2.1.3 Информационные потоки предприятия

Под информационным потоком понимают совокупность циркулирующих внутри предприятия, а также между предприятием и внешней средой сообщений, сопровождающих материальный поток.

Система информационных потоков предприятия - это совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс или реализовать решение. Наиболее общая система информационных потоков предприятия - это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Результаты анализа информационных потоков предприятия могут быть использованы для стратегического и тактического планирования деятельности предприятия и улучшения информационного менеджмента.

Информационные потоки компании «МегионСофтОйл» представлены схемой (См. рис. 2.2), которая отображает информационные потоки между компанией и внешней средой, а также между подразделениями компании.

Рисунок 2.2 - Схема информационных потоков компании

Информационный обмен между компанией и внешней средой, а также между подразделениями компании «МегионСофтОйл» осуществляется двумя способами передачи информации:

? Документы:

? Устная информация:

Заявку на разработку ПО или проведение технического обслуживания оргтехники клиент может подать устно. Предварительно клиент имеет возможность получить устную консультацию от оператора компании, о представляемых услугах и ценах. При передаче техники в ремонт формируется и выдается клиенту акт приема-передачи техники, который содержит следующую информацию:

? Серийный номер техники.

? Наименование и марка техники.

? Дату приема-передачи техники.

На основании заявки на проведение диагностических работ по выявлению дефектов оргтехники, на фирменном бланке формируется соответствующий наряд, который направляется в технический отдел компании и содержит следующую информацию:

? Серийный номер техники.

? Наименование и марка техники.

? Дату приема-передачи техники.

? Список технических работ, которые необходимо выполнить.

После проведения диагностических работ по выявлению неисправностей оргтехники, на основании выявленных дефектов, оператором технического отдела компании «МегионСофтОйл» формируется дефектная ведомость, которая содержит следующую информацию:

? Серийный номер техники.

? Наименование и марка техники.

? Дату приема-передачи техники.

? Ф.И.О. инженера по ремонту оргтехники, который провел диагностику.

? Дату окончания проведения диагностических работ.

? Список выявленных дефектов.

? Список узлов оргтехники, подлежащих замене.

? Список технических работ, которые необходимо выполнить для устранения выявленных неполадок.

? Стоимость проведения ремонта.

? Стоимость необходимых для ремонта узлов.

? Общая стоимость технического обслуживания.

После подтверждения клиентом необходимости проведения ремонта начинается выполнение ремонтных работ. На момент окончания ремонтных работ оформляется акт выполненных работ, заявленных ранее на выполнение. Данный документ отражает факт завершения ремонта оборудования по заявке клиента и содержит следующую информацию:

? Серийный номер техники.

? Наименование и марка техники.

? Дату начала ремонта.

? Ф.И.О. инженера по ремонту оргтехники, который выполнил ремонт.

? Список устраненных дефектов.

? Список замененных узлов оргтехники.

? Список выполненных технических работ.

? Дату окончания ремонта и выдачи техники клиенту.

? Стоимость проведения ремонта.

? Стоимость замененных узлов.

? Общая стоимость технического обслуживания.

Заявленная данным документом сумма, оплачивается клиентом в бухгалтерии компании «МегионСофтОйл». На основании оплаченного акта выполненных работ, клиенту выдается отремонтированная оргтехника.

Процесс выполнения заявки на разработку программного обеспечения включает следующие этапы:

? Проектирование.

? Разработка.

? Тестирование.

? Внедрение.

? Сопровождение.

В начале каждого этапа составляется график работ, который предоставляется клиенту. Все документы сопровождающие проведение технического обслуживания оргтехники (акт приема-передачи техники, дефектная ведомость, акт выполненных работ) и разработки программного обеспечения оформляются на фирменных бланках, в форме установленной руководством компании «МегионСофтОйл». Ежедневный обмен информацией между подразделениями компании осуществляется в виде нарядов на проведение работ, а также отчетов о результатах работы. Директору компании «МегионСофтОйл» предоставляется ежемесячная отчетность в виде отчетов о результатах работы подразделений компании. Бухгалтерия формирует налоговую и бухгалтерскую отчетность согласно действующему законодательству РФ.