2.2 Организация собрания

В MS Outlook собрание -- это встреча, на которую пользователь приглашает участников и выделяет ресурсы. Участники -- люди, участвующие в собрании; ресурсы -- оборудование, которое используется на собрании, например, компьютер, проектор слайдов и др. С помощью Outlook можно спланировать время и дату собрания, определить тему и место его проведения и пригласить участников.

Для планирования собрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь > Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени -- Событие». На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строке Введите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласить других, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать дату начала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и конца собрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащить зеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).

После планирования собрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения на него, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча. Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. При необходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение, внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.

Для приглашения на собрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласить других, появится окно «Выбор участников и ресурсов». В строке Источник адресов выбрать Адресная книга Outlook > Контакты. Щелкнуть кнопку Создать и задать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можно выбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный, чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.

Все сведения, внесенные в Календарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть на нужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.