5. Информационная система управления

Целью информационной технологии управленияявляется удовлетворение информа­ци­онных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с приня­тием решений. Она может быть полезна на любом уровне управлений.

Информационные технологии управления идеально подходят для удовлетворе­ния сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими ин­формация содер­жит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена так, чтобы просматривать тенденции изменения данных, причины воз­никших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются сле­дующие задачи обработки данных:

1. оценка планируемого состояния объекта управления;

2. оценка отклонений от планируемого состояния;

3. выявление причин отклонений;

4. анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных ви­дов отчетов:

• регулярные отчеты создаются в соответствии с установлен­нымграфиком, определяющим время их соз­дания;

• специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в их компании произошло что-то незаплани­рованное.

Эти два вида отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрез­вы­чайных отчетов:

1. в суммирующих отчетах данные объединены в от­дельные группы,отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;

2. сравнительные отчеты содержат данные, получен­ные из различных источников или классифициро­ванные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

3. чрезвычайные отчеты содержат данные исключитель­ного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффек­тив­ным при реализации управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получае­мых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной дея­тельности фирмы от некоторых установленных стандартов. При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло

• сведения в отчете должны быть отсортированы с учетом критического для данного отклонения показателя;

• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь; в отчете необходимо показать количе­ственное отклонение от нормы.

• Входная информация поступает из информационной системы операцион­ного уровня в базу данных.

Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспе­че­ния преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специали­стам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1. данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фир­мой;

2. нормативных документов (планов, стандартов, бюджетов и др.), опреде­ляющих планируемое состояние объекта управления.