прокрутки, строка состояния.

Перечислим элементы окна, специфичные для программы Excel.

Ниже панели "Форматирование" располагается строка формул, в которой вы будете набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в ячейку. В левой части этой строки находится раскрывающийся список — поле имени, в которой высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы.

Ячейка таблицы, окаймленная серой рамкой, является выделенной (текущей). На рис. 4.1.1 это ячейка А1. Правее поля имени находится небольшая область (ограниченная справа знаком равенства), в которой на время ввода данных появляются кнопки управления процессом ввода.

Ниже строки формул находится заголовок столбца, а в левой части экрана — заголовок строки.

Наконец, строка с ярлыками листов, расположенная над строкой состояния, позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги.

Управление командами Excel осуществляется при помощи горизонтального меню и панелей инструментов. Следует обратить внимание на большое сходство горизонтального меню и панелей инструментов Excel и Word. Это связано с единством объектно-ориентированной технологии Windows, которое предполагает, что интерфейс одного приложения отличается от интерфейса другого приложения только специфическими операциями.

Для управления командами также служат контекстные меню, которые позволяют экономить время. Они отображают наиболее часто используемые команды, относящиеся к выделенным элементам или объектам. Чтобы вызвать контекстное меню, следует сделать щелчок правой кнопкой мыши по интересующему вас элементу или объекту.

Ввод и редактирование данных

Ячейки рабочего листа Excel могут содержать постоянные значения (константы) или формулы. Постоянные значения разделяются на три основные категории: числа, текст, даты и время, которые мы рассмотрим в этом подразделе. Кроме того, в Excel имеется еще два специальных типа констант: логические значения и значения ошибок. Логические значения Истина и Ложь вычисляются в результате проверки условий. Значения ошибок возникают, когда Excel не может правильно истолковать формулу в ячейке.

При введении в активную ячейку значения или формулы вводимые символы появляются в самой ячейке и в строке формул.

Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым их трех способов: нажать клавишу {Enter}, щелкнуть мышью на кнопке или щелкнуть мышью на другой ячейке.

Редактировать содержимое ячейки можно либо в строке формул, либо в самой ячейке.

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

· число;

· формулу;

· текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.

Microsoft Excel отличает один вид информации от другого.