Основные возможности Microsoft Project
С помощью программы Microsoft Project вы можете автоматизировать работу с проектами.
После того, как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно выполнить для достижения цели, и установить продолжительность каждой задачи. Затем вся эта информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ. Во второй главе книги мы расскажем, как вводить работы, создавать фазы, представлять проект графически.
Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: людских, различного оборудования, материалов или любых других, необходимых для выполнения работ. Поэтому на следующем этапе создания проекта следует указать, какие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем, при необходимости, в любое время изменены. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, основываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, программа может предоставить информацию, которая поможет управлять ресурсами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверхурочно и каких затрат это потребует. После того, как ресурсы назначены, следует определить и ввести планируемую стоимость каждого ресурса или вида работ, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта. В третьей главе книги вы узнаете, как планировать ресурсы и стоимость задач.
После создания первоначального варианта проекта может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слишком продолжительным или его стоимость чрезмерно высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать проект по времени или стоимости. Например, можно распараллелить некоторые задачи, уменьшить сверхурочные работы, заменить ресурсы. Кроме того, необходимо проанализировать риски выполнения
проекта, например, специалист может заболеть, а проект может превысить свой бюджет. В четвертой главе книги вы узнаете, как оптимизировать проект и анализировать риски.
Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, полезно отслеживать ход его реализации, оперативно корректировать график работ и фактические затраты. В пятой главе книги будет рассмотрено, как отслеживать проект и анализировать ход выполнения работ.
После того, как проект начал выполняться, менеджер должен периодически предоставлять заказчику отчет об исполнении проекта, например, отчет о текущей деятельности или о задачах. В шестой главе книги рассказывается, как создавать отчеты и выводить информацию о проекте на печать.
Несмотря на богатые функциональные возможности Microsoft Project, полезно преобразовать план проекта в формат других программ. Например, представив план в виде электронных таблиц, можно производить над данными разнообразные вычисления и строить различные графики. После преобразования плана в базу данных будет возможность выполнять традиционные для таких баз действия, например, сложный поиск. В седьмой главе книги будет рассмотрены связи Microsoft Project с другими программами.
Многие менеджеры занимаются несколькими проектами одновременно. При этом может возникнуть необходимость объединить проекты, например, строительство дома и обустройство близлежащей территории. В ходе объединения проектов часто возникают проблемы синхронизации используемых ресурсов. В восьмой главе книги вы узнаете, как работать с несколькими проектами.
При работе над проектом менеджеру часто нужно получать от других участников информацию о ходе выполнения своих задач, например, данные о фактических трудозатратах. Кроме того, иногда менеджер должен сообщать новые задачи членам команды, которые могут находиться в разных местах. В последнем разделе восьмой главы будет кратко рассказано об использовании сервера Microsoft Project Server для совместной работы группы сотрудников, выполняющих один проект.
Создавать план и отслеживать ход выполнения проекта удобнее в наиболее подходящем для вас интерфейсе программы Microsoft Project. В девятой главе книги будут описаны настройки Microsoft Project.
На компакт-диске, прилагаемом к книге, находятся проекты и другие файлы, которые создаются по мере чтения книги и выполнения практических шагов. Эти файлы можно использовать для сравнения результатов своей работы.