24. Документационное обеспечение управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления, прежде всего, предполагает, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или в традиционной форме. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации.

Средства документирования для создания документов представлены простыми орудиями (ручки, карандаши и др.), механическими и электромеханическими средствами (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника) и компьютерной техникой.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами для ее идентификации

В состав системы документации предприятия входит несколько сотен форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

Процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю называется документопотоком. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.

Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот - регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технология обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.