7.2. Системы автоматизации офисной деятельности

Под значением слова «офис» в прямом смысле понимают «бюро», «контору», «канцелярию», «управление», «ведомство», «министерство». Поэтому офисная деятельность включает в себя процессы, связанные с организацией и планированием работ, а также разработку, отправку, получение, хранение документов и контроль их исполнения. При этом необходимо отслеживать движение документов и проводить их учет. В зависимости от уровня офиса под документом можно понимать как вполне определенные формы категорированной документации (например, письма или заключения, ответы или запросы), договора (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т. п.), учетные документы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), так и любые сообщения, передаваемые друг другу участниками бизнес-процесса.

Поэтому автоматизация офисной деятельности в основном охватывает следующие основные объекты автоматизации: управление работой офиса и организации в целом, делопроизводство и документооборот.

Структурно автоматизированная система состоит из подсистем: системы автоматизации управленческой деятельности (САУД) или систему организации групповой работы, системы автоматизации делопроизводства (САД), системы электронного документооборота (СЭД).

САУД позволяет руководству организации:

• иметь полную картину деятельности за любой период, анализировать деятельность предприятия по различным критериям;

• прогнозировать направление деятельности предприятия;

• осуществлять быстрый поиск документов;

• определять вклад каждого сотрудника;

• контролировать проводки документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Электронный документооборот или электронный обмен данными (Electronic data interchange – EDI) – электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

САД решает задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, выданных резолюций и полученных отчетов об их исполнении. Кроме задачи учета в САД обязательно решаются вопросы контроля исполнения документов в целом и каждого задания по ним. Таким образом, в САД главным критерием профессиональности (мощности) является степень полноты отражения в системе реквизитов документов и действий с ними. Поскольку с САД в основном работают делопроизводители, то очевидно, что такие системы строятся по привычному для них принципу – картотечная система с журналами документов, со списками выданных заданий и полученных отчетов. С другой стороны, если в САД содержится не только реквизитная часть документа, но и содержательная, то к работе в такой системе у руководителей возникает больше интереса. При работе с САД руководитель может получать только ту информацию, которая касается его или его подчиненных, причем без излишней детализации.

Выделяют два класса подобных систем:

• системы workflow,

• системы groupware.

Основное назначение систем этих классов – автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, однако имеются некоторые различия в их политике и, следовательно, в наборе реализуемых функций. В табл. 7.1 сопоставляются их основные характеристики.

Таким образом, системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (т. е. совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т. е. выполнение одной "большой" работы группой исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Если необходимо повышение эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware. Эти системы представлены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же необходимо повысить эффективность работы всей организации в целом, то следует остановиться на системах класса workflow. Представителями таких систем являются Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

Таблица 7.1

Пример системы Workflow будет рассмотрен в [36, с. 65], а системы Groupware – в [36, с.101].

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления (Records management), – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, которые отличаются от обычных наличием регистрационных и визовых атрибутов. Такие системы отличаются от систем обычного документооборота, так как предполагают обязательное наличие средств электронной подписи и печати. Электронная цифровая подпись (Electronic digital signature) – последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования (шифрования) электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.