Основные возможности Microsoft Project

С помощью программы Microsoft Project вы можете автоматизировать работу с проектами.

После того, как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достиже­ния. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно вы­полнить для достижения цели, и установить продолжительность каждой задачи. Затем вся эта информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ. Во второй главе книги мы расскажем, как вводить работы, создавать фазы, представлять проект графически.

Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: людских, различ­ного оборудования, материалов или любых других, необходимых для выполне­ния работ. Поэтому на следующем этапе создания проекта следует указать, ка­кие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем, при необходимости, в любое время изменены. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, ос­новываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, программа может предоставить информацию, которая поможет управлять ресурсами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверх­урочно и каких затрат это потребует. После того, как ресурсы назначены, следу­ет определить и ввести планируемую стоимость каждого ресурса или вида ра­бот, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта. В третьей главе книги вы узнаете, как планировать ресурсы и стоимость задач.

После создания первоначального варианта проекта может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слиш­ком продолжительным или его стоимость чрезмерно высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать проект по времени или стоимости. Например, можно распараллелить некоторые задачи, уменьшить сверхурочные работы, за­менить ресурсы. Кроме того, необходимо проанализировать риски выполнения

проекта, например, специалист может заболеть, а проект может превысить свой бюджет. В четвертой главе книги вы узнаете, как оптимизировать проект и анали­зировать риски.

Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, полезно отслеживать ход его реализации, оперативно корректировать график работ и фак­тические затраты. В пятой главе книги будет рассмотрено, как отслеживать про­ект и анализировать ход выполнения работ.

После того, как проект начал выполняться, менеджер должен периодически пре­доставлять заказчику отчет об исполнении проекта, например, отчет о текущей деятельности или о задачах. В шестой главе книги рассказывается, как создавать отчеты и выводить информацию о проекте на печать.

Несмотря на богатые функциональные возможности Microsoft Project, полезно преобразовать план проекта в формат других программ. Например, представив план в виде электронных таблиц, можно производить над данными разнооб­разные вычисления и строить различные графики. После преобразования плана в базу данных будет возможность выполнять традиционные для таких баз дейст­вия, например, сложный поиск. В седьмой главе книги будет рассмотрены связи Microsoft Project с другими программами.

Многие менеджеры занимаются несколькими проектами одновременно. При этом может возникнуть необходимость объединить проекты, например, строи­тельство дома и обустройство близлежащей территории. В ходе объединения проектов часто возникают проблемы синхронизации используемых ресурсов. В восьмой главе книги вы узнаете, как работать с несколькими проектами.

При работе над проектом менеджеру часто нужно получать от других участников информацию о ходе выполнения своих задач, например, данные о фактических трудозатратах. Кроме того, иногда менеджер должен сообщать новые задачи членам команды, которые могут находиться в разных местах. В последнем разделе восьмой главы будет кратко рассказано об использовании сервера Microsoft Project Server для совместной работы группы сотрудников, выполняющих один проект.

Создавать план и отслеживать ход выполнения проекта удобнее в наиболее под­ходящем для вас интерфейсе программы Microsoft Project. В девятой главе книги будут описаны настройки Microsoft Project.

На компакт-диске, прилагаемом к книге, находятся проекты и другие файлы, которые создаются по мере чтения книги и выполнения практических шагов. Эти файлы можно использовать для сравнения результатов своей работы.