1.2.2 Формулирование требований

Как и к любому проекту, к разработке предъявляется ряд абсолютных требований, например, максимальное время разработки проекта, максимальные денежные вложения в проект и т.д. Одна из сложностей проектирования состоит в том, что оно не является такой структурированной задачей, как анализ требований к проекту или реализация того или иного проектного решения.

Проектирование любых систем осуществляется в виде ряда последовательных этапов, отличающихся детализацией исследуемых вопросов, временем проведения и другими параметрами. Оно заканчивается созданием реальной системы, состоящей из технических средств, программного обеспечения (ПО) и других необходимых элементов.

Сущностью работы является проектирование и разработка модели работы программы, которая должна представлять собою некий органайзер, и выполнять следующие основные задачи:

- облегчать и способствовать эффективности управления сотрудниками по сети: иметь возможность распределять задачи между сотрудниками, устанавливать сроки, и обеспечивать мониторинг выполнения работы, контроль результатов;

- хранить основную корпоративную информацию: отчеты, заметки;

- обеспечить централизованный доступ сотрудников к общей информации;

- наглядно отображать текущие запланированные дела и мероприятия, иметь и выполнять оповещения о начале того или иного мероприятия, регламента или заявки выданной руководителем организации (подразделения);

- иметь возможность формирования и печати отчётов о выполненных мероприятиях запланированных задачах и назначенных на текущий день;

- обеспечивать контроль поручений (руководитель организации должен назначать исполнителей задач, иметь возможность корректировать планы сотрудников, иметь под рукой целостную картину работы всей организации);

- отвечать основам коллективной работы (сотрудники должны иметь возможность обмениваться любой информацией друг с другом: сообщения, задачи, заметки);

- желательно иметь возможность удаленной работы, для того, чтобы сотрудники могли находиться в любой точке мира, где есть интернет всегда в курсе текущих дел и своевременного предоставления отчётности руководителю подразделения;

- поручение задач сотрудникам так, чтобы любую задачу можно было поручить другому сотруднику или коллеге (в этом случае исполнитель получит задачу в свой распорядок дня, а поручитель сможете отслеживать ее выполнение: изменение статуса, отображение прогресса, и статус выполнения);

- раскраска задач (каждой задаче можно индивидуально задать визуальное оформление, что удобно для выделения важных или просроченных задач в общем списке задач);

- сортировка по определенному параметру по контакту, приоритету, статусу и т.д.;

- поиск задачи по наименованию;

- печать списка задач;

- печать отчёта по выполненным задачам и мероприятиям за день, неделю, месяц.

Ежедневник должен обладать резервным копированием. При хранении данных на любом персональном компьютере или сервере, всегда существует риск потери информации в результате поломки оборудования, случайного удаления данных, действий вирусов или сбоя в электропитании. Сегодня более 80% информации в компаниях малого и среднего бизнеса хранится в цифровом виде. Ввиду этого следует предусмотреть оснащение серверного оборудования специальными средствами автоматического создания резервных копий файлов во время работы. Автоматическое резервирование данных должно производиться с возможностью отката (восстановления прежних данных).