2.3 Обоснование необходимости автоматизации и постановка задачи

На данном этап регистрация, учет и контроль выполнения заявок клиентов компании «МегионСофтОйл» ведется с помощью журнала учета выполненных работ. Технология «бумажного» и «частично автоматизированного» ведения учета деятельности предприятия выражается в неэффективной организации деловых процессов, связанных с деятельность компании и несоответствии современным требованиям управления организациями подобного типа. К тому же, ручное составление и оформление отчетов о результатах деятельности подразделений и формирование сопроводительной документации приводит к замедлению документооборота компании, а, как известно, документооборот является очень важным процессом деятельности любой организации.

Большие объемы ручной обработки информации сотрудниками компании «МегионСофтОйл» при выполнении основных бизнес-процессов приводят к следующим проблемам:

? Некорректный учет и контроль исполнения заявок клиентов на разработку ПО или проведение ТО оргтехники.

? Замедление формирования сопроводительной документации.

? Некорректный расчет стоимости проведенных работ.

? Отсутствие координации работы подразделений компании и контроля соблюдения графика работ по разработке программного обеспечения.

? Некорректное формирование отчетов о результатах деятельности подразделений компании.

? Затруднение поиска информации и скорости оперативности при оказании информационно-справочных услуг клиентам о состоянии заявок.

? Некорректный анализ деятельности компании.

В процессе анализа проблем и недостатков существующей системы управления в компании «МегионСофтОйл» была поставлена задача о проектировании и разработке автоматизированной информационной системы для учета заявок клиентов, а также контроля выполнения ремонтных работ оргтехники и соблюдения графика работ при разработке программного обеспечения. Разрабатываемая информационная система должна автоматизировать весь спектр задач оператора диспетчерской службы компании «МегионСофтОйл», возникающих при работе с клиентами, учета заявок и формировании сопроводительной документации и необходимой отчетности.

Таким образом, разрабатываемая информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:

? Регистрация и учет заявок клиентов на разработку ПО или проведение ТО оргтехники.

? Формирование документа «Акт приема-передачи ОТ».

? Формирование документа «Дефектная ведомость».

? Контроль выполнения ремонтных работ.

? Расчет стоимости выполненных ремонтных работ.

? Формирование документа «Акт выполненных работ».

? Формирование графика работ по разработке программного обеспечения.

? Контроль соблюдения графика работ.

? Оперативный поиск и предоставление информации о состоянии заявки клиента.

? Формирование отчетов о результатах деятельности подразделений компании.

Автоматизация вышеперечисленных функций позволит повысить качество обработки информации и обеспечит поддержку принятия решений на всех уровнях управления, что приведет к увеличению прибыли компании.