2.3 Обоснование необходимости автоматизации и постановка задачи
На данном этап регистрация, учет и контроль выполнения заявок клиентов компании «МегионСофтОйл» ведется с помощью журнала учета выполненных работ. Технология «бумажного» и «частично автоматизированного» ведения учета деятельности предприятия выражается в неэффективной организации деловых процессов, связанных с деятельность компании и несоответствии современным требованиям управления организациями подобного типа. К тому же, ручное составление и оформление отчетов о результатах деятельности подразделений и формирование сопроводительной документации приводит к замедлению документооборота компании, а, как известно, документооборот является очень важным процессом деятельности любой организации.
Большие объемы ручной обработки информации сотрудниками компании «МегионСофтОйл» при выполнении основных бизнес-процессов приводят к следующим проблемам:
? Некорректный учет и контроль исполнения заявок клиентов на разработку ПО или проведение ТО оргтехники.
? Замедление формирования сопроводительной документации.
? Некорректный расчет стоимости проведенных работ.
? Отсутствие координации работы подразделений компании и контроля соблюдения графика работ по разработке программного обеспечения.
? Некорректное формирование отчетов о результатах деятельности подразделений компании.
? Затруднение поиска информации и скорости оперативности при оказании информационно-справочных услуг клиентам о состоянии заявок.
? Некорректный анализ деятельности компании.
В процессе анализа проблем и недостатков существующей системы управления в компании «МегионСофтОйл» была поставлена задача о проектировании и разработке автоматизированной информационной системы для учета заявок клиентов, а также контроля выполнения ремонтных работ оргтехники и соблюдения графика работ при разработке программного обеспечения. Разрабатываемая информационная система должна автоматизировать весь спектр задач оператора диспетчерской службы компании «МегионСофтОйл», возникающих при работе с клиентами, учета заявок и формировании сопроводительной документации и необходимой отчетности.
Таким образом, разрабатываемая информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:
? Регистрация и учет заявок клиентов на разработку ПО или проведение ТО оргтехники.
? Формирование документа «Акт приема-передачи ОТ».
? Формирование документа «Дефектная ведомость».
? Контроль выполнения ремонтных работ.
? Расчет стоимости выполненных ремонтных работ.
? Формирование документа «Акт выполненных работ».
? Формирование графика работ по разработке программного обеспечения.
? Контроль соблюдения графика работ.
? Оперативный поиск и предоставление информации о состоянии заявки клиента.
? Формирование отчетов о результатах деятельности подразделений компании.
Автоматизация вышеперечисленных функций позволит повысить качество обработки информации и обеспечит поддержку принятия решений на всех уровнях управления, что приведет к увеличению прибыли компании.
- 1. Введение
- 2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
- 2.1 Характеристика (описание) объекта автоматизации
- 2.1.1 Технико-экономическая характеристика предприятия
- 2.1.2 Организационная структура и кадровый состав предприятия
- 2.1.3 Информационные потоки предприятия
- 2.2 Анализ существующих бизнес-процессов предприятия
- 2.3 Обоснование необходимости автоматизации и постановка задачи
- 2.4 Обзор существующих решений автоматизации задачи
- 2.4.1 АИС «IT Invent»
- 2.4.2 АИС «Учет компьютеров на предприятии» версия Prof
- 2.4.3 АИС «БП: Авторизованный сервисный центр»
- 2.5 Выбор программных и технологических средств автоматизации
- 3. Проектная часть
- 3.1 Проектирование базы данных
- 3.1.1 Инфологическая модель предметной области
- 3.1.2 Даталогическая модель предметной области